Projektmanagement
Ausbildung zum diplomierten Projektmanager
Ausbildung zum diplomierten Projektmanager
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R. E.
R. E.
Diese Lernkarten bieten einen umfassenden Überblick über Projektmanagement, einschließlich seiner Phasen, Instrumente und Herausforderungen. Sie decken Themen wie Zielsetzung, Entscheidungsfindung, Kommunikation und Projektcontrolling ab, sowie die Bedeutung von Anspruchsgruppen und Stakeholdern. Die Karteikarten sind besonders nützlich für Projektmanager und Teams, die ihre Fähigkeiten in der Planung, Organisation und Durchführung von Projekten verbessern möchten.
Einige Schritte zur Veränderung nach dem Pinguinprinzip.
- Gefühl der Dringlichkeit erwecken
- Ein Leitungsteam zusammenstellen
- Eine Zielvorstellung & Strategie für Veränderung entwickeln
- Um Verständnis und Akzeptanz werben
- Anderen Handlungsfreiräume sichern
- Für kurzfristige Erfolge sorgen (Quick.Wins)
- Nicht loslassen (mit Nachdruck dranbleiben)
- Neue Kultur entwickeln & alte Traditionen ablösen
Welche Voraussetzungen für ein dynamisches Management des Wandels kennen sie?
- Konfliktfähigkeit
- Kreative Unruhe
- Zusammengehörigkeitsgefühl
- Sinnesvermittlung
- Kommunikation
Einige Projektcontrolling-Tipps.
- Durchführung im Team
- Weiche (Team/Umwelt/Organisation) und harte Faktoren (Qualität/Leistung/Kosten/Ressourcen/Termine) controllen (überwachen/steuern/eingreifen)
- Dokumentation
- Regelmäßige & konsequente Durchführung
- Zyklischer Prozess für „Lessons-Learned“ nutzen (PDCA)
- Soll-Ist-Vergleich machen
- Zyklische Abstimmung Projektteam und Projektauftraggeber
- Detailierungsgrad der Planung entspricht Controlling
- Methodeneinsatz: Entscheidung beim Projektleiter
- Aktualität vor Genauigkeit
- Konzentration auf Engpassressourcen un dKostentreiber
- zyklisch
- Controlling \(\neq\) Kontrolle & Koordination
Aufgaben eines Projektcontrollers
- Koordination des Planungsprozess‘ (Strukturen und Termine werden vorgegeben)
- Hinterfragt periodisch die Höhe und die Ursache von Abweichungen
- Unterstützt bei Definition bei Maßnahmen zur Zielerreichung
- Bietet betriebswirtschaftliche-Beratung
- Projektkontrolle & -steuerung
- Soll-Ist-Vergleich
- AP-Fortschritte werden angesehen
- Projektstatusberichte
- Projektdokumentation
- Harte & weiche Faktoren
- Projektcontrollingsitzungen abhalten
- Projektauftraggebersitzungen abhalten
- Leistung/Qualität/Termin/Ziele/soziales Umfeld/Kosten/Ressourcen/Risiko
Welche 3 grundsätzlichen Risikoarten gibt es? Wie bewertet man ein Projektrisiko?
- Risikoarten
- Leistungsrisiko
- Zeitrisiko
- Kostenrisiko (=Ressourcenrisiko)
- Bewertung
- r=w*a (Wahrscheinlichkeit * Auswirkung (Einheit Geld oder Zeit))
Welche Bedürfnisse und Interessen von Mitarbeitern müssen gegebenenfalls befriedigt werden um Akzeptanz zu schaffen?
- Maslow-Bedürfnispyramide
- Eine Ebene muss befriedigt sein, um auf die nächste Ebene zu kommen
- Physiologisch => Sicherheit => Sozial => Wertschätzung => Selbstverwirklichung
Im Umgang mit Widerstand hilft Kommunikation. Was ist zu beachten? Nennen sie einige Beispiele.
- Schnell kommunizieren
- Mitarbeiter direkt informieren
- Dinge beim Namen nennen
- Sagen, warum etwas „wie“ ist
- KISS
- Unsicherheit vermeiden
- Einfühlsam sein (Empathie)
- Nutzen
- Attraktivität für den einzelnen
- Angst & Abwehr „heilen“
Nennen sie eine mögliche Definition von Changemanagement
- Management von Veränderungen
- laufende Anpassung von Unternehmensstrategien und -strukturen an veränderte Rahmenbedingungen
- alle Aufgaben, Maßnahmen und Tätigkeiten, die eine
- umfassende
- bereichsübergreifende und
- inhaltlich weitreichende
- Veränderung –
- zur Umsetzung
- neuer Strategien,
- Strukturen
- Systeme,
- Prozesse oder
- Verhaltensweisen –
- in einer Organisation bewirken sollen
- zur Umsetzung
Nennen sie 4 mögliche Konsequenzen des Wandels für Menschen
- Orientierungslosigkeit
- Zukunftsängste
- Suche nach Sinn
- Psychologische Überforderung
- Stresssymptome
- BurnOut (WorstCase)
Die Schritte bei der Durchführung von Changemanagement
- PDCA
- Analyse Ist-Zustan
- Erkennen Status Quo
- Probleme/Aufgaben/Bedarf
- welche Chancen/Risken gibt es
- Widerstand
- SWOT-Analyse
- Konzept/Strategie
- Ziele/Nicht-Ziele definieren
- Kommunikationsmanagement
- Was wollen wir?
- Implementierung/Umsetzung
- Wie erreichen wir die Ziele?
- Projektmanagement
- Umweltanalyse
- PSP
- Alles, was unter PM hineinfällt
- Ziel/Soll-Zustand
- Wo wollen wir hin?
- Messbarkeit
Widerstand: Nennen sie 3-4 Grundsätze.
