Personalmanagement

Führungsperson: Vorbild sein, kommunizieren (auch Feedback zurückgeben), Mitarbeiter anregen / fördern / herausfordern

Mitarbeiter: Loyalität, Teamgeist, Lernbereitschaft (Weiterentwicklung?), Verantwortung übernehmen, Leistungsbereitschaft

Optimum: Mitarbeiter sollte sich mit dem Unternehmen identifizieren können und selber wissen, was er zu tun hat, bringt

Wie weit wird das Potential des Mitarbeiters genutzt oder nicht?

von autoritär (alles bestimmt) zu demokratisch (alles gemeinsam besprochen)?

=> je nach Thema kann dies unterschiedlich sein

Personalmanagement ist nicht eine gesonderte Aufgabe, sondern die Personalplanung (braucht es eine Stelle überhaupt?) / -gewinnung (Anstellungsprozess), Personalbeurteilung, -honorierung, -entwicklung sowie die Personalfreistellung gehören auch dazu.

Ist-Situation überprüfen: wie viele Stellenprozente habe ich?

Soll-Situation: Welche Bereiche sollen abgedeckt werden? Besteht Bedarf? Kann es anders gelöst werden?

Personalbedarf => Ertragslage (was bringt dieser neue Mitarbeiter?), Infrastruktur (haben wir Platz?), Betreuung (können wir diesen MA betreuen / ins Team integrieren?)

Stellenbeschrieb: was muss Person können / was nicht? (Fachlich / Persönlich)

Suche: Print / Internet / Social Media oder über das Netzwerk (kleine Berufsgruppe)

Dossiereingang: Bestätigen, Vorselektion => A (Einladen), B (Abwarten) und C-Kandidaten (Absagen)

Firmenprofil (MA muss sich identifizieren können)

Funktion (Welchen Titel?)

Aufgaben (Stellenprofil: bsp. Workshops, Vorträge zu betrieblichem Gesundheitswesen)

Anforderungsprofil (Wir erwarten..)

Angebot Arbeitgeber (wir bieten… PC, Auto usw.)

Allerlei (Kontakt, Frist, was und wie einreichen)

Gestaltung nach GIULIO-Formel

Print: teuer, kleiner aber spezifische Leserschaft, PR-Statement: wir haben Geld für eine gedruckte Anzeige

Internet: günstiger/gratis, schnelle, einfache Publikation, grosse Leserschaft

Formale Kriterien: äussere Form, Fehlerfreiheit, Übersichtlichkeit, Ordentlichkeit

Vollständigkeit: wichtige Informationen im Lebenslauf, beruflicher Werdegang, für die Stelle spezifisch wichtige Informationen, berufliche Erfahrung / Arbeitszeugnisse decken sich, Schlusszeugnisse, Kopien relevanter Weiterbildungen, je nachdem Strafregisterauszug

ð  Der Arbeitgeber darf nur Fragen stellen, die mit der beruflichen Tätigkeit in direktem Zusammenhang stehen (also nichts bezüglich Politik, Religion, Vermögensverhältnisse, sexuelle Orientierung, Familienplanung, Gesundheitszustand)

Erstgespräch: Vorstellen des Unternehmens / Kandidaten => stimmt die Chemie? Könnte ich mir eine Zusammenarbeit vorstellen?

2. Gespräch: Fachthemen aufgreifen, Kündigungsfristen, Lohnvorstellungen klären, längere Ferienabwesenheiten, allenfalls Betrieb zeigen => Wissensstand? Rückmeldung der Mitarbeiter? Haltung gegenüber Qualität/Quantität

Referenzen: nur mit Einwilligung des Bewerbers (ist stillschweigend, wenn Referenzen im Bewerbungsschreiben angegeben sind) => ansonsten Verletzung des Persönlichkeitsrechtes

