Pflichtenheft

• Pflichtenheft ist die Antwort des Anbieters auf das Lastenheft. Er beschreibt darin wie er das Problem lösen wird und was es kostet.

Das Pflichtenheft bleibt immer im Besitz des Auftragnehmer.

In der Bau Branche wird das Lastenheft für die effektive Berechnung von Lasten benützt. Zum Beispiel beim Brückenbau.

Im Projektmanagement gibt es viele Auftraggeber die Ihr Lastenheft als Pflichtenheft betiteln.

Der Sinn und der Zweck eines Lastenheft ist die Beschaffung einer teuren Ware oder Dienstleistung (ERP-System, LKW, neue Produktionsmaschine. Es hilft auch bei der Auswertung von den Pflichtheften.

Die Grundlage ist die Anschaffung zum Beispiel einer neuen Produktionsmaschine. Bevor wir das Lastenheft schreiben müssen wir alle Anforderungen an diese definieren und eine Ist-Analyse machen. Eine Stärke und Schwächeanalyse über die jetzigen Prozesse ist nötig. Alle Schnittstellen und Prozessnawender müssen bekannt sein. Auch müssen klar Abgrenzugen gemacht werden.

Anhand der Ist-Analyse können dann die Soll-Prozesse und Anforderungen definiert werden. Was soll besser werden, wo wollen wir einsparungen. Auch müssen die Ziele vom Projekt einbezogen werden.

Diese werden anhand der Soll-Anaylse definiert. Um wie genauer diese sind um wie besser kann der Anbieter ein Angebot unterbieten. Dazu gehörten sicher Termine. Erfüllungskriterien etc.

Ich muss ein Projektteam zusammenstellen das aus folgende Personen bestehen kann:

• Projektleiter: Der vorallem das Vorgehen vorgibt. 
• Prozessowner: Für die Abläufe
• Prozessanwender: Vorallem für den Ist und Soll vergleich
• Spezialst: Informatiker, QM-Manager etc.
• Weitere: Alle die benötigt werden

• Pendenzenliste erstellen
• Ist Prozesse aufnehmen
• Stärken/Schwäche Analyse vornehmen
• Soll-Prozesse aufnehmen
• Funktionsinhalt über die Angebotene Sache
• Schnittstellen müssen definiert werden
• Kriterienkatalog erstellen (Muss / Soll / Kann)
• Eine Bewertung anhand von einer Nutzerwertanalyse erstellen.

• Internet
• Mitbewerber fragen
• Netzwerk fragen
• Fachmagazine lesen
• Messen besuchen

• Titelblatt
• Inhaltsverzeichnis
• Ausgangslage (IST)
• Anforderungen (Soll)
• Vorgaben für den Anbieter
• Termine
• Schlussbestimmungen

Das Titelblatt vermittelt den ersten Eindruck, es ist wie eine Visitenkarten.

Folgendes gehört hier drauf: Firmenanschrfit, Name und Kontaktdaten des Projektleiter, Projektnummer, Version, Datum und das Firmenlogo

• Management Zusammenfassung (Summary)
• Systemabdeckung des Lösungsansatzes
• Erfüllungsgrad der Muss und Kann-Kriterien
• Vorgehensvorschlag zur Sollerfüllung
• Datenmigration und integration
• Hardware / Netwerk um Leistungkriterien zu erfüllen
• Projekabwicklung
• Servicebedarf: Wartung, Support, Release-Management
• Kosten: Investitionen, Honoraransätze, Betriebskosten, Lizenzgebühren
• Referenzliste
• Angabe zu Unternehmung

• Organisatorisches: Angaben über die Projektleitung evt. inkl. CV. Den Korrespondenzweg
• Geheimhaltungserklärung
• Entschädigung. Üblich nichts. Bei grossem Aufwand kann es aber schon sein

Nutzwertanalyse machen, Generell Nutzen, Quantitativer Nutzen (monetär), Qualitativer Nutzen, Kosten, Legenzyklus, Grad der Zielerreichung

• Ist die Investition vorteilhaft?
• Was bringt die Investition gegenüber heute?
• ROI?
• Wie ist der quantitavier Nutzen (Tiefere Zinskosten, Bestandesreduktion, Fehlerverlustkosten, Personalkosten)
• Qualitativer Nutzen: nicht monetär: Bessere Arbeitsbedingungen, Kürzere Durchlaufzeiten, Höhere Qualität

• Betriebskosten
• Weitere Kosten wie: IT-Personalaufwand, IT-Wartung, Ausfallkosten, Jährliche Anspassungen, Durchschnittliche IT-Investitionen pro Jahr, Personalkosten, Schulungsaufwand, Lagerkosten