- Keine Veränderung ohne Widerstand
- Nicht das Auftreten, sondern das Ausbleiben von Widerstand gibt Anlass zur Besorgnis
- Enthält immer eine verschlüsselte Botschaft
- Ursache: auf der emotionalen Ebene
- Ängste
- Bedenken
- Ursache: auf der emotionalen Ebene
- Nichtbeachtung von Widerstand führt zu Blockaden
- Voraussetzung für Veränderung sind noch nicht gegebenen
- Nicht den Druck erhöhen, sondern nochmals über die Bücher gehen
- Voraussetzungen prüfen
- Nicht gegen den Widerstand, sondern mit ihm (Judo-Prinzip)
- Druck wegnehmen (dem Widerstadn Raum geben)
- Zuhören
- In den Dialog gehen
- Ursachen erforschen (4-Augen-Gespräch) (immer Emotion!)
- Notwendigkeit und Sinn des Wandels vermitteln
- Vorgehen festlegen (gemeinsame Absprache)
Technologie-Portfolio
- Weiterentwicklungspotenzial vs wirtschaftliche Bedeutung der Technologie
- Relative Technologieposition (Vorsprung/Rückstand) vs Bedeutung der Technologie am Markt
- KnowHow verkaufen
- Technolgoie zukaufen
- Rückstand aufholen
- Stärken nutzen
„Walt-Disney-Gschwend-Methode“
(ACHTUNG! FALSCHE BEZEICHUNG FÜR EINE EVALUIERUNG DER ERGEBNISSE AUS EINER KREATIVITÄTSTECHNIK!)
- Brainstorming/Brainwriting (Sammeln)
- Selektion nach Realisierbarkeit (zb was ist Nicht-Projekt) /Ausmisten
- Was bleibt über / kritisch hinterfragen (Ansätze herausfinden, was gehen wir an)
(ACHTUNG! FALSCHE BEZEICHUNG FÜR EINE EVALUIERUNG DER ERGEBNISSE AUS EINER KREATIVITÄTSTECHNIK!)
Inter- /Intrarollenkonflikte
- Interrolle (unterschiedliche Erwartung an mehrere Rollen einer Person)
- Zb Angestellte und Mutter
- Intrarolle (unterscheidliche Erwartungen an eine Rolle)
- Zb Ehrlichkeit (Kunde) und Verkaufssteigerung (GF)
Erklären Sie die INhalte eines Phasenplans.
- Im Phasenplan werden Phasen, Meilensteine und Arbeitspakete auf einer Zeitleiste dargestellt
Was besagt die Herzberg-Studie?
- Studie über Faktoren, die zu extremer Zufriedenheit und extremer Unzufriedenheit im Jon führen.
- Der Bedürfnispyramide nach Maslow abgeleitet und gegenübergestellt
- Hygienefaktoren allein reichen nicht aus. Motivatoren müssen vorhanden sein!
- Motivatoren
- Erfolgserlebnis
- Anerkennung
- Arbeit selbst
- Verantwortungsgefühl
- Fortschritt & Wachstum
- Hygienefaktoren
- Firmenpolitik und Verwaltung
- Technische Kompetenz der Vorgesetzten
- Persönliche Beziehung zum Vorgesetzten
- Arbeitsbedingungen
Erklären Sie die Wertkette nach Porter.
- Primäraktivitäten sind die Tätigkeiten, die einen direkten wertschöpfenden Beitrag zur Erstellung eines Produktes oder einer Dienstleistung liefern.
- Unterstützungsaktivitäten sind Tätigkeiten, die für die Ausübung der primären Aktivitäten die notwendige Voraussetzung sind. Sie liefern somit einen indirekten Beitrag zur Erstellung eines Produktes oder einer Dienstleistung.
- Ziel: Rationalisierungs- und Differenzierungspotenziale aufdecken, die als Basis für eine effizientere Gestaltung der unternehmensinternen Prozesse dienen.
- Zeit und Kosten werden gespart
- Wettbewerbsvorteile werden generiert
Was sind Public Affairs? Was ist Lobbying?
- Public Affairs
- strategisches Management der Außenbeziehung eines Unternehmens an der Schnittstelle zwischen Politik, Wirtschaft & Gesellschaft
- „Außenpolitik“ eines Unternehmens
- Soll potenziell negative Auswirkungen von Politik und Gesellschaft begrenzen
- Beziehungen gegenüber Umfeld (Politik, Verwaltung, gesellschaftliche Einflussgruppen) organisieren und verbessern um die Interessen von Unternehmer/Mitarbeiter/Mitglieder im politischen Umfeld zu vertreten und zu vermitteln
- Lobbying
- Teil von Public Affairs
- beabsichtigte Beeinflussung von politischen Entscheidungsprozessen durch Personen, die selbst nicht an diesen Entscheidungen beteiligt sind
- Informationen und Argumente werden in den politischen Meinungsbildungsprozess eingebracht, um Entscheidungen zu
- Forcieren
- Unterstützen
- Verhindern
- Beschleunigen
- Verzögern
- partiell abzuändern
- direktes Gespräch mit Entscheidungsträger/innen
- auch indirekte Maßnahmen zur Beeinflussung von politischen Entscheidungen wie Öffentlichkeitsarbeit, Strategische Allianzen, Cross-Lobbying ua.
Was sind Anspruchsgruppen?
- Laut Definition nach ISO 10006 sind Stakeholder eines Projektes alle Personen, die ein Interesse am Projekt haben oder von ihm in irgendeiner Weise betroffen sind.
