Führung & Organisation
Prozesse gestalten Prozessmanagement Seite 37 bis 57
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Lernkarten
Mit welcher Definition lassen sich alle Arten von Prozessen erfassen?
Ein Prozess ist eine Vielzahl von Aufgaben. DAbei verarbeiten Menschen und / oder Maschinen bestimmte Inputs in einer vorgegebenen Abfolge (Logik) zu Outputs und werden durch den Einsatz von Informationssystemen unterstützt.
Aufgabenfolge = Aufgabenkette
Ein Prozess dient dazu, einen Wert für Kundne zu schaffen
die 5 Prozesselemente
Kunde mit Bedürfnis
Ereignis Input
Prozess (Ablauf, Aufgabenfolge)
Ereignis Output
Zufriedener Kunde
Was ist ein Input
Der Input ist eine Leistung oder ein Produkt. Er wrid zur Durchführung eines Prozesses benötigt und von einem Lieferanten zur Verfügung gestellt
Was ist ein Output
Der Output ist eine Leistung oder ein Produkt. Er wird als Ergebnis eines Prozesses erbracht oder hergestellt.
Was ist das zentrale Element bei der Prozessgestaltung?
Die Kundenanforderung, die in Form eines Auftrags, einer Anfrage oder eines Problems gestellt werden und die Eigenschaften der gewünschten Leistung beschreibt
Ein Prozess besteht aus....?
Aufgabenfolge, welcher das zeitlich-logischen Ablauf der betreffenden Aufgaben aufzeigt.
Aufgaben haben zwei Komponenten
Verrichtung und Objekt.
Verreichtung = was getan werden muss
Objekt = woran etwas getan werden muss
Verrichtungsfolgen (was?)?
Welche Verrichtugnen sind für die Erfüllung einer Aufgabe erforderlich und in welcher Reihenfolge müssen sie angeordnet werden
Objektfolgen (woran?)
In welcher Reihenfolge sollen verschiedene Objekte bearbeitet werden?
Output:
Die Leistung des Produktionsprozesses ist das fertige Produkt als Kundennutzen
Performance
Die Leistung des Produktionsprozesses ist effizient, wenn das Produkt mit minimalem Personalauwand oder mit maximaler Ausnutzung des Ausgangsmaterials hergestellt wird.
Was wird bei der Prozesserhebung definiert?
Bei der Prozesserhebung werden die einzelnen Aufgaben innerhalb eines Prozesses und dren fachlich korrekte Abfolge definiert.
Prozesses modellieren bedeutet?
die einzelnen aufgabe oder teilprozess in ihrer zeitliche, logische abfolge darzustellen.
Gliederungstiefe?
Bild einfügen Compendio Seite 40
Verzweigte Folgebeziehungen
Bild compendio 41/42
Was ist das spezielle an einem Swimlane-Diagramm
Im Swimlane-Diagramm lässt sich ein Prozess "End-to-end" abbilden. Dies bedeutet, der Auslöser und die Ergenisse eines Prozesses enden immer beim Prozesskunden, unabhängit davon, wie viele Stellen an der Prozessdurchführung beteiligt sind.
(/Foto Compendio S.44 noch einfügen)
Was gibt es für Schritte im Prozesshierarchiediagramm?
Prozesshierarchiediagramm
Auftragsabwicklungsprozess = die oberste Prozessebene
Teilprozess, die 2 Ebene = Bestellung prüfen
Aufgaben, die 3 Ebene = Disponieren
Tätigkeiten, die 4 Ebene = Lieferanten auswählen
1. Auftragsabwicklungsprozess
1.1 Bestellung prüfen
1.2 Material bereitstellen
1.2.1 Disponieren
1.2.2 Beschaffen
1.2.2.1 Lieferaten auswählen
1.2.2.2 Material bestellen
1.2.2.36 Material vereinnahmen
1.2.3 abrufen
Was können Schnittstellen beeinträchtigen?
die Effizienz und die Effektivität
Wie sieht das Vorgehen bei der Prozessgestaltung aus?
Prozesse erheben
Prozesse modellieren
Schnittstellen definieren
Sachmittel bestimmen
Informationsbedarf definieren
was gibt es für 3 wesentlcihe Schnittstellenprobleme, mit denen sich die Organistationseinheit befassen muss?
Schnittstellen ergeben sich aus den Input und Outputs von Prozessen, also dann, wenn die Verantwortung von einer Stelle auf die andere Stelle bzw. von einer Organisationseinheit auf eine andere Organisationseinheit übergeht.
Beschreiben Sie in Stichworten, weshalb das Schnittstellenmanagement in der Prozessorganisation eine wichtige Rolle spielt?
Schlanke, effiziente Prozesse haben möglichst wenig Schnittstellen. Ein konsequentes Schnittstellenmanagement hilft, Schnittstellenproblem zu verringern oder zu beseitigen.
was für verzweigte Folgebeziehungen gibt es?
