Proj. & Proz. Mgt

Der Projektcontrolling Prozess überwacht den Projektfortschritt

Bei Abweichungen bzw. Problemen kann mittels Korrekturmassnahmen in den Projektverlauf eingegriffen werden.

Zu den Aufgaben gehören:

-Erhebung der IST-Situation

-SOLL-IST Vergleich

-Ursachenanalyse

-Steuerungsmassnahmen

SOLL IST vergleich wird mittels:

-Terminvergleich

-Kostenvergleich

-Termin-/Kosten-vergleich

-Ressourcenvergleich

Dabei hilft unteranderem die Darstellung im Balkendiagramm oder das Arbeitsfortschritts vergleichsdiagramm

-Strategiebezogene Massnahmen (Leistungsreduzierung, Prioritätenverschiebung,Einbau von Sicherheiten)

-Strukturbezogene Massnahmen (Parallelarbeit, Technikeinsatz, Streichung unwichtiger Arbeitspakete)

-Kulturbezogene Massnahmen (Fortbildung der Mitarbeitenden, Motivationsförderung, Delegation)

-Projektmanagementbezogenen Massnahmen (Informationskonzept asubauen, Abschirmung der Mitarbeitenden, Erhöhung der Kontrollen)

IST-Korrekturmassnahmen wirken im IST-Verlauf

SOLL-Korrekturmassnahmen verschieben ggf. Enddatum, benötigt Zustimmung des Auftraggebers)

Arbeitsrapport

Projektmanagemanttool

Projektstaus Meeting

Einzelgespräche

-Subjektive Einschätzung

-Hochrechnung aufgrund der bisher geleisteten Stunden

-Methode "0%-100%"

-Methode "0%-50%-100%"

-Definition von Zwischenresultaten

Steuerungsmassnahmen sollten:

-die Problemursache beseitigen

-rasch realisierbar sein

-schnell Wirkung zeigen

-möglichst wenig Aufwand verursachen

-das Projekt als Gesamtes nicht negativ beeinflussen

-wenig Unruhe in die normale Projektabwicklung bringen

Spielt eine zentrale Rolle bei der Projektberichterstattung.

-Wichtiges Führungsmittel, das der Steuerung des Projekts dient

-(Zwischen-) Ergebnisse werden aufgezeigt

-Alle Projektbeteilligten (Projektausschuss,Auftraggeber) sind über Projektfortschritt informiert und können ihre Lenkungskontrolle wahrnehmen.

-Klare Entscheidunggsgrundlagen sind jederzeit im Projektverlauf vorhanden

-Ausgangslage

-Beantragte Änderung

-Betroffene Projektresultate

-Betroffene Projektdaten

-Risiken

-Konsequenzen bei Nichtänderung

-Empfehlung der Projektleitung

-Unabhängige Experten einbeziehen

-Projektbegleitende Daueraufgabe

-Checklisten verwenden

-Ehrliche  Einschätzung

-Unabhängige Experten einbeziehen: Unabhängige Experten oder Berater können potenzielle Problemfelder und Risiken objektiver und wertfreier beurteilen und eine wirksame Massnahmenplanung unterstützen

-Projektbegleitende Daueraufgabe: Das Risikomanagement sollte bereits im Vorfeld des Projekts beginnen und wöhrend des gesamten Projekts ein wichtiges Thema sein.

-Checklisten verwenden: Checklisten vereinfachen die Risikoanalyse und helfen fürhzeitig an typische Projektrisiken zu denken.

-Ehrliche Einschätzung: Eine nüchterne, realistische Risikobeurteilung ist umso wichtiger, Mögliche Risiken oder Probleme werden ignoriert und / oder deren Auswirkung unterschätzt

1. Risiken erkennen

2. Risiken bewerten

3. Risiken bewältigen

4. Risiken überwachen

Nebst der Planung und Steuerung des Projekts gehören dazu auch die Mitarbeiterführung, das Stakeholdermanagement sowie die Projektadministration 

-Abschlussdokumentation: Beinhaltet das Projektergebnis, die Benutzerdokumentation (Arbeitsanweisungen, Benutzerhandbuch, Bedieunungsanleitung), Verfahrensdokumentation für den Fachexperten (beinhaltet relevante Sachverhalte zur Projektlösung)

-Projekt-Schlussbericht:Kritische Würdigung inkl. Schlussfolgerung zur Gesamtheit des Projekts, Mit diesem Dokument ist das Proejkt formell abgeschlossen.

-Projektschlussabrechnung: Laufende Nachführung der Projektkostenrechnung, Geplante und effektive verursachte Projektkosten (inkl. Nachkalkulation).