- Aktive Stakeholder arbeiten direkt am Projekt mit (z. B. Teammitglieder) oder sind direkt vom Projekt betroffen (z. B. Kunden, Lieferanten, Unternehmensleitung). Üblicherweise werden aktive Stakeholder nach folgenden Gruppen in der Projektumfeldanalyse strukturiert:
- Projektleiter
- Projektmitarbeiter (Kernteam und erweitertes Projektteam)
- Kunden, Benutzer
- Auftraggeber
- Sponsoren, Macht- und Fachpromotoren
- Passive Stakeholder sind von der Projektdurchführung oder den Projektauswirkungen nur indirekt betroffen (Interessenvertretungen, Anwohner bei einem Bauprojekt, Familienmitglieder der Projektmitarbeiter, Verbände etc.).
- Die Unterscheidung in aktive und passive Stakeholder dient der Strukturierung der verschiedenen Stakeholder und unterstützt damit den Identifikationsprozess. Anschließend wird die Wichtigkeit für das Projekt über die Stakeholderanalyse bestimmt. Dabei werden die Faktoren Einfluss auf das Projekt (Macht) und Einstellung zum Projekt (Ziele) untersucht. Das Ergebnis der Stakeholderanalyse ist der Grundstein für den Kommunikationsplan.
Was sind Instrumente des Projekt-Controllings?
- Nach der DIN 69901 steht Projektcontrolling für die „Sicherung des Erreichens der Projektziele durch: Soll-Ist-Vergleich, Feststellung der Abweichungen, Bewerten der Konsequenzen und Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen, Mitwirkung bei der Maßnahmenplanung und Kontrolle der Durchführung.“
- Alle Pläne und Analysen
- Projektstrukturplan
- Phasenplan
- Kosten- Ressourcen-Plan
- Meilensteinplan
- Ablaufplan
- Balkenplan
- Umweltanalyse
- SWOT-Analyse
- Risikoanalyse
- Anspruchsgruppenanalyse
- Boston I Portfolio
- Technologie Portfolio
- McKinsey Portfolio (Marktattraktivität vs relativer Wettbewerbsvorteil)
- Stundensatzkalkulation (inkl. Zuschlagskalkulation)
- Maschinenstundensatzkalkulation
Was ist der Nutzen von Konflikten?
Tastatur-Befehle:
= drehen,
= vor-/rückwärts,
= scrollen
- Klärung
- Erneuerung
- Bewahrung
- Einigung
Welche Punkte sind für eine gelungene Sitzung zu berücksichtigen
Tastatur-Befehle:
= drehen,
= vor-/rückwärts,
= scrollen
- Teamsitzungen sind kostspielig
- Vorbereitung
- Dokumentation
- Einladung
- Themen/Ziele Erwartungen an TN
- Punkt für Punkt abarbeiten
- Oder Konzentration auf 1 zu bewältigendes Thema
- Moderationsmethoden anwenden
- Ergebnisse dokumentieren
- An Vorgesetzte / Kollegen
- Dient auch nächstem Meeting als Unterlage
- Information/Inhalte/Vorgehensweisen an andere weitergeben
Nennen Sie einige der wichtigsten Kriterien der Projektsteuerung.
Tastatur-Befehle:
= drehen,
= vor-/rückwärts,
= scrollen
- Bedarf
- Durchführung des Projektes noch gerechtfertigt?
- Rahmenbedingungen verändert?
- Konzept
- Werden Zielsetzung/Strategie von allen geteilt
- Termin-, Qualitäts- und Kostentreue
- Bis dato?
- In Zukunft?
- Kapazitätsauslastung
- Quantitativ und qualitativ
- Überhänge/Engpässe an MA
- Werden sie dieses Projekt verlassen? Gibt es Ersatz?
- Quantitativ und qualitativ
- Kooperation
- Wie ist bisherige Zusammenarbeit?
- Nutzen
- Sind Erwartungen bereits erfüllt?
- Folgen
- Gibt es unbeabsichtigte Nebenwirkungen?
Nennen sie einige Instrumente des Projektcontrollings.
Tastatur-Befehle:
= drehen,
= vor-/rückwärts,
= scrollen
- Projektstrukturplan (Quantität Leistung)
- Qualitätsplan (Qualität)
- Balkenplan (Termine)
- Auslastungsdiagramm (Ressourcen)
- Kostentabellen (Kostenvergleich)
- Spezifische Kennzahlen (Auf Grund Erfahrungen Vergleich zu anderen Projekten)
Welche Kontrollindizes gibt es und was ist ihr Vorteil
Tastatur-Befehle:
= drehen,
= vor-/rückwärts,
= scrollen
- Kontrollindizes sind Maßstabswerte für den innerbetrieblichen Vergleich
- Indexwert <1 guter Projektfortschritt
- Indexwert >1 schlechter Projektfortschritt (unter Plan sein)
- Kontrollindizes ermöglichen PL einen rechtzeitigen Eingriff in Projektsteuerung
- Indizes (auf x/y-Achse)
- Abweichung (Termin/Aufwand – Termin/Kosten)
- Vergleich (Plankosten, Fertigstellungsindex, Planaufwand)
- Leistung (Kosten/Leistung)
Worauf ist bei der organisatorischen Einbindung des Projektcontrollers zu achten?
Tastatur-Befehle:
= drehen,
= vor-/rückwärts,
= scrollen
- Projektcontroller muss zum Team gehören, weil ihm sonst nur Positives gemeldet werden würde
- Steht dem Team beratend und unterstützend zur Verfügung
- Soll als Helfer anerkannt werden
- Soll regelmäßig an der Teamarbeit teilnehmen
- Rolle wird übernommen von:
- Projektleiter
- Projektauftraggeber
- eigener Controller (macht oft mehrere Projekte gleichzeitig)
- extern Beauftragter
Wie definiert sich Risiko?
