Projektmanagement Kapitel 15 - 20
Für Technische Kaufleute 2019
Für Technische Kaufleute 2019
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Flashcards
Was sind die Ziele der Projektinformation?
- Informationsflüsse systematisieren
- Steuerung der Projektarbeit unterstützen
- Gesetzliche oder interne Informationspflichten erfüllen
- Informationsbeziehungen transparent machen
- Methoden und Vorgehen für die Informationsverteilung definieren
- Informationen standardisieren und klassifizieren
- Rascher Rückgriff auf die Arbeitsergebnisse sicherstellen
- Nachvollziehbarkeit aller Arbeitsergennisse und Entscheide gewährleisten
Nenne die 3 Grundsätze der Projektinformation?
- Systematisch informieren
- Gezielt informieren
- Transparent informieren
Was sind die Inhalte eines Informationskonzepts?
- Was? Worüber wird informiert?
- Wer? Wer ist der Absender?
- An wen? Wer sind die Empfänger?
- Wann? Wann wird informiert?
- Wie? Wie wird informiert?
- Wo? Welcher Ort ist sinnvoll bzw. notwendig?
Was muss bei der Projektdokumentation alles geregelt werden?
- was, wann, wie dokumentiert wird,
- welche Tools für die Dokumentation verwendet werden,
- wo die Dokumentation gespeichert wird,
- wie lange die Dokumentation aufzubewahren ist und
- wer welche Zugriffsberechtigungen hat.
Welche Informationen gehören in die Projektdokumentation?
- Projektorganisation
- Projekt- und Vorgehensziele
- Projektspezifische Regelungen über die Vorgehensweise, Zusammenarbeit mit anderen Stellen, einzusetzende Instrumente.
- Projektplanung: Projektstrukturplan, Zeit-, Kosten-, und Einsatzmittelpläne
- Schriftliche Unterlagen und Berichte des Projektteams
- Protokolle und Beschlüsse des Entscheidungsgremiums
Nenne die 3 Instanzen eines Projekts?
- Lenkung (Auftraggeber, Projektausschuss)
- Führung (Projektleiter, Teilprojektleiter)
- Ausführung (Projektmitarbeiter)
Welches sind die Aufgaben der Lenkungsebene?
Nimmt hauptsächlich die übergeordneten, strategischen Steuerungs- und Entscheidungsaufgaben wahr.
Was ist die Aufgabe der Führungsebene?
Ist für die operative Projektführung zuständig.
Was sind die Aufgaben der Ausführungsebene?
Ist für die operative Projektabwicklung bzw. für die Umsetzung der Projektziele zuständig.
Was sind die Aufgaben des Auftraggebers?
- Projektantrag und Projektauftrag formulieren.
- Projektleiter ernennen und einsetzen.
- Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung des Projektleiters definieren.
- Mit Projektleiter die Organisationsform bestimmen.
- Ziele Rahmenbedingungen und Restriktionen für das Projekt festlegen.
- Projektfortschritt kontrollieren.
- Entscheidungen fällen
- Projektteam unterstützen.
Was sind Aufgaben vom Projektausschuss?
- Den eigenen Fachbereich im Projekt verteten und über wesentliche Projektbelange informieren.
- Den Projekterfolg aktiv beeinflussen.
- Abteilungsübergreifende Koordination sicherstellen.
Wie entsteht der Projektstrukturplan und welchen Zweck erfüllt er?
Der Projektstrukturplan entsteht durch die Zerlegung des Projekts in Teilaufgaben. Er dient dazu, die projektbezogenen Aufgaben zu überblicken.
Nenne die 2 Grundregeln beim erstellen des Projektstrukturplans?
- Vom Groben ins Detail.
- Immer zuerst in die Breite.
Welche 4 Gliederungsprinzipien gibt es?
- Nach Objekte
- Nach Funktionen
- Nach Projektphasen
- Gemischte Gliederung
Welche Informationen sind in einem Arbeitspaket enthalten?
- Allgemeine Informationen zum Projekt und zum Arbeitspaket
- Ziele des Arbeitspakets
- Erwartetes Ergebnis
- Schnittstellen zu weiteren Arbeitspaketen
- Aktivitäten, Termine und Aufwandschätzung
- Voraussetzungen und Restriktionen (Ressourcen, Kosten usw.)
- Anhang mit ergänzenden Plänen, Dokumenten usw.
Wo zu dient der Projektstrukturplan?
Der Projektstrukturplan dient der
- inhaltlichen und funktionalen Gliederung des Projekts
- Bildung sinnvoller, d.h. bearbeitbarer Arbeitspakete im Projekt
- Kalkulation der für das Projekt erforderlichen Kapazitäten und der anfallenden Kosten
Welche Fragen werden bei einer sorgfältigen Ressourcenplanung beantwortet?
- Welche Personal- und Sachmittel-Ressourcen werden benötigt?
- Welche Personal- und Sachmittel-Ressourcen sind verfügbar?
- Wo / wann entstehen Kapazitätsengpässe?
Zähle die Teilschritte der Ressourcenplanung auf?