Einzelarbeitsvertrag: befristet / unbefristet

Mandatsvertrag: über ein bestimmten Zeitraum bsp. Projekt, ist nicht erfolgsabhängig, unterliegt der Sorgfaltspflicht

Werkvertrag: Werkherstellung gegen Bezahlung

Muss-Kriteren müssen erfüllt sein, Soll-Kriterien sind nice to have (damit kann man Punkten)

Beginn Arbeitsverhältnis, Probezeit, Kündigungsfrist
Tätigkeit, Einordnung in das Unternehmen
Salär, Gratifikation, Spesen
Sozialleistungen, Lohnfortzahlung bei Unfall/Krankheit
Arbeitszeit und Ferienanspruch

Der Arbeitsvertrag ist eine „übereinstimmende gegenseitige Willensäusserung“. – gemäss OR

monetäre Anreiz wie Lohn, Erfolgsbeteiligung, betriebliche Sozialleistungen, betriebliches Vorschlagswesen

nichtmonetäre Anreize; Ausbildungs- und Aufstiegsmöglichkeiten, Teamarbeit, Betriebsklima, Führungsstil, Arbeitszeit- und Pausenregelung, Arbeitsinhalt. Arbeitsplatzgestaltung

Reine Lohnform: Zeitlohn: Vergütung der Arbeitszeit, Akkordlohn: Vergütung der Leistung (Lohnt sich erst nach mehrmaliger Leistung, ansonsten ist Aufwand meist zu gross sind jedoch meist höher angesetzt, da zusätzliche Leistungen nicht bezahlt werden)

Zusammengesetzte Lohnformen: Prämienlohn: Leistungsunabhängiger Grundlohn + Prämie

Arbeitsleistung (Anzahl Beratungen), relevante Weiterbildungen, Arbeitsmarksituation (können wir überhaupt eine Lohnerhöhung machen?), Stellenanforderungen (bringt die Person alles mit, was erwartet wird?), Qualifikation, Erfahrung, Dienstjahre

Verboten sind alle Formen der Diskriminierung aufgrund der Herkunft, der Rasse, des Geschlechts, des Alters, der Sprache, der sozialen Situation, der Lebensweise, der religiösen, weltanschaulichen oder politischen Überzeugung sowie aufgrund körperlicher, mentaler oder psychischer Beeinträchtigung einer Person

Täglich: fortlaufende Interaktion bzgl. Aufgaben, Termine usw.

Problem- und Kritikgespräche: weniger häufig

Massnahmengespräche (MA-Gespräch): 1-2x/Jahr

Je formeller, desto mehr Aufwand zur Vorbereitung

Je besser die täglichen Gespräche laufen, desto einfacher sind auch MA-Gespräche

=>  Selbst- bzw. Fremdeinschätzung erfolgt unabhängig voneinander: Chancen zur besseren Abstimmung der Erwartungshaltung: je deckungsgleicher, desto besser

Personalentwicklungsfunktion (Fortschritte, Aufgabenerfüllung, Entwicklung, Stärken und Schwächen)

Beurteilung aller Mitarbeitenden bezüglich Leistung und Verhalten nach einem einheitlichen Massstab

Überprüfung einer gerechten, das heisst leistungs- und verhaltenskonformen Entlöhnung

Sicherstellen der systematischen Förderung der Mitarbeitenden, indem Schwächen verbessert und Stärken gefördert werden (bsp. kleine Weiterbildung zur Weiterentwicklung).

Standardisierte Fragebogen verwenden um konkrete Vergleiche ziehen zu können

Methodenkompetenz (Planung, Organisation), Fachkompetenz (Fachwissen), Sozialkompetenz (Wie empathisch agiert jemand – intern/extern) und Selbstkompetenz (Verantwortung übernehmen, eigene Fähigkeiten einschätzen, Selbstreflektieren)

Regelmässige Beobachtungen sollten während des Jahres festgehalten werden

Einen verbindlichen Termin (formelles Gespräch!) für das Gespräch festlegen und genügend Zeit einplanen

Dokumente für die Selbstbeurteilung 2 -3 Wochen vorher versenden, rechtzeitig einen Gesprächstermin abmachen

Gesprächsleitfaden für das Gespräch vorbereiten (Ablauf, Ziele, Massnahmen)

Bei schwierigen Gesprächen lohnen sich auch „Wenn/Dann-Strategien" (wenn dieser Fall eintritt im Gespräch, dann verhalte ich mich so..)