Tastatur-Befehle:
= drehen,
= vor-/rückwärts,
= scrollen
- Unsicherheit des Zielerreichens
- „Ein Risiko ist ein unsicheres Ereignis oder eine Bedingung, dessen/deren Eintreten (oder nicht Eintreten) positive oder negative Auswirkungen auf das gesamte Projekt oder auf eines der Ziele des Projekts hat.“
- Risiko = Eintrittswahrscheinlichkeit x Schadenhöhe
- Chance = Eintrittswahrscheinlichkeit x Nutzen
- Vorprojektphase
- Risikoanalyse (Identifikation der Risiken)
- Spätestens in der Spezifikationsphase!!
- Risikoaanalyse => Risikobewertung => Riskoplanung => Risikocontrolling
Welche Arten von Projektrisiken gibt es?
Tastatur-Befehle:
= drehen,
= vor-/rückwärts,
= scrollen
- 6 Risikogruppen
- Projektaufgabe
- Fachlicher Wandel
- Emotionales Umfeld
- Einsatz und Arbeit mit Projektmanagement
- Person des Projektleiters selbst
- Sonstiges Umfeld
Welche Methoden der Risikoanalyse gibt es?
Tastatur-Befehle:
= drehen,
= vor-/rückwärts,
= scrollen
- Studium technischer Pläne
- Fehlerbaummethode
- Analyse anhand PSP
- Einsatz von Checklisten
- Mitarbeiterbefragung
- Anspruchsgruppenanalyse
- Projekt-Umfeldanalyse
- Besichtigungsanalysen
- Organisationsanalyse
- Analyse relevanter Rechtsnormen
- Dokumentenanalyse
Wie errechnet sich die Risikoprioritätszahl und was sagt sie aus?
Tastatur-Befehle:
= drehen,
= vor-/rückwärts,
= scrollen
- = Ausfallseffektanalyse
- Ursache – Wirkung – Ansatz
- Skala von 1 – 10
- Eintrittswahrscheinlichkeit * Machtpromotion des Fehlers * Wahrscheinlichkeit der Fehlererkennung * Aufwand zur Fehlerbehebung = Risikoprioritätszahl
Was ist der Unterschied zwischen prozessorientierten und produktorientiertem Projektmarketing und wie wirkt sich das aus?
- Prozessorientiert
- Vermarktung des Projektes selbst
- Schaffung einer „Projektkultur“ (Logos, Events, Projektzeitung)
- „Tu Gutes und sprich darüber“
- Produktorientiert
- Richtet sich nur auf das Produkt oder eine Dienstleistung
- Klassisches Marketing
- Richtet sich nur auf das Produkt oder eine Dienstleistung
- Aus Sicht des PL => jede Anspruchsgruppe ist „Kunde“
- Voraussetzung guten Marketings: Denken in Kundennutzen
Welche Kommunikationsinstrumente des Projektmarketings kennen sie?
- Klassische Kommunikation (Above-The-Line)
- Printwerbung (Inserate, Advertorials)
- Flyer, Prospekte, Kataloge (zB Firmenzeitung)
- TV- und Radio
- Aussenwerbung (Plakate, Citylights, Megaboards, etc.)
- Online-Anzeigen (Banner, AdWords, …)
- Eventsponsoring
- Pressekonferenzen
- Nicht-Klassische Kommunikation (Below-The-Line)
- PR (Öffentlichkeitsarbeit)
- Promotions (Verkaufsförderung)
- Sponsoring
- Direct Marketing
- Dialog Marketing (Mailings, Telefonverkauf, SMS, …
- Direktwerbung
- Sponsoring
- Eventmarketing
- Gewinnspiele
- Product-Placement
- Social Media
- Redaktionelle Beiträge (Print, TV, Radio)
- Vertrieb
- Persönlicher Verkauf
- Public Affairs
- strategisches Management der Außenbeziehung eines Unternehmens an der Schnittstelle zwischen Politik, Wirtschaft & Gesellschaft
- „Außenpolitik“ eines Unternehmens
- Soll potenziell negative Auswirkungen von Politik und Gesellschaft begrenzen
- Beziehungen gegenüber Umfeld (Politik, Verwaltung, gesellschaftliche Einflussgruppen) organisieren und verbessern um die Interessen von Unternehmer/Mitarbeiter/Mitglieder im politischen Umfeld zu vertreten und zu vermitteln
- Lobbying
- beabsichtigte Beeinflussung von politischen Entscheidungsprozessen durch Personen, die selbst nicht an diesen Entscheidungen beteiligt sind
- Informationen und Argumente werden in den politischen Meinungsbildungsprozess eingebracht, um Entscheidungen zu
- Forcieren
- Unterstützen
- Verhindern
- Beschleunigen
- Verzögern
- partiell abzuändern
- direktes Gespräch mit Entscheidungsträger/innen
- auch indirekte Maßnahmen zur Beeinflussung von politischen Entscheidungen wie Öffentlichkeitsarbeit, Strategische Allianzen, Cross-Lobbying ua.
- Corporate Social Responsibility
- Stakeholder Management
- Lobbying
Welche Instrumente des Projektabschlussmarketings kennen Sie?
- Aufgebaute Umfeld-Beziehungen wieder beenden
- Abschlussveranstaltung mit Team und Auftraggeber; Danken
- Ergebnisse bekannt geben (Medien; PK)
- Interne Feiern
In welchem Instrument werden allgemein die wesentlichen Dokumente verwaltet?
- Projekthandbuch
- Dokumentation von
- Projektauftrag
- Projektdefinition
- Protokolle
- Projektfortschrittsberichte
- Projektabschlussbericht
- Alles was sonst noch dazugehört
- Oft digitaler Ordner
- Aufwand in Relation zum Projekt beachten
- Dokumentation von
Was sind die wichtigsten Instrumente der Information in Projekten
- Persönliche Kommunikation (innen & außen)
- Sachebene
- Persönliche Ebene
- Strukturelle Ebene
- Berichtwesen (Projekthandbuch)
- Projektdokumentation
- Produktdokumentation
Welche Inhalte einer Anspruchsgruppenanalyse kennen sie?