- Bedarf ermitteln
- Einsatzmittel evaluieren
- Einsatzmittelplan erstellen
Was wird beim Teilschritt Ressourcenbedarf emitteln gemacht?
- Arbeitspaketeanalyse: Personal und Sachmittel ermitteln.
- Bedarfsübersicht erstellen.
Was wird beim Teilschritt Ressourcen evaluieren gemacht?
- Geeignete Mitarbeitende rekrutieren.
- Geeignete Sachmittel auswählen.
Was wird beim Teilschritt Ressourcenplan erstellen gemacht?
- Einsatz von Personal und Sachmitteln den Arbeitspaketen zuordnen.
- Kapazitätsengpässe ermitteln frühzeitig für Kapazitätsausgleich sorgen.
Nenne die 3 Schritte der Kostenplanung?
- Kosten ermitteln
- Kostenarten zuweisen
- Kostenplan erstellen
Wie werden die Kosten ermittelt?
Kosten pro Arbeitspaket anhand des geplanten Mengengerüsts berechnen.
Was gibt es für Kostenarten?
- Personalkosten
- Materialkosten
- Betriebsmittelkosten
- Sonstige Kosten
Wie wird der Kostenplan erstellt?
Die Kostenberechnungen tabellarisch Darstellen nach Kostenarten und Kostenträger oder Zeitperioden.
Was sind die Aufgaben vom Projektcontrolling?
- Den Projektverlauf überwachen.
- Bei Abweichungen oder Problemen mittels Korrekturmassnahmen steuernd in den weiteren Projektverlauf eingreifen.
Welche 4 Aufgaben umfasst der Projektcontrollingprozess?
- Ist-Situation erheben
- Soll-Ist-Vergleich durchführen
- Abweichungsursachen ermitteln
- Steuerungsmassnahmen entwerfen und umsetzen
Was sind die wichtigsten Instrumente für eine rückmeldung des Arbeitsfortschritts?
- Arbeitsrapport
- Projektmanagement-Tool
- Projektstatus-Meeting
- Einzelgespräche
Was sind die Ziele des Risikomanagements?
- Vermeidung erkennbarer Risiken
- Absicherung gegen unvermeidbarer Risiken
- Abschätzen der Risikohaftigkeit eines Projekts vor dem Projektstart
Nenne die 4 Schritte des Risikomanagementprozess?
- Risiken erkennen
- Risiken bewerten
- Risiken bewältigen
- Risiken überwachen
Was wird beim Schritt Risiken erkennen gemacht?
- Sammeln der potenziellen Risiken (Schwachstellen).
- Risiken evt. in risikokategorien einteilen.
Was wird beim Schritt Risiken bewerten gemacht?
- Beurteilung anhand der Kriterien: Tragweite für das Projekt und Eintrttswahrscheinlichkeit.
- Evt. Risikoprtfolio erstellen.
Was wird beim Schritt Risiken bewältigen gemacht?
- Vorbeugende Massnahmen planen.
- Eventualmassnahmen planen (Reduktion Tragweite).
- Frühwarnsystem einrichten.
Was wird beim Schritt Risiken überwachen gemacht?
- Regelmässige kontrolle der Risiken.
- Dokumentation der Risiken.
Was gibt es für Risikokategorien?
- Personelle Risiken
- Technische Risiken
- Projektmanagement Risiken
- Organisatorische Risiken
- Externe Risiken
Welche 4 Grundsätze sind beim Änderungsmanagemnt zu beachten?
- Änderungsanträge schriftlich formulieren
- Der Auftraggeber entscheidet
- Alle bertoffenen Unterlagen aktualisieren
- Anhand der aktualisierten Unterlagen weiterarbeiten
Was gehört Inhaltlich in einen Änderungsantrag?
- Ausgangslage
- Beantragte Änderung
- Bertoffene Projektresultate
- Betroffene Projektdaten
- Risiken bei Bewilligung des Antrags
- Konzequenzen bei Ablehnung des Antrags
- Empfehlung der Projektleitung
Was sind die Hauptziele des Projektablschlusses?
- Sicherstellung des ordnungsgemässen Projektabschlusses.
- Auflösung der temporären organisatorischen und technischen Strukturen.
- Definition von Massnahnem, die den Betrieb der Projektlösung nach dem formellen Projektabschluss gewährleisten.
Was sind die Hauptaufgaben beim Projektabschluss?
- Übergabeprotokoll und Wartungskonzept erstellen.
- Auflösung des Projektteams.
- Abschlussveranstaltung organisieren und durchführen.
- Abschlussdokumentation / Projektschlussbericht verfassen.
- Projekt-Schlussabrechnung machen.
Was sind typische Gefahren beim Projektabschluss?
- Künstliche Projektverzögerung von Mitarbeiter, weil sie nach dem Projekt keine Herausvorderung mehr sehen.
- Unklare Service-Organisation weil die Ansprechpartner nicht eindeutig bestimmt wurden oder die Nutzer nicht richtig informiert wurden.
- Fehlendes Controlling kan dazu führen das wichtige Verbesserungwünsche vergessen gehen.
- Keine konsequente Nutzenüberprüfung weil nicht klar terminiert und geplant.
- Fehlende Wartungsbudgets