-Was, wann, wie dokumentiert wird

-Welche Tools für die Dokumentation verwendert werden

-Wo die Dokumentation gespeichert wird

-Wie lange die Dokumentation aufzubewahren ist

-Wer welche  Zugriffsberechtigungen hat

-Welche Stakeholder sind vom Projektergebnis betroffen?

-Inwieweit sind die Stakeholder von Projektergebniss betroffen? (wirkt es sich auf deren Arbeit aus?)

-Welche Interessen sind die Stakeholder mit diesem Projekt?

-Welche Erwartungen und Widerstände sind damit verbunden?

-Wie lassen sich die Projektziele mit den Interessen der relevanten Stakeholder vereinbaren?

M= modifizierte Gewichtung des Ziels (gerundet)

G= prozentuale Gewichtung des Ziels (gerundet)

R= Rangreihenfolge des Ziels

N= Anzahl der Nennungen des Ziels im paarweisen Vergleich

-Muss Ziele werden nicht gewichtet (sind zwingend einzuhalten)

-Kann Ziele sind zu gewichten, bevor Lösungsvarianten vorliegen

-Stufenweise Gewichtung am Beispiel "Umbau Büroräume" 

-Kritische Prüfung (der formulierten Ziele nach Kriterien)

-Ist es ein echtes Ziel? (liegt in der Zukunft, vorstellbar, realistisch, kann erreicht werden

-Bezoehe sich die Ziele auf ein Projekt?

-Kommen redundante Ziele vor?

-Handelt es sich um ein Muss- oder ein Kann- Ziel?

-Ausgangslage

-Zielsetzungen

-Restriktionen

-Projektabgrenzung

-Projektorganisation

-Termine/Meilensteine

-Budget/Projektkosten

-Abstimmungsbedarf

-Informations- und Berichtwesen

Kann mittels Portfolio durchgeführt werden

-Hilft bei der Entscheidungsfindung und für die Begründung des Entscheids

-Abschätzung der DImensionen (Wirschaftliche/strategische Bedeutung und vorhandenes Know How)

Ein Projektantrag beinhaltet:

-Ausgangslage (aktuelle Situation, welcher Handlungsbedarf besteht aktuell?)

-Probleme: (aktuelle Probleme inkl. Folgen)

-Lösungsideen (erwarteter Nutzen durch die Problemlösung)

-Nutzen/Ziele: (erwarteter Nutzen durch die Problemlösung, Grobziele des Projekts)

-Wirtschaftlichkeit (erste Überlegungen zu Nutzen und Kosten des Projekts)¨

-Realisieerungszeitraum: (Grobschätzung der Projektdauer)

PULL Prinzip beschreibt Produzieren auf Nachfrage.

Mitarbeitende holen sich die Aufgaben selbst ab. (werden nicht zugeteilt)

-Förderung der Eigenverantwortlichen Arbeiten

-Überfüllte oder leere Spalten erzeugen Störungen im Arbeitsfluss

Das Kanban board beschreibt alle wichtigen Informationen der Aufgabe 

Die Tickets werden auf dem Kanban Board eingeordnet:

-To Do: neue, unbearbeitete Aufgaben

-Doing: Aufgaben, die aktuell in Bearbeitung sind

-Done: erledigte Aufgaben

-Product Backlog

-Sprint Backlog

-Produktinkrement

sorgen insgesamt für maximale Transparenz und garantieren das alle auf demselben Wissensstand sind

Scrum ist ein Framework für die Zusammenarbeit von Teams basierend auf einer Definition von Rollen, Meeting und Werkzeugen, die einem Team Struktur und eine klar definierten Arbeitsprozess basierend auf agilen Prinzioien geben.

Die agilen Prinzipien im Projektmanagement betonen Flexibilität, Zusammenarbeit und schnelle Anpassung. Dazu gehören Kundenorientierung, iterative Entwicklung, Selbstorganisation von Teams und kontinuierliche Verbesserung. Agile Methoden wie Scrum oder Kanban setzen auf kurze Entwicklungszyklen, regelmäßiges Feedback und die Fähigkeit, sich auf sich ändernde Anforderungen einzustellen.

Die agilen Werte werden durch das Agile Manifest beschrieben und betonen:

    1.    Individuen und Interaktionen mehr als Prozesse und Werkzeuge.

    2.    Funktionierende Software mehr als umfassende Dokumentation.

    3.    Zusammenarbeit mit dem Kunden mehr als Vertragsverhandlungen.

    4.    Reagieren auf Veränderung mehr als das Befolgen eines Plans.