- = Umfeldanalyse
- Basis für professionelles Projektmarketing
Was ist der Ausgangspunkt für die rasche Veränderung
- Konfliktfähigkeit
- Kreative Unruhe
- Zusammengehörigkeitsgefühl
- Sinnvermittlung
- Kommunikation
Wie charakterisieren Sie Veränderungsprozesse?
- Komplex
- Intensiv
- Aufwändig
- Kommunikativ
Welche Regeln im Umgang mit Veränderung kennen Sie?
- Schaffung inhaltlicher Grundlagen
- Big-Change-Picture schaffen
- Unterschiedliche Wahrnehmungen erkennen und in Einklang bringen
- Prozessorganisation
- Interessengruppen müssen eingebunden werden
- Personalmanagement muss Rahmenbedingungen schaffen (Trainings, Workshops, …)
- Autorität
- Leitungsebene muss Prozess mit Persönlichkeit und Macht unterstützen und durchsetzen
- Erfolgswahrnehmung
- Veränderungserfolge müssen dargestellt und kommuniziert werden.
Was wird von Changemanagern erwartet?
- Strategische Kompetenz
- Soziale Kompetenz
- Persönlichkeit
- Konfliktlösungskompetenz
-
- 1 / 90
-
Lernkarten
Was ist der Nutzen von Konflikten?
- Klärung
- Erneuerung
- Bewahrung
- Einigung
Welche Punkte sind für eine gelungene Sitzung zu berücksichtigen
- Teamsitzungen sind kostspielig
- Vorbereitung
- Dokumentation
- Einladung
- Themen/Ziele Erwartungen an TN
- Punkt für Punkt abarbeiten
- Oder Konzentration auf 1 zu bewältigendes Thema
- Moderationsmethoden anwenden
- Ergebnisse dokumentieren
- An Vorgesetzte / Kollegen
- Dient auch nächstem Meeting als Unterlage
- Information/Inhalte/Vorgehensweisen an andere weitergeben
Nennen Sie einige der wichtigsten Kriterien der Projektsteuerung.
- Bedarf
- Durchführung des Projektes noch gerechtfertigt?
- Rahmenbedingungen verändert?
- Konzept
- Werden Zielsetzung/Strategie von allen geteilt
- Termin-, Qualitäts- und Kostentreue
- Bis dato?
- In Zukunft?
- Kapazitätsauslastung
- Quantitativ und qualitativ
- Überhänge/Engpässe an MA
- Werden sie dieses Projekt verlassen? Gibt es Ersatz?
- Quantitativ und qualitativ
- Kooperation
- Wie ist bisherige Zusammenarbeit?
- Nutzen
- Sind Erwartungen bereits erfüllt?
- Folgen
- Gibt es unbeabsichtigte Nebenwirkungen?
Nennen sie einige Instrumente des Projektcontrollings.
- Projektstrukturplan (Quantität Leistung)
- Qualitätsplan (Qualität)
- Balkenplan (Termine)
- Auslastungsdiagramm (Ressourcen)
- Kostentabellen (Kostenvergleich)
- Spezifische Kennzahlen (Auf Grund Erfahrungen Vergleich zu anderen Projekten)
Welche Kontrollindizes gibt es und was ist ihr Vorteil
- Kontrollindizes sind Maßstabswerte für den innerbetrieblichen Vergleich
- Indexwert <1 guter Projektfortschritt
- Indexwert >1 schlechter Projektfortschritt (unter Plan sein)
- Kontrollindizes ermöglichen PL einen rechtzeitigen Eingriff in Projektsteuerung
- Indizes (auf x/y-Achse)
- Abweichung (Termin/Aufwand – Termin/Kosten)
- Vergleich (Plankosten, Fertigstellungsindex, Planaufwand)
- Leistung (Kosten/Leistung)
Worauf ist bei der organisatorischen Einbindung des Projektcontrollers zu achten?
- Projektcontroller muss zum Team gehören, weil ihm sonst nur Positives gemeldet werden würde
- Steht dem Team beratend und unterstützend zur Verfügung
- Soll als Helfer anerkannt werden
- Soll regelmäßig an der Teamarbeit teilnehmen
- Rolle wird übernommen von:
- Projektleiter
- Projektauftraggeber
- eigener Controller (macht oft mehrere Projekte gleichzeitig)
- extern Beauftragter
Wie definiert sich Risiko?
- Unsicherheit des Zielerreichens
- „Ein Risiko ist ein unsicheres Ereignis oder eine Bedingung, dessen/deren Eintreten (oder nicht Eintreten) positive oder negative Auswirkungen auf das gesamte Projekt oder auf eines der Ziele des Projekts hat.“
- Risiko = Eintrittswahrscheinlichkeit x Schadenhöhe
- Chance = Eintrittswahrscheinlichkeit x Nutzen
- Vorprojektphase
- Risikoanalyse (Identifikation der Risiken)
- Spätestens in der Spezifikationsphase!!
- Risikoaanalyse => Risikobewertung => Riskoplanung => Risikocontrolling
Welche Arten von Projektrisiken gibt es?
- 6 Risikogruppen
- Projektaufgabe
- Fachlicher Wandel
- Emotionales Umfeld
- Einsatz und Arbeit mit Projektmanagement
- Person des Projektleiters selbst
- Sonstiges Umfeld
Welche Methoden der Risikoanalyse gibt es?
- Studium technischer Pläne
- Fehlerbaummethode
- Analyse anhand PSP
- Einsatz von Checklisten
- Mitarbeiterbefragung
- Anspruchsgruppenanalyse
- Projekt-Umfeldanalyse
- Besichtigungsanalysen
- Organisationsanalyse
- Analyse relevanter Rechtsnormen
- Dokumentenanalyse
Wie errechnet sich die Risikoprioritätszahl und was sagt sie aus?