- UND Verzweigung
- UND Verknüpfung
- ODER Verzweigung
- Oder Verknüpfung
- ODER Rückkopplung
Das Prozessmanagement strebt 5 Ziele an
Kundenoriententiertung, Innovationsfähigkeit, Wertschöpfung, Prozess-Effektivität und Effizienz
Die Kundenorientierung als oberste Zielsetzung einer prozessorientierten Organisation zeigt sich in der....
Kundenzufriedenheit
Wann spricht man von einer Time2market Fähigkeit
Ein Unternehmen zeichnet sich durch eine hohe Innovationsfähigkeit aus, wenn es ihm gelingt, Produkte- oder Dienstleistungsideen frühzeitig auf den Markt zu bringen und sich dadurch einen nachhaltigen Markterfolg zu sichen.
Was versteht man unter Effektivität?
Konkret: Bieten wir den KUnden die richtigen Produkte-oder Serviequalität? Entsprechen unsere Produkte oder Dienstleistungen tatsächlich den Kundenwünschen?
Was versteht man unter Effizienz?
Die Effizenz beantwortet demzufolge die Frage: Tun wir es (die Dinge) richtig? Setzen wir unsere Ressourcen optimal ein?
Was gibt es für Zielkonflikte in der Prozessorganisation?
Zeit und Qualtität: Zwischen geringer Durchlaufzeit und hoher Qualität besteht häuftig ein Konflikt. Qualität sicherzustellen, kostet Zeit, denn es müssen Qualitätsprüfungen durchgeführt werden
Kosten und Zeit: Möglichst geringe Durchlaufzeiten führen oftmals zu höheren Kosten, weil es z.B. zusätzliche Ressourcen braucht, um den Produktionsprozess zu beschleunigen.
Qualität und Kosten: Höhere Qualitätsanforderungen verursachen meist auch höhere Kosten. Ein effizientes Qualitätsmanagment bezweckt, dass diese Mehrkosten durch die geringeren Fehlerkosten kompensiert werden.
Wie heisst der Zielkonflikt zwiwschen Zeit, Kosten und Qualität?
Trilemma der Prozessorganisation
Wie kann der Zielkonflikt beim Trilemma gelöst werden?
indem man eine Gewichtung vornimmt und eine der Situationen entsprechenden Kompromiss anstrebt.
Um eine nachhaltige Wertschöpfung und Kundenorientierung zu gewährleisten braucht es eine vierte Dimension....
die Innovatonsfähigkeit des Unternehmens
Was bedeutet die Innovationsfähigkeit des Unternehmens?
nicht nur die Produkt- und Dienstleistungsinnovation, sondern auch die Prozess- und Strukturinnovation, die kontunuierliche Weiterentwicklung des Unternehmens.
Magisches Viereck der Prozessorganisation beinhaltet?
Wertschöpfung // Kundenorientierung
Innovationsfähigkeit --> Nachhaltigen Markterfolg sicherstellen
Zeit --> Minimierung der Durchlaufzeit
Qualität --> Maximierung der Qualität
Kosten --> Maximierung der Kapazitätsauslastung
SOLL / IST
Was gibt es für typische Prozessanalysefragen?
Welche Aktivitäten
- sind überflüssig, werden mehrfach ausgeführt, können vereinfacht werden?
- können automatisiert werden
- können in einem anderen Prozess schneller, besser erledigt werden?
Wo/Warum gibt es Engpässe, bzw. ist der Ablauf nicht optimal?
Welche Koordinationsprobleme zwischen Schnittstellen gibt es?
Wo gibt es Probleme im Informationsaustausch / werden Daten mehrfach erfasst
wo werden Ressourcen eingesetzt, die zu wenig zur Prozessleistung beitragen?
bei welchen Aktivitäten sind die Zuständigkeiten unklar / gibt es umständliche Entscheidungswege?
Es gibt 4 gundsätzliche Möglichkeiten, einzelne Prozesse zu optimieren. Welche?
Prozess auslagern
Prozess parallelisieren
Prozess zusammenlegen
Prozess weglassen
Was gibt es für Methoden der Prozessoptimierung?
Geschäftsprozess-Optimierung GPO
Business Process Reengineering BPR
Was versteht man unter GPO?
Ziel, permanente Verbesserung der bestehenden Prozesse.
Vorgehen, bottom up
Was versteht man unter BPR
Ziel, radikale Veränderunge, neugestaltung der Prozesse
Vorgehen: Top Down
Wie bezeichnet man GPO auch noch?
als evolutionären Verbesserungsprozess, der bottom up, von unten nach oben verkäuft. Die unteren Hierarchiestufen lösen Verbesserungen aus uns steuern deren Umsetzung.
Den Ausgangspunkt bilden die bestehenden Abläufe, die auf Schwachstellen untersucht und schrittweise optimiert werden.
