Administration RH/Dossiers du personnel/année 2016

Centralisation des données dans un endroit sécurisé (fermer à clé si dossier physique)

La protection des données

au droit de consultation

la disponibilité des informations utiles

Mesures de protection:

• Centralisation des dossiers
• Répartition des tâches liées à l'utilisation des données
• L'autorisation d'accès (clés)
• armoire sécurisé (inflammable et étanche à l'eau)
• Règlement pour les utilisateurs

• Dossiers de candidatures
• Contrats et avenants - avertissement
• Evaluations - promotions
• Formation continue
• Permis de travail
• Correspondance

Dossier ouvert/avec droit de consultation:

• Les documents de candidatures
• Le contrat de travail et avenants
• Les composants salariaux
• Les sanctions et délits périmés
• L'appréciation sur le travail, propositions d'amélioration, rapports disciplinaires
• Correspondances
• Rapports (période d'essai, EEDP, etc)

Dossier fermé/sans droit de consultation:

• Les notes de recrutement
• Les notes du recruteur pendant l'entretien de sélection ainsi que les notes liées aux références
• Les documents du médecin-conseil (attention les rapports peuvent figurer dans le dossier ouvert)
• Les certificats d'incapacité
• L'enregistrement des présences et des abscences
• La planification de carrière

• Les supérieurs hiérarchique demandent souvent un double du dossier pour avoir accès rapidement à certaines données
• Seulement possible si le besoin est justifié et si l'employé est informé de l'existence de celui-ci.

LES DOSSIERS FANTOMES GRIS OU NOIRS dont l'existence sont ignorées par le collaborateur sont INTERDITS.

La loi fédérale sur la protection des données

Les données personnelles sur:

• Les opinions ou activités religieuse, philosophique, politique ou syndicales
• la santé, la sphère intime ou l'appartenance à une race
• des poursuites ou sanctions pénales et administratives

Oui art. 328B du Code des Obligations

Dossier statique:

C'est un dossier qui joue le rôle d'une armoire frigorifique dans laquelle les documents sont simplement classés et conservés. La mise à jour est assurée et la consultation ne se fait que pour traiter des problèmes administratifs.

Dossier dynamique:

C'est un dossier qui devient un outil de gestion à part entière. Mise à jour des données en relation avec celles de l'entreprise. Il convient d'ajouter des récapitulatifs sur la progession du collaborateur (formation, salaire, résultats obtenus, etc).

Il est l'instrument de base de la gestion administrative d'un collaborateur (de son entrée à son départ de la société). Les données qui y sont traitées sont soumis à la loi sur la protection des données (LPD).

Il doit toujours être mise à jour.

Il peut êtres sous forme physique ou électronique ou les deux.

La version électrionque a ses avantges dans le sens où il permet une consultation rapide et permet un accès décentralisé. Par contre, il faut veiller à la sécurité du système informatique et à toujours conserver une copie sur un serveur ou disque externe. Une trace écrite est souhaitable et est toujours nécessaire.