Das Beurteilungsgespräch läuft unter vier Augen ab

Die Atmosphäre ist nicht autoritär sondern kooperativ

Inhalt, Stil und Ablauf sollten auf das «Niveau» des Beurteilten abgestimmt sein

Die Sache von der Person trennen (Stört mich die Person oder die Arbeit, die sie macht: nicht «du bist…» sondern «deine Arbeit sollte…»)

Kritik = kurz, konkret, konstruktiv (nicht per se schlecht, eher als Potential sehen)

Gemeinsame Förderungsmöglichkeiten suchen (wenn mir die Gesprächsführung nicht passt, dann diese fördern)

Die Selbsteinschätzung des Mitarbeiters abholen

Gemeinsame Zielvereinbarungen treffen (MbO)

Alle wesentlichen Gesprächsergebnisse werden auf einem Ergebnisblatt festgehalten.

Zum Schluss wird das Ergebnisblatt von der/dem Vorgesetzten und von der/dem Mitarbeitenden unterschrieben, auch wenn die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter mit der Beurteilung nicht einverstanden ist (geht nicht darum, ob einverstanden, sondern gesehen)

Die Mitarbeitenden erhalten das Original des gesamten ausgefüllten MAG-Formulars.

Gruppendruck und Gerüchte über eine Person, Idealisierung und Mildetendenz (es geht nicht darum, den MA blosszustellen, sondern ihn zu fördern: daher nicht vermildern / verschlimmern), Beeinflussung durch eigene Wertvorstellung, Vorurteile und erster Eindruck einfrieren, Projektionen eigener Versäumnisse / eigener Misserfolg, «Halo-Effekt»: wenige Eindrücke überstahlen andere Punkte

Kritik ist Feedback, subjektiv und offenbart eine Werthaltung!

MA-Gespräche sind nur dann abgeschlossen, wenn gewisse Ziele und Konsequenzen abgemacht sind.

Unternehmensziel wird heruntergebrochen auf das Mitarbeiterziel (Vorstellungen Vorgesetzter wird mit den Vorstellungen des MA vereint). Daraus wird eine Vereinbarung getroffen und Kontrollen bzw. Anpassungen (im nächsten Gespräch) vorgenommen.

Vollzeugnis: am Ende, gibt detailliert über Leistung und Verhalten Auskunft

Zwischenzeugnis: Inhalt und Aufbau wie bei Vollzeugnis; wird ausgestellt: auf Verlangen AN, Stellensuche durch AN, Funktionswechsel innerhalb der Firma, Vorgesetztenwechsel

Arbeitsbestätigung: gibt Auskunft über Personalien, Funktion & Anstellungsdauer; darf nur ausgestellt werden, sofern der AN dies ausdrücklich verlangt

1. Benennung als "Arbeitszeugnis" oder "Zeugnis" (Titel)

2. Bezeichnung des Arbeitgebers

3. Bezeichnung des Arbeitnehmers

4. Ort und Datum der Ausstellung

5. Art des Arbeitsverhältnisses (genaue Bezeichnung des Arbeitsbereiches)

6. Dauer des Arbeitsverhältnisses

7. Beurteilung der Leistung

8. Beurteilung des Verhaltens

9. auf Wunsch des Arbeitnehmers: Grund der Beendigung des Arbeitsverhältnisses

10. Unterschrift des Arbeitgebers oder dessen Stellvertreters

Es muss schriftlich (in der Regel in Maschinenschrift) verfasst sein

Es muss auf neutralem Papier von guter Qualität und üblichem Format geschrieben sein

Es muss den Grammatik- und Rechtschreiberegeln entsprechen

Es dürfen keine Korrekturen, Streichungen und dergleichen angebracht sein

Es muss vom Arbeitgeber unterschrieben sein

=> Grundsatz der Wahrheit, des Wohlwollens, der Vollständigkeit und Einheitlichkeit, der Individualität und Klarheit! Codierungen sind nicht erlaubt!

