HR Fachausweis AKAD 2017, Grundlagen HRM 3/3

MIS: Lohnkosten werden direkt vom PIS in die Buchhaltungssysteme übertragen; Personaldaten werden ins PK-System überspielt, Teile von Personaldaten werden ins elektronische Telefonbuch gespeist

extern: ELM, einheitliches Lohnmeldeverfahren der Ausgleichskassen

Effizienz:

• die Dinge richtig tun
• Personalarbeit optimieren, so dass diese mit möglichst wenig Aufwand bzw. möglichst rasch erledigt wird

Effektivität:

• die richtigen Dinge tun
• Ziele sollen besser erreicht werden

Beispiele:

Quantitative Ziele: Kostensenkung / -effizienz, Verringerung Durchlaufzeiten, Vereinfachung / Beschleunigung der Prozesse, Vermeidung von Doppelspurigkeiten, Standardisierung, Reduktion gebundener Ressourcen im HR

Qualitative Ziele: Erhöhung von Qualität und Zuverlässigkeit, Nachvollziehbarkeit und Objektivierung, Flexibilität, Optimierung der Entscheidungsbasis für künftige Entscheidungen

Ziele im grösseren Kontext: Professionalisierung der Personalarbeit, Verbesserung der Kundenzufriedenheit intern und extern

Betriebsgrösse: Macht die Einführung / Anpassung auf ein umfassendes System überhaupt Sinn? Werden bestimmte Bereiche besser ausgelagert (z.B. Lohnadministration)?

Rolle der Personalarbeit: Als was agiert das HR im Unternehmen - eher als funktionaler Experte oder als strategischer Partner?

Kosten: Ein Standardsystem ist günstiger als eine individuell angepasste Lösung. Was braucht es, was nicht?

Integration: Können Schnittstellen genützt werden, wenn ja welche? Können die Vorgänge vollständig bearbeitet werden? Macht es Sinn, das HR-System als Teil eines ERP Systems zu organisieren? Wie können die Daten aus dem bisherigen System integriert werden?

Prozesse: Sind die Prozesse im Unternehmen eher einfach aufgebaut oder sind sie gekoppelt mit anderen Prozessen, die auch ein komplexeres System verlangen? Welchen Umfang sollen die Funktionen haben?

Benutzer: Wie hoch ist das Anwendungswissen der User? Sind sie in der Lage, das System zu bedienen? Welche Schulungen braucht es? Wie benutzerfreundlich ist das System?

Flexibilität: Kann das System erweitert werden, können Schnittstellen erfasst werden?

Qualität / Zuverlässigkeit und Effizienz: genügt das System den Anforderungen?

Gesetze: Sind die rechtlichen Aspekte eingehalten?

DSG gilt auch für elektronische Daten, d.h.

• Personendaten dürfen nur rechtmässig bearbeitet werden, die Bearbeitung muss nach Treu und Glauben erfolgen und verhältnismässig sein; Daten, die ohne das Wissen der Betroffenen beschafft werden, z.B. Videoüberwachung oder Kontrolle E-Mail-Verkehr, sind nicht rechtmässig erhoben
   
• Personendaten dürfen nur zu dem Zweck bearbeitet werden, der bei der Beschaffung angegeben wurde, aus den Umständen ersichtlich oder gesetzlich vorgesehen ist
   
• Die Richtigkeit der Personendaten muss überprüft werden
   
• Personendaten dürfen nicht ins Ausland bekannt gegeben werden bzw. es müssen entsprechende Vorkehrungen getroffen werden, damit die gesetzlichen Vorgaben eingehalten sind (z.B. wichtig bei Lohnverarbeitung im Ausland)
   
• Personendaten müssen angemessen geschützt werden durch technische und organisatorische Massnahmen (mit Passwörtern, Zutrittseinschränkungen zum Serverraum, andere Kontrollen, etc.); allenfalls kann eine Berechtigungsmatrix definieren, welche Personen zu welchen Datenbereichen Zugriff haben und auf welcher Stufe (Erfassung, Mutation, Einsicht)

Tabellenkalkulationssoftware zur Berechnung von Personal- und Personalentwicklungskosten

PIS: Organisationsmanagement zur Verknüpfung der Aufbauorganisation (Organigramme, Stellenpläne), Verknüpfung Stellenpläne mit Löhnen als Basis für das Lohnkostenbudget

PIS: Reporting bzw. Ermittlung von Kennzahlen und Statistiken, grafische Darstellung

HR-Portal: Abrufen von Veränderungen des Personalbestandes, Personalstruktur

gängige Programme: Erstellung Serienbriefe und Entscheidungsmatrix für Bewerbungen, E-Mail für Korrespondenz

PIS: Auskunft über bevorstehende Vakanzen

HR-Portal: Bewerbertool, z.B. Umantis: Bewerber erfassen sich selber, Korrespondenz wird automatisch ausgelöst, Zuteilung zur Stelle und direkte Bewertung im System durch VG, Checklisten auf dem Intranet für neue MA, Einführung, Probezeitgespräche, etc.

Social Media: Xing, Facebook, LinkedIn, online Stellenportale wie jobs.ch, yooture.com, etc., CV-Datenbanken

Gängige Programme: Kommunikationsmittel wie E-Mail, Skype, Chat, Online-Konferenzen

PIS: sämtliche Personendaten, die im PIS erfasst sind, Präsenz- und Abwesenheitsdaten, Zutrittskontrolle, Erinnerungsfunktionen für Geburtstage, Jubiläen, etc., Ablauf von Bewilligungen, Kinderzulagen etc.

HR-Portale: elektronische Personaldossiers, Vergabe der entsprechenden Berechtigungen an die VG; Hinterlegung von Checklisten, Vorlagen, Anleitungen, Weisungen, etc.; ESS erlaubt online Ferienanträge, Verwaltung der Personaldaten (ACHTUNG DATENSCHUTZ)

Gängige Programme: Tabellenkalkulation, Access, Grafiken

PIS: Reportingsystem, Schnittstelle zu PK, AK (ELM), FiBu; Generierung von Lohnausweisen, QS-Abrechnung, etc.; Einsatzplanung / Zeiterfassung, Bezüge im Personalrestaurant, etc., Erstellung von standardisierten Auswertungen 

HR-Portal: ESS: Eintragen von Spesen, standardisierte Auswertungen (z.B. BSC)

Gängige Programme: Einladungen aus Word können per E-Mail verschickt werden, Terminplanung mit Outlook, etc.

PIS: Archivierung und Zusammenstellung erreichter Qualifikationen, Ermittlung Weiterbildungs- und Entwicklungsbedarf, Auszug von Personalportfolio 

HR-Portal: MA-Beurteilungssystem mit online Beurteilungswerten und Zielerreichungsgraden, Erinnerungsfunktionen; Abwicklung und Bewirtschaftung von Schulungs- und WB-Massnahmen; Wissensdatenbanken, elektronische Lehrmedien / E-Learning, Überprüfung Wissenstransfer; Performance Management

Gängige Programme: Entscheidungsmatrix, Textbausteine für Zeugniserstellung, Auswertung standardisierter / strukturierter Austrittsgespräche

PIS: Zusammenführung von Abbaumassnahmen zur Ermittlung von Kosten, Konsequenzen, Alternativen; Ermittlung von Ferien-/Mehrstundenbestände für Schlussabrechnung; Austrittsjournale, Fluktuationsstatistik; Abmeldung PK

HR-Portal: gezielte Austrittsmeldungen an erforderliche Stellen; Generieren von Checklisten und Workflows