- = Ausfallseffektanalyse
- Ursache – Wirkung – Ansatz
- Skala von 1 – 10
- Eintrittswahrscheinlichkeit * Machtpromotion des Fehlers * Wahrscheinlichkeit der Fehlererkennung * Aufwand zur Fehlerbehebung = Risikoprioritätszahl
Was ist der Unterschied zwischen prozessorientierten und produktorientiertem Projektmarketing und wie wirkt sich das aus?
- Prozessorientiert
- Vermarktung des Projektes selbst
- Schaffung einer „Projektkultur“ (Logos, Events, Projektzeitung)
- „Tu Gutes und sprich darüber“
- Produktorientiert
- Richtet sich nur auf das Produkt oder eine Dienstleistung
- Klassisches Marketing
- Richtet sich nur auf das Produkt oder eine Dienstleistung
- Aus Sicht des PL => jede Anspruchsgruppe ist „Kunde“
- Voraussetzung guten Marketings: Denken in Kundennutzen
Welche Kommunikationsinstrumente des Projektmarketings kennen sie?
- Klassische Kommunikation (Above-The-Line)
- Printwerbung (Inserate, Advertorials)
- Flyer, Prospekte, Kataloge (zB Firmenzeitung)
- TV- und Radio
- Aussenwerbung (Plakate, Citylights, Megaboards, etc.)
- Online-Anzeigen (Banner, AdWords, …)
- Eventsponsoring
- Pressekonferenzen
- Nicht-Klassische Kommunikation (Below-The-Line)
- PR (Öffentlichkeitsarbeit)
- Promotions (Verkaufsförderung)
- Sponsoring
- Direct Marketing
- Dialog Marketing (Mailings, Telefonverkauf, SMS, …
- Direktwerbung
- Sponsoring
- Eventmarketing
- Gewinnspiele
- Product-Placement
- Social Media
- Redaktionelle Beiträge (Print, TV, Radio)
- Vertrieb
- Persönlicher Verkauf
- Public Affairs
- strategisches Management der Außenbeziehung eines Unternehmens an der Schnittstelle zwischen Politik, Wirtschaft & Gesellschaft
- „Außenpolitik“ eines Unternehmens
- Soll potenziell negative Auswirkungen von Politik und Gesellschaft begrenzen
- Beziehungen gegenüber Umfeld (Politik, Verwaltung, gesellschaftliche Einflussgruppen) organisieren und verbessern um die Interessen von Unternehmer/Mitarbeiter/Mitglieder im politischen Umfeld zu vertreten und zu vermitteln
- Lobbying
- beabsichtigte Beeinflussung von politischen Entscheidungsprozessen durch Personen, die selbst nicht an diesen Entscheidungen beteiligt sind
- Informationen und Argumente werden in den politischen Meinungsbildungsprozess eingebracht, um Entscheidungen zu
- Forcieren
- Unterstützen
- Verhindern
- Beschleunigen
- Verzögern
- partiell abzuändern
- direktes Gespräch mit Entscheidungsträger/innen
- auch indirekte Maßnahmen zur Beeinflussung von politischen Entscheidungen wie Öffentlichkeitsarbeit, Strategische Allianzen, Cross-Lobbying ua.
- Corporate Social Responsibility
- Stakeholder Management
- Lobbying
Welche Instrumente des Projektabschlussmarketings kennen Sie?
- Aufgebaute Umfeld-Beziehungen wieder beenden
- Abschlussveranstaltung mit Team und Auftraggeber; Danken
- Ergebnisse bekannt geben (Medien; PK)
- Interne Feiern
In welchem Instrument werden allgemein die wesentlichen Dokumente verwaltet?
- Projekthandbuch
- Dokumentation von
- Projektauftrag
- Projektdefinition
- Protokolle
- Projektfortschrittsberichte
- Projektabschlussbericht
- Alles was sonst noch dazugehört
- Oft digitaler Ordner
- Aufwand in Relation zum Projekt beachten
- Dokumentation von
Was sind die wichtigsten Instrumente der Information in Projekten
- Persönliche Kommunikation (innen & außen)
- Sachebene
- Persönliche Ebene
- Strukturelle Ebene
- Berichtwesen (Projekthandbuch)
- Projektdokumentation
- Produktdokumentation
Welche Inhalte einer Anspruchsgruppenanalyse kennen sie?
- = Umfeldanalyse
- Basis für professionelles Projektmarketing
Was ist der Ausgangspunkt für die rasche Veränderung
- Konfliktfähigkeit
- Kreative Unruhe
- Zusammengehörigkeitsgefühl
- Sinnvermittlung
- Kommunikation
Wie charakterisieren Sie Veränderungsprozesse?
- Komplex
- Intensiv
- Aufwändig
- Kommunikativ
Welche Regeln im Umgang mit Veränderung kennen Sie?
- Schaffung inhaltlicher Grundlagen
- Big-Change-Picture schaffen
- Unterschiedliche Wahrnehmungen erkennen und in Einklang bringen
- Prozessorganisation
- Interessengruppen müssen eingebunden werden
- Personalmanagement muss Rahmenbedingungen schaffen (Trainings, Workshops, …)
- Autorität
- Leitungsebene muss Prozess mit Persönlichkeit und Macht unterstützen und durchsetzen
- Erfolgswahrnehmung
- Veränderungserfolge müssen dargestellt und kommuniziert werden.
Was wird von Changemanagern erwartet?
- Strategische Kompetenz
- Soziale Kompetenz
- Persönlichkeit
- Konfliktlösungskompetenz
Wie wird ein Projekt definiert?
- Abgrenzbar vom Prozess
- Befristet (klarer Start- und Endtermin)
- komplex
- neuartig (für Projektteam und MA)
- klar definierte Ziele und Nicht-Ziele
- riskant
- strategisch bedeutsam
- dynamisch
Welche Aufgaben sind in einem Projekt zu erledigen?