Verboten: keine einmaligen Vorkommnisse (bzgl. Leistung, Differenzen mit Arbeitgeber, Vorfälle, persönliche Probleme). Erlaub sind Delikte, wiederholte Missachtung der Arbeitgeberweisung (auch Alkohol, Belästigung), unsorgfältige Arbeitsweise, Teamunfähigkeit, Streitsucht

Zu direkte Kritik: Herr X war nicht in der Lage, der Erwartungshaltung unserer Kunden zu entsprechen.

Codierte Formulierung: Mit den Leistungen waren wir zufrieden.

Brückentechnik: (Positiv) Manchmal hätten wir uns gewünscht, dass es Herrn X vermehrt gelungen wäre, der hohen Erwartungshaltung unserer englisch sprechenden Kundschaft noch besser zu entsprechen. (Positiv)

Strukturelle Personalarbeit: HR, sehr wichtig. Lohnmanagement (bei Einstellungen Lohn festlegen => faire Löhne weil berufsübergreifend vergleiche gemacht werden können), Anstellungsprozess (Koordination der Ausschreibung, Selektion der Bewerbungen gerade bei grösseren Mengen), Verträge (Ausarbeitung), beraterische Funktion (krankheitshalber Ausfall, Mutterschaft: Unterstützung zur rechtlichen Situation für die Führungskraft/Arbeitnehmer), Arbeitszeugnisse (aufgrund der Grundlage von der Führungskraft)

Interaktionelle Personalarbeit: beim direkten Vorgesetzten, nimmt man als Mitarbeiter stärker war (Standortgespräche, MA-Gespräche, Aufgaben delegieren, Aufgabengebiete festlegen, Situationen besprechen, Schwierigkeiten).

Strukturelle Personalarbeit: HR, sehr wichtig. Lohnmanagement (bei Einstellungen Lohn festlegen => faire Löhne weil berufsübergreifend vergleiche gemacht werden können), Anstellungsprozess (Koordination der Ausschreibung, Selektion der Bewerbungen gerade bei grösseren Mengen), Verträge (Ausarbeitung), beraterische Funktion (krankheitshalber Ausfall, Mutterschaft: Unterstützung zur rechtlichen Situation für die Führungskraft/Arbeitnehmer), Arbeitszeugnisse (aufgrund der Grundlage von der Führungskraft)

Interaktionelle Personalarbeit: beim direkten Vorgesetzten, nimmt man als Mitarbeiter stärker war (Standortgespräche, MA-Gespräche, Aufgaben delegieren, Aufgabengebiete festlegen, Situationen besprechen, Schwierigkeiten).

=> Arbeitsrecht spielt auf beiden Ebenen mit

Privater Arbeitgeber: privatwirtschaftliche Firma, Industriebetrieb (Nestle, Novartis, Abbot), private ERB-Praxis

Öffentlich, rechtliche Anstalt: Verbindung zur Verwaltung, jedoch ein öffentlicher Betrieb: Spitäler (aber nicht alle! Bsp. Hirslanden nicht), ETH Zürich, Post, SUVA, Unispital Zürich

Verwaltung: Bundes-, Kantonal-, Gemeindeverwaltungen (als ERB beim Kanton Bern in der Gesundheitsförderung)

Grundlagen für Arbeitnehmer:

