Projektmanagement

1. Gefühl der Dringlichkeit erwecken
2. Ein Leitungsteam zusammenstellen
3. Eine Zielvorstellung & Strategie für Veränderung entwickeln
4. Um Verständnis und Akzeptanz werben
5. Anderen Handlungsfreiräume sichern
6. Für kurzfristige Erfolge sorgen (Quick.Wins)
7. Nicht loslassen (mit Nachdruck dranbleiben)
8. Neue Kultur entwickeln & alte Traditionen ablösen

• Konfliktfähigkeit
• Kreative Unruhe
• Zusammengehörigkeitsgefühl
• Sinnesvermittlung
• Kommunikation

• Durchführung im Team
• Weiche (Team/Umwelt/Organisation) und harte Faktoren (Qualität/Leistung/Kosten/Ressourcen/Termine) controllen (überwachen/steuern/eingreifen)
• Dokumentation
• Regelmäßige & konsequente Durchführung
• Zyklischer Prozess für „Lessons-Learned“ nutzen (PDCA)
• Soll-Ist-Vergleich machen
• Zyklische Abstimmung Projektteam und Projektauftraggeber

• Detailierungsgrad der Planung entspricht Controlling
• Methodeneinsatz: Entscheidung beim Projektleiter
• Aktualität vor Genauigkeit
• Konzentration auf Engpassressourcen un dKostentreiber
• zyklisch
• Controlling \(\neq\) Kontrolle & Koordination

• Koordination des Planungsprozess‘ (Strukturen und Termine werden vorgegeben)
• Hinterfragt periodisch die Höhe und die Ursache von Abweichungen
• Unterstützt bei Definition bei Maßnahmen zur Zielerreichung
• Bietet betriebswirtschaftliche-Beratung
• Projektkontrolle & -steuerung
  • Soll-Ist-Vergleich
  • AP-Fortschritte werden angesehen
  • Projektstatusberichte
  • Projektdokumentation
  • Harte & weiche Faktoren
  • Projektcontrollingsitzungen abhalten
  • Projektauftraggebersitzungen abhalten
• Leistung/Qualität/Termin/Ziele/soziales Umfeld/Kosten/Ressourcen/Risiko

• Risikoarten
  • Leistungsrisiko
  • Zeitrisiko
  • Kostenrisiko (=Ressourcenrisiko)
• Bewertung
  • r=w*a (Wahrscheinlichkeit * Auswirkung ^{(Einheit Geld oder Zeit)})

• Maslow-Bedürfnispyramide
  • Eine Ebene muss befriedigt sein, um auf die nächste Ebene zu kommen
  • Physiologisch => Sicherheit => Sozial => Wertschätzung => Selbstverwirklichung

• Schnell kommunizieren
• Mitarbeiter direkt informieren
• Dinge beim Namen nennen
• Sagen, warum etwas „wie“ ist
• KISS
• Unsicherheit vermeiden
• Einfühlsam sein (Empathie)
• Nutzen
• Attraktivität für den einzelnen
• Angst & Abwehr „heilen“

• Management von Veränderungen
• laufende Anpassung von Unternehmensstrategien und -strukturen an veränderte Rahmenbedingungen
• alle Aufgaben, Maßnahmen und Tätigkeiten, die eine
  • umfassende
  • bereichsübergreifende und
  • inhaltlich weitreichende
• Veränderung –
  • zur Umsetzung
    • neuer Strategien,
    • Strukturen
    • Systeme,
    • Prozesse oder
    • Verhaltensweisen –
  • in einer Organisation bewirken sollen

• Orientierungslosigkeit
• Zukunftsängste
• Suche nach Sinn
• Psychologische Überforderung
• Stresssymptome
• BurnOut (WorstCase)

• PDCA
• Analyse Ist-Zustan
  • Erkennen Status Quo
• Probleme/Aufgaben/Bedarf
  • welche Chancen/Risken gibt es
  • Widerstand
  • SWOT-Analyse
• Konzept/Strategie
  • Ziele/Nicht-Ziele definieren
  • Kommunikationsmanagement
  • Was wollen wir?
• Implementierung/Umsetzung
  • Wie erreichen wir die Ziele?
  • Projektmanagement
    • Umweltanalyse
    • PSP
    • Alles, was unter PM hineinfällt
• Ziel/Soll-Zustand
  • Wo wollen wir hin?
  • Messbarkeit

• Keine Veränderung ohne Widerstand
  • Nicht das Auftreten, sondern das Ausbleiben von Widerstand gibt Anlass zur Besorgnis
• Enthält immer eine verschlüsselte Botschaft
  • Ursache: auf der emotionalen Ebene
    • Ängste
    • Bedenken
• Nichtbeachtung von Widerstand führt zu Blockaden
• Voraussetzung für Veränderung sind noch nicht gegebenen
  • Nicht den Druck erhöhen, sondern nochmals über die Bücher gehen
  • Voraussetzungen prüfen
• Nicht gegen den Widerstand, sondern mit ihm (Judo-Prinzip)
  • Druck wegnehmen (dem Widerstadn Raum geben)
  • Zuhören
  • In den Dialog gehen
  • Ursachen erforschen (4-Augen-Gespräch) (immer Emotion!)
  • Notwendigkeit und Sinn des Wandels vermitteln
  • Vorgehen festlegen (gemeinsame Absprache)

• Weiterentwicklungspotenzial vs wirtschaftliche Bedeutung der Technologie
• Relative Technologieposition (Vorsprung/Rückstand) vs Bedeutung der Technologie am Markt
  • KnowHow verkaufen
  • Technolgoie zukaufen
  • Rückstand aufholen
  • Stärken nutzen

• Brainstorming/Brainwriting (Sammeln)
• Selektion nach Realisierbarkeit (zb was ist Nicht-Projekt) /Ausmisten
• Was bleibt über / kritisch hinterfragen (Ansätze herausfinden, was gehen wir an)

(ACHTUNG! FALSCHE BEZEICHUNG FÜR EINE EVALUIERUNG DER ERGEBNISSE AUS EINER KREATIVITÄTSTECHNIK!)

• Interrolle (unterschiedliche Erwartung an mehrere Rollen einer Person)
  • Zb Angestellte und Mutter
• Intrarolle (unterscheidliche Erwartungen an eine Rolle)
  • Zb Ehrlichkeit (Kunde) und Verkaufssteigerung (GF)

• Im Phasenplan werden Phasen, Meilensteine und Arbeitspakete auf einer Zeitleiste dargestellt

• Studie über Faktoren, die zu extremer Zufriedenheit und extremer Unzufriedenheit im Jon führen.
• Der Bedürfnispyramide nach Maslow abgeleitet und gegenübergestellt
• Hygienefaktoren allein reichen nicht aus. Motivatoren müssen vorhanden sein!
• Motivatoren
  • Erfolgserlebnis
  • Anerkennung
  • Arbeit selbst
  • Verantwortungsgefühl
  • Fortschritt & Wachstum
• Hygienefaktoren
  • Firmenpolitik und Verwaltung
  • Technische Kompetenz der Vorgesetzten
  • Persönliche Beziehung zum Vorgesetzten
  • Arbeitsbedingungen

• Primäraktivitäten sind die Tätigkeiten, die einen direkten wertschöpfenden Beitrag zur Erstellung eines Produktes oder einer Dienstleistung liefern.
• Unterstützungsaktivitäten sind Tätigkeiten, die für die Ausübung der primären Aktivitäten die notwendige Voraussetzung sind. Sie liefern somit einen indirekten Beitrag zur Erstellung eines Produktes oder einer Dienstleistung.
• Ziel: Rationalisierungs- und Differenzierungspotenziale aufdecken, die als Basis für eine effizientere Gestaltung der unternehmensinternen Prozesse dienen.
• Zeit und Kosten werden gespart
• Wettbewerbsvorteile werden generiert

• Public Affairs
  • strategisches Management der Außenbeziehung eines Unternehmens an der Schnittstelle zwischen Politik, Wirtschaft & Gesellschaft
  • „Außenpolitik“ eines Unternehmens
  • Soll potenziell negative Auswirkungen von Politik und Gesellschaft begrenzen
  • Beziehungen gegenüber Umfeld (Politik, Verwaltung, gesellschaftliche Einflussgruppen) organisieren und verbessern um die Interessen von Unternehmer/Mitarbeiter/Mitglieder im politischen Umfeld zu vertreten und zu vermitteln
• Lobbying
  • Teil von Public Affairs
  • beabsichtigte Beeinflussung von politischen Entscheidungsprozessen durch Personen, die selbst nicht an diesen Entscheidungen beteiligt sind
  • Informationen und Argumente werden in den politischen Meinungsbildungsprozess eingebracht, um Entscheidungen zu
    • Forcieren
    • Unterstützen
    • Verhindern
    •  Beschleunigen
    • Verzögern
    • partiell abzuändern
  • direktes Gespräch mit Entscheidungsträger/innen
  • auch indirekte Maßnahmen zur Beeinflussung von politischen Entscheidungen wie Öffentlichkeitsarbeit, Strategische Allianzen, Cross-Lobbying ua.

• Laut Definition nach ISO 10006 sind Stakeholder eines Projektes alle Personen, die ein Interesse am Projekt haben oder von ihm in irgendeiner Weise betroffen sind.
• Aktive Stakeholder arbeiten direkt am Projekt mit (z. B. Teammitglieder) oder sind direkt vom Projekt betroffen (z. B. Kunden, Lieferanten, Unternehmensleitung). Üblicherweise werden aktive Stakeholder nach folgenden Gruppen in der Projektumfeldanalyse strukturiert:
• Projektleiter
• Projektmitarbeiter (Kernteam und erweitertes Projektteam)
• Kunden, Benutzer
• Auftraggeber
• Sponsoren, Macht- und Fachpromotoren
• Passive Stakeholder sind von der Projektdurchführung oder den Projektauswirkungen nur indirekt betroffen (Interessenvertretungen, Anwohner bei einem Bauprojekt, Familienmitglieder der Projektmitarbeiter, Verbände etc.).
• Die Unterscheidung in aktive und passive Stakeholder dient der Strukturierung der verschiedenen Stakeholder und unterstützt damit den Identifikationsprozess. Anschließend wird die Wichtigkeit für das Projekt über die Stakeholderanalyse bestimmt. Dabei werden die Faktoren Einfluss auf das Projekt (Macht) und Einstellung zum Projekt (Ziele) untersucht. Das Ergebnis der Stakeholderanalyse ist der Grundstein für den Kommunikationsplan.

• Nach der DIN 69901 steht Projektcontrolling für die „Sicherung des Erreichens der Projektziele durch: Soll-Ist-Vergleich, Feststellung der Abweichungen, Bewerten der Konsequenzen und Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen, Mitwirkung bei der Maßnahmenplanung und Kontrolle der Durchführung.“
• Alle Pläne und Analysen
  • Projektstrukturplan
  • Phasenplan
  • Kosten- Ressourcen-Plan
  • Meilensteinplan
  • Ablaufplan
  • Balkenplan
  • Umweltanalyse
  • SWOT-Analyse
  • Risikoanalyse
  • Anspruchsgruppenanalyse
  • Boston I Portfolio
  • Technologie Portfolio
  • McKinsey Portfolio (Marktattraktivität vs relativer Wettbewerbsvorteil)
  • Stundensatzkalkulation (inkl. Zuschlagskalkulation)
  • Maschinenstundensatzkalkulation

• Teamsitzungen sind kostspielig
• Vorbereitung
• Dokumentation
• Einladung
  • Themen/Ziele Erwartungen an TN
• Punkt für Punkt abarbeiten
  • Oder Konzentration auf 1 zu bewältigendes Thema
• Moderationsmethoden anwenden
• Ergebnisse dokumentieren
  • An Vorgesetzte / Kollegen
  • Dient auch nächstem Meeting als Unterlage
• Information/Inhalte/Vorgehensweisen an andere weitergeben

• Bedarf
  • Durchführung des Projektes noch gerechtfertigt?
  • Rahmenbedingungen verändert?
• Konzept
  • Werden Zielsetzung/Strategie von allen geteilt
• Termin-, Qualitäts- und Kostentreue
  • Bis dato?
  • In Zukunft?
• Kapazitätsauslastung
  • Quantitativ und qualitativ
    • Überhänge/Engpässe an MA
    • Werden sie dieses Projekt verlassen? Gibt es Ersatz?
• Kooperation
  • Wie ist bisherige Zusammenarbeit?
• Nutzen
  • Sind Erwartungen bereits erfüllt?
• Folgen
  • Gibt es unbeabsichtigte Nebenwirkungen?

• Projektstrukturplan (Quantität Leistung)
• Qualitätsplan (Qualität)
• Balkenplan (Termine)
• Auslastungsdiagramm (Ressourcen)
• Kostentabellen (Kostenvergleich)
• Spezifische Kennzahlen (Auf Grund Erfahrungen Vergleich zu anderen Projekten)

• Kontrollindizes sind Maßstabswerte für den innerbetrieblichen Vergleich
  • Indexwert <1 guter Projektfortschritt
  • Indexwert >1 schlechter Projektfortschritt (unter Plan sein)
• Kontrollindizes ermöglichen PL einen rechtzeitigen Eingriff in Projektsteuerung
• Indizes (auf x/y-Achse)
  • Abweichung (Termin/Aufwand – Termin/Kosten)
  • Vergleich (Plankosten, Fertigstellungsindex, Planaufwand)
  • Leistung (Kosten/Leistung)

• Projektcontroller muss zum Team gehören, weil ihm sonst nur Positives gemeldet werden würde
• Steht dem Team beratend und unterstützend zur Verfügung
  • Soll als Helfer anerkannt werden
  • Soll regelmäßig an der Teamarbeit teilnehmen
• Rolle wird übernommen von:
  • Projektleiter
  • Projektauftraggeber
  • eigener Controller (macht oft mehrere Projekte gleichzeitig)
  • extern Beauftragter

• Unsicherheit des Zielerreichens
• „Ein Risiko ist ein unsicheres Ereignis oder eine Bedingung, dessen/deren Eintreten (oder nicht Eintreten) positive oder negative Auswirkungen auf das gesamte Projekt oder auf eines der Ziele des Projekts hat.“
  • Risiko = Eintrittswahrscheinlichkeit x Schadenhöhe
  • Chance = Eintrittswahrscheinlichkeit x Nutzen
• Vorprojektphase
  • Risikoanalyse (Identifikation der Risiken)
  • Spätestens in der Spezifikationsphase!!
• Risikoaanalyse => Risikobewertung => Riskoplanung => Risikocontrolling

• 6 Risikogruppen
  • Projektaufgabe
  • Fachlicher Wandel
  • Emotionales Umfeld
  • Einsatz und Arbeit mit Projektmanagement
  • Person des Projektleiters selbst
  • Sonstiges Umfeld

• Studium technischer Pläne
• Fehlerbaummethode
• Analyse anhand PSP
• Einsatz von Checklisten
• Mitarbeiterbefragung
• Anspruchsgruppenanalyse
• Projekt-Umfeldanalyse
• Besichtigungsanalysen
• Organisationsanalyse
• Analyse relevanter Rechtsnormen
• Dokumentenanalyse

• = Ausfallseffektanalyse
• Ursache – Wirkung – Ansatz
• Skala von 1 – 10
  • Eintrittswahrscheinlichkeit * Machtpromotion des Fehlers * Wahrscheinlichkeit der Fehlererkennung * Aufwand zur Fehlerbehebung = Risikoprioritätszahl

• Prozessorientiert
  • Vermarktung des Projektes selbst
  • Schaffung einer „Projektkultur“ (Logos, Events, Projektzeitung)
  • „Tu Gutes und sprich darüber“
• Produktorientiert
  • Richtet sich nur auf das Produkt oder eine Dienstleistung
    • Klassisches Marketing
• Aus Sicht des PL => jede Anspruchsgruppe ist „Kunde“
  • Voraussetzung guten Marketings: Denken in Kundennutzen

• Klassische Kommunikation (Above-The-Line)
  • Printwerbung (Inserate, Advertorials)
  • Flyer, Prospekte, Kataloge (zB Firmenzeitung)
  • TV- und Radio
  • Aussenwerbung (Plakate, Citylights, Megaboards, etc.)
  • Online-Anzeigen (Banner, AdWords, …)
  • Eventsponsoring
  • Pressekonferenzen
• Nicht-Klassische Kommunikation (Below-The-Line)
  • PR (Öffentlichkeitsarbeit)
  • Promotions (Verkaufsförderung)
  • Sponsoring
  • Direct Marketing
    • Dialog Marketing (Mailings, Telefonverkauf, SMS, …
    • Direktwerbung
  • Sponsoring
  • Eventmarketing
  • Gewinnspiele
  • Product-Placement
  • Social Media
  • Redaktionelle Beiträge (Print, TV, Radio)
• Vertrieb
  • Persönlicher Verkauf
• Public Affairs
  • strategisches Management der Außenbeziehung eines Unternehmens an der Schnittstelle zwischen Politik, Wirtschaft & Gesellschaft
  • „Außenpolitik“ eines Unternehmens
  • Soll potenziell negative Auswirkungen von Politik und Gesellschaft begrenzen
  • Beziehungen gegenüber Umfeld (Politik, Verwaltung, gesellschaftliche Einflussgruppen) organisieren und verbessern um die Interessen von Unternehmer/Mitarbeiter/Mitglieder im politischen Umfeld zu vertreten und zu vermitteln
    • Lobbying
      • beabsichtigte Beeinflussung von politischen Entscheidungsprozessen durch Personen, die selbst nicht an diesen Entscheidungen beteiligt sind
      • Informationen und Argumente werden in den politischen Meinungsbildungsprozess eingebracht, um Entscheidungen zu
        • Forcieren
        • Unterstützen
        • Verhindern
        •  Beschleunigen
        • Verzögern
        • partiell abzuändern
      • direktes Gespräch mit Entscheidungsträger/innen
      • auch indirekte Maßnahmen zur Beeinflussung von politischen Entscheidungen wie Öffentlichkeitsarbeit, Strategische Allianzen, Cross-Lobbying ua.
    • Corporate Social Responsibility
    • Stakeholder Management

• Aufgebaute Umfeld-Beziehungen wieder beenden
• Abschlussveranstaltung mit Team und Auftraggeber; Danken
• Ergebnisse bekannt geben (Medien; PK)
• Interne Feiern

• Projekthandbuch
  • Dokumentation von
    • Projektauftrag
    • Projektdefinition
    • Protokolle
    • Projektfortschrittsberichte
    • Projektabschlussbericht
    • Alles was sonst noch dazugehört
  • Oft digitaler Ordner
  • Aufwand in Relation zum Projekt beachten

• Persönliche Kommunikation (innen & außen)
  • Sachebene
  • Persönliche Ebene
  • Strukturelle Ebene
• Berichtwesen (Projekthandbuch)
• Projektdokumentation
• Produktdokumentation

• = Umfeldanalyse
• Basis für professionelles Projektmarketing

• Konfliktfähigkeit
• Kreative Unruhe
• Zusammengehörigkeitsgefühl
• Sinnvermittlung
• Kommunikation

• Komplex
• Intensiv
• Aufwändig
• Kommunikativ

• Schaffung inhaltlicher Grundlagen
  • Big-Change-Picture schaffen
  • Unterschiedliche Wahrnehmungen erkennen und in Einklang bringen
• Prozessorganisation
  • Interessengruppen müssen eingebunden werden
  • Personalmanagement muss Rahmenbedingungen schaffen (Trainings, Workshops, …)
• Autorität
  • Leitungsebene muss Prozess mit Persönlichkeit und Macht unterstützen und durchsetzen
• Erfolgswahrnehmung
  • Veränderungserfolge müssen dargestellt und kommuniziert werden.

• Strategische Kompetenz
• Soziale Kompetenz
• Persönlichkeit
• Konfliktlösungskompetenz