• Der Staat: Steuern, MWST, Patente, Gesetztem Bewilligungen
• Konkurrenz: Marktanalyse, Konkurrenzanalyse, Benchmarking
• Kaptialgeber: Finanzdaten, Benchmarking
• Arbeitnehmer:  Verbände, GAV, Personalausschuss

• Prozesslandkarte (Management, Kern, Supportprozesse)
• Hauptprozesse (Einkauf, Produktion, Verkauf)
• Prozessgruppen (Beim Einkauf: Strategische Einkauf, Einkauf Rohmaterial, Einkauf Halbfabrikate)
• Prozess: Einkauf Rohmaterial im Detail

• Ziel (Ware in richtiger Menge, richtiger Ort, richtiger Zeitpunkt, richtiger Qualität und richtigem Preis senden)
• Messgrössen (DLZ)
• Anfang und Ende (Anfang: Bestellung - Ende: Zahlungseingang)
• Input: Bestellung des Kunden
• Output: Produkt
• Mehrere Tätigkeiten (Komissionierung, Verpacken, Rechnung schreiben etc.)
• Schnittstellen (siehe oben Input oder Output)
• Störungen und Risiken (Die gibt es einfach immer im Leben :))

Meistens wegen dem Druck des Marktes entstehen folgende Auslöser:

• Anforderungen, Normen & Standards ändern
• Neues oder verändertes Geschäftsmodell
• Veränderung der Konkurrenz
• Erkenntnisse aus Forschung & Entwicklung
•  Verbesserungsvorschläge von Mitarbeiterden
• ISO-Zertifizierung
• Umsetzung des TQM

• Projektbezeichnung
• Ausgangslage
• Bisherige Ergebnisse
• Ziele des Projektes
• Kurzbeschreibung
• Projektbudget
• Termine
• Meilensteine
• Betroffene Organisationseinheiten
• Rahmenbedingungen
• Bedeutung und Nutzen
• Projektorganisation
• Projektabgrenzungen
• Projektrisiken

• Ziel
• Mangagement Unterstützung
• Flasches Vorgehen
• Aktzeptanz 
• Information
• Abgrenzung
• Kompetenz des Projektleiters
• Erfahrung

Beim KVP geht es um kontiunierlicher Verbesserung in den Firma: Wie ist das vorgehen?

• Identifizieren des Problemes oder des Prozesses der verbessert werden soll
• Analysieren des Prozesses
• Lösung finden
• Lösung umsetzen
• Lösung überprüfen
• Lösung standardisieren
• Nächste Verbesserung planen

Ähnlich wie KVP. Ziel: höhere Kundenzufriedenheit. 

Drei Faktoren: Kostensekung, Qualitätssicherung, Effizienz

Grundsatz: Es geht immmer besser, Veränderungen sind erwünscht, Alle machen mit

1. Stelle den Ist-Zustand in frage
2. Frage wie es getan werden kann
3. Höre auf mit Entschuldigungen
4. Suche nicht nach sofortigen perfekten Lösungen
5. Korrigiere Fehler sofort
6. Gebe kein Geld für Kaizen aus
7. Weisheit kommt dann, wenn es Schwierigkeiten gibt.
8. Frage fünfmal warum und suche die Kernursache
9. Zehn Köpfe sind besser als eine
10. Kaizen endet nie

Total Quality Management ist eine Lebenspilosophie und geht weiter als normales Qualitätsmanagement, folgende Prinzipien kommen vor:

• Qualität orientiert sich am Kunden
• Qualität wird durch alle Mitarbeiter auf allen Ebenen gelebt
• Qualität umfasst alle Dimensionen
• Qualität ist kein Ziel sonern ein Prozess der nie Endet

• Schaffen der Voraussetzungen für QM
• Qualitätspolitik als Teil der Unternehmenspolitik
• Kundenorientierung aller Mitarbeiter
• Erstellen eines Qualitätsplan
• Zielvereinbarungen
• Klar geregelte Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung
• Investitionen in Aus- und Weiterbildung
• Anreizysteme
• Etablierung Veränderungsprozess

• Wissen führt zu einheitlichem Qualitätsdenken
• Fehlerfreie Prozesse und Ergebnisse
• Jeder ist verantwortlich
• Vorbeugende Massnahmen zur Verbesserung
• Verbesserung der Wettbeweräbsfähigkeit
• Verbesserung des Image
• Optimales Nutzen von Ressourcen

• KOsten für die Einführung
• Veränderung im Unternehmen
• Langfrister Ansatz

Klassisch                                              /                               TQM

Menschen machen Fehler                         Prozesse provizieren Fehler
Der Einzelne ist für den Fehler                 Alle sind verantwortlich
verantwortlich.
Null Fehler gibt es nicht                              Null Fehler ist das Ziel