- Projektplanung
- Projektdefinition
- Umfeldanalyse – Umfeldbeziehungen
- Risiko
- Aufgabengliederung
- Arbeitsaufträge
- Qualität, Termine, Kosten, Finanzen
- Ressourcen
- Projektorganisation
- Rollendefinition
- Aufgabenzuordnung
- Projektmarketing
- Einbeziehung/Abgrenzung anderer Bereiche
- Kommunikation innerhalb des Projektteams & mit dem Umfeld
- Steuerung der Umfeldbeziehungen
- Analyse der Anspruchsgruppen
- Führung des Projektteams
- Auswahl der Teammitglieder
- Förderung der Teammitglieder und der Zusammenarbeit
- Gestaltung des Arbeitsumfeldes
- Zielvereinbarungen und Feedback
- Teamprozesse anstoßen
- Projektcontrolling
- Überwachung des Gesamtprojektes
- Planung der Ressourcen und deren Einsetzung
- Risikomanagement
Prüfung der Projektziele
Welche Elemente hat der Problemlösungszyklus?
- Kann als grundlegende Möglichkeit verstanden werden, um Probleme zu lösen.
- Zielsuche
- Situationsdarstellung
- Ziele, Bewertungskriterien
- Lösungssuche
- Lösungsmöglichkeiten suchen
- Untersuchung der Lösungsmöglichkeiten
- Lösungsauswahl
- Bewertung
- Entscheidung
Welche Interessensgruppen sind allgemein in Projekten zu berücksichtigen?
Welche Phasen durchläuft ein Teambuilding-Prozess und wie gestalten sie diesen?
- Forming
- Formierungsphase
- Beschnüffeln, Kennenlernen
- Unterschiedliche Interessen und Ziele der TN
- Verhaltensmuster werden ausprobiert
- Storming
- Konfliktphase
- Konkurrenzkampf, Grenzen austesten und ziehen
- Wiederstand gegen andere Meinungen
- Rangordnung wird festgelegt
- Norming
- Normierungsphase
- Gruppenzusammenhalt entwickelt sich
- Regeln werden festgelegt und werden von allen akzeptiert
- Einzelne Ziele werden gemeinsamer Aufgabe untergeordnet
- Performing
- Leistungsphase
- Rollenverständnis flexibel und funktional
- Maßnahmen zur Zielerreichung werden gemeinsam umgesetzt
- Toleranz
- Produktivität
- Verschmelzung
- Adjourning
- Auflösungsphase
Wie definieren sich die Rollen des Projektauftraggebers?
- Meist Führungskräfte / Vorstand / Geschäftsführung
- Als Initiator muss er das Ergebnis verantworten
- Ziel:
- Repräsentation seiner Interessen am Projekt
- Planerfüllung
- Zeit
- Ressourceneinsatz
- Qualität
- Strategie:
- Durchsetzung seiner Ziele
- Motivierung der MA (Eigenverantwortung)
- Schafft günstige Rahmenbedingungen
- Kooperiert & überzeugt Entscheider
- Aufgaben:
- Stellt Ressourcen/Personal/Budget zur Verfügung
- Erteilt den Auftrag an den Projektleiter
- Genehmigt Änderungen
- Verhaltenserwartungen:
- Sanktionen bei Gefährdung der Projektziele
- Wahrt den Gesamtüberblick
- Lässt das Team selbstständig arbeiten (greift nur bei Bedarf ein)
- Kontrolle Fortschritt
- Projektabnahme
- Kompetenz:
- Er entscheidet über Projektressourcen
- Beeinflusst Projektablauf
Wie definieren sich die Rollen des Projektleiters?
- Steht im Mittelpunkt der Abwicklung
- Verantwortlich für die Zielerreichung (was/wieviel/wann)
- Fachlich Versiert im PM
- Ziele:
- Erfolgreiche Zielerreichung mit Einhaltung aller geforderten Ansprüche Spannungsdreieck)
- Strategien:
- Erledigt Aufgaben im Team
- Überzeugt Entscheider
- Kooperiert mit relevanten Anspruchsgruppen
- Aufgaben:
- Zieldefinition
- Projektplanung
- Projektorganisation
- Projektplanung
- Projektteamführung
- Verhaltenserwartungen:
- Kommunikation mit allen Beteiligten
- Beurteilung der Teammitglieder
- Wahrt Überblick
- Abstimmung mit PA
- Kompetenzen:
- Eigenverantwortliches Handeln
- Trifft wesentliche Entscheidungen
- Ressourcenplanung
- Teamplanung
Wann ist die Installation eines Projektbeirates sinnvoll?
- Bei großen Projekte die mehrere Abteilungen betreffen
- Mitglieder aus der Führungseben mit den notwendigen Kompetenzen
- Entscheidungskompetenz
- Ressourcen
- Aufgaben:
Unterstützung und Schlichtung bei bereichsübergreifenden Problemen
Welche Projektorganisationsformen gibt es?
- Reine Projektorganisation
- Matrix-Projektorganisation
- Einfluss-Projektorganisation
Was sind die spezifischen Eigenschaften der einzelnen Organisationsformen?
- Reine Projektorganisation
- Eigenes Projektteam
- Kein Bezug zur Linie
- Projektleiter: Personell und fachlich überstellt
- Matrix-Projektorganisation
- Mitarbeiter verbleiben in der Linie
- Projektleiter: Fachliche Leitung, keine Mitarbeiter-Führungs-Kompetenz
- Kaum in der Praxis
- Konfliktpotenzial, da Mitarbeiter doppelt unterstellt
- Einfluss-Projektorganisation
- Einfachste Variante
- Kein eigenes Projektteam
- Projektleiter = Stabstelle zwischen Geschäftsführung und Projekt
- Sammelt Daten aus versch. Abteilungen
- Abteilungsleiter hat alle Kompetenzen
Wann kommen welche Organisationsformen zum Einsatz?
- Einfluss
- Einfache Projekte
- Zu Beginn von komplexen Projekten (Definitionsphase)
- Reine
- Langfristige Projekte
- Projekte mit hohem Risiko
- Matrix
- Stark abteilungsübergreifender Projekte
- Hohe Anzahl gleichzeitig laufenden Projekte
Wie beeinflusst der Phasenverlauf von Projekten die Projektorganisationsform?
- Organisationsform an die Intensität des Status anpassen
- Definitionsphase
- Einfluss-Projektorganisation
- Wenig Aufwand da nicht sicher ob Projekt realisiert wird
- Konzeptionsphase
- Matrix-Projektorganisation
- Zusammenfassung aller relevanten Stellen ohne Personalversetzung
- Spezifikationsphase
- Reine Projektorganisation
- Projekt ist so bedeutsam, dass ein eigenes Projektteam angebracht ist
- Realisierungsphase
- Reine Projektorganisation
- Konzentration aller MA auf das Projekt
- Einsatzphase
- PM in Linie (Implementierung)
- Wartung & Weiterführung wird von Linie übernommen
Was ist der Unterschied zwischen den Phasen des Projektmanagements und den einzelnen Projektphasen?
- Projektmanagement-Phasen beziehen sich auf das Projektmanagement als Aufgabe im Projekt.
- Start
- Abwicklung
- Koordination/Veränderung
- Abschluss
- Die Projektphasen betreffen die wertschöpfenden Aktivitäten des Projektes hinsichtlich des zu erreichenden Projektgegenstands (Abschnitte des Objektlebenszyklus)
- (Definition)
- Konzeption
- Spezifikation
- Realisierung
- Implementierung
- (Systemoptimierung)
Welche Planungsinstrumente kann man für die Ablauf- und Terminplanung heranziehen?
- Balkenplan
- Meist verbreitetes Instrument
- Grafische Darstellung Aufgaben/Termine
- Übersichtlich
- Chronologische Listung
- Start/Endtermin + Dauer der Aufgaben
- Vernetzter Balkenplan
- Ablauflogische oder ressourcenbedinge Abhängigkeiten werden aufgezeigt
- Kritische Wege werden Sichtbar
- Mögliche Endterminverschiebung wird sichtbar
- Erst wenn der letzte Vorgang abgeschlossen ist, ist das Projekt abgeschlossen!
- Terminliste / Meilensteinliste
- Festhalten wichtiger Ereignisse im Projektverlauf
- Meilensteine / Endtermine werden fixiert (immer t=0)
- Netzplan
- Präzises aber aufwendiges Planungstool
- Nur große und komplexe Projekte
- Grafische Darstellung gibt gute Übersicht über das Projekt
- Komplette Planung + vorzeitige Entscheidungen sind nötig
- PERT-Methode (Ereigniss-Knoten-Plan)
- MPM-Methode (Vorrangsknoten-Netzplan)
- Für eine Ablaufplanung: Ablaufdiagramm und Phasenplan
- Für eine Terminplanung: Phasenplan
- Im Phasenplan werden Phasen, Meilensteine und Arbeitspakete auf einer Zeitleiste dargestellt
- Im Ablaufdiagramm werden Abläufe in der Entscheidungsfindung, Fragen über die Erreichung von Zielen/Meilensteinen grafisch dargestellt.
- Wesentlicher Unterschied: Zeitkomponente & logische Abfolge (Reihenfolge) der Arbeitspakete
Wie erstellt man eine Kostenplanung und welche Aufgaben hat dabei der Projektstrukturplan?
- Die Kostenplanung wird Basis des PSP erstellt
- Kostenschätzung pro Arbeitspaket
- Arbeitspaketkostenplan (detaillierte Kostenaufstellung)
- Auf Basis der Kostenpläne können Finanzierungspläne erstellt werden
Welche Informationen können einem Funktionendiagramm entnommen werden?
- Rollendefinition im Team
- Aufgabenverteilung
- Zusammenarbeit
- Informationsfluss
- Die Zuordnung der Funktionen wird mittels Codes vorgenommen
Wodurch unterscheidet sich ein klassisch-autoritärer Führungsstil von einem zur Förderung der Autonomie der Mitarbeiter?
- Klassisch-autoritär
- Führungskraft entscheidet alles alleine
- Mitarbeiter haben kein Mitspracherecht
- Förderung der Autonomie
- Führungskraft dient als Mediator
- Mitarbeiter treffen die Entscheidungen
- Führungskraft vertritt die Entscheidungen nach außen
Welche Elemente hat eine effektive Kommunikation, ein effektives Mitarbeiter-Gespräch?
- Bilanz ziehen
- Feedback geben (Feedback ist nie bewertend!)
- klare Zielvorgaben vereinbaren
- Förderung des Mitarbeiters
- Mitarbeiter-Gespräch
- Intensive Vorbereitung durch Mitarbeiters und Führungskraft
- 4 Augen-Gespräch
- Ungestört
- Ca. 2 Std
- Entwicklung des Mitarbeiters
- Förderung des Mitarbeiters
- Klare Zielvereinbarungen für den Mitarbeiter
- Regelmäßig (alle 6 - 12 Monate)
Nennen sie 3 typische Projektkommunikationsmeetings.
- Meilensteinreview
- Projektauftraggebersitzung
- Projektcontrollingsitzung
- Projektkernteamsitzung (Jour Fixe)
Welche Inhalte sind bei einer Rollenbeschreibung generell zu beschreiben?
- Aufgaben, Verantwortung, Kompetenz (Handlung & Entscheidung)
- Verantwortung und Kompetenz müssen in der Waage sein