• Gesamtarbeitsvertrag: Grundlage für alle, die an diesem Ort / in diesem Arbeitsgebiet / Berufsfeld angestellt sind, über dem Einzelarbeitsvertrag angeordnet

Danach wird zwischen Privatwirtschaft und Verwaltung bzw. öffentliche Anstalt unterschieden

• Privater Arbeitgeber: Einzelarbeitsvertrag (Rahmenbedingungen einer Anstellung wie Lohn, Anstellungsprozente, je nachdem Ferien: verpflichtet den Arbeitnehmer auf bestimmte/unbestimmte Zeit zur Leistung von Arbeit für Lohn entweder Fix oder leistungsabhängig: v.a. Industrie), Normalarbeitsverträge (betrifft uns als ERB nicht, eher für Branchen mit «schwierigen Arbeitsbedingungen» bsp. Reinigungsfachkräfte für privat Haushalte => staatlich vorgegeben um diese Berufsgruppen zu schützen) => ist auch ohne offiziellen Arbeitsvertrag möglich, dann kommt das OR zu tragen (darin sind bsp. 4 Wochen Ferien festgelegt
• Verwaltung / öffentlich, rechtliche Anstalt: Personalrecht vom Kanton (alle Anstellungen beziehen sich darauf => OR nicht gültig!)

Parteien, Beginn / Dauer, Umfang, Arbeitsort, Entlöhung, Arbeitszeit / Ferien, Probezeit, Kündigungsfrist (7Tage während Probezeit; Probezeit: 1Mt. kann aber verlängert werden bsp. bei krankheitsbedingtem Ausfall)

·        mind. 4 Woche (5 Wochen bis zum 20 Lj.), mehr geht immer. Ferienkürzung: bei «Blau-machen» (muss aber mind. > 1 Mt. über ein Jahr hinweg sein); bei längeren Krankheitsabwesenheiten (bei mind. > 2 Mt.), für jeden Monat darf 1/12 Ferien weggekürzt werden: bsp. bei drei Mt. dürfen für 2 Mt. Ferien gekürzt werden. Nachgewährung von Ferien nur, wenn man direkt betroffen ist bzw. man einen Angehörigen pflegen wegen Krankheitsfall pflegen muss. Grundsätzlich bestimmt Arbeitgeber die Ferien, soll aber Interesse der MA berücksichtigen

(beginnt, wenn das Kind geboren ist): um Schwangere/stillende Frau zu schützen; 14 Wochen mind.

für AN und AG müssen gleich lang sein; während der Probezeit jederzeit, 7 Tage; ohne Probezeit/nach Ablauf: im 1. Jahr 1 Mt., ab 2-9 Jahr: 2 Mt. und ab 10. Jahr 3Mt.; Wirksamkeit ab Empfang der Kündigung (persönlich mit Unterschrift am besten: braucht Empfangsbestätigung), unwiderruflich

Kündigungsschutz: wegen persönlichen Eigenschaften (Geschlecht, Religion, Alter, politische Einstellung, Anstellungsbedingungen bsp. Zusatz bei langer Arbeitsbeschäftigung, Lohnfortzahlung bei Krankheit) => Achtung, nicht immer klar, dass aufgrund solcher Dinge gekündigt wurde (Arbeitsgericht!); Kündigung zur Unzeit: Krankschreibungen (1 Dienstjahr 30 Tage, 2-5. Dienstjahr 90 Tage, ab 6. Dienstjahr 180 Tage), Militärdienst (während + 4Wochen vor/nach), Schwangerschaft/Mutterschaftsurlaub

Bei befristeten Arbeitsverhältnis ist abzuklären, ob eine vorzeitige Kündigung möglich ist. Befristung auf Enddatum, Dauer, Ereignis (bsp. Skisaison) oder Arbeitsergebnis (bsp. Betreuung des Messestandes).

Unechte befristete Arbeitsverhältnisse nicht erlaubt: bsp. bei über 10 Jahren, zur Schutz des Arbeitnehmers