Organisation
Organisatorische Beziehungen Kapitel 3
Organisatorische Beziehungen Kapitel 3
Wie sieht eine Folgestruktur aus und was ist ihre Eigenheit?
Die Darstellung in Form der Folgestruktur ist eine Hybridform aus Folgeplan und geblockter Text
Welche Darstellungsformen eignen sich besonders als Dokumentation für den Anwender? (Arbeitsanweisung)
- Aufgabenfolgeplan
- Geblockte Texte
Wozu eignet sich die Darstellung der Folgestruktur besonders gut?
Als Werkzeug der Analyse und Würdigung, da diese besonders viele Informationen enthält und eine sehr verdichtete Darstellung aufweist.
Was ist eine Arbeitsanweisung?
Schriftliche und/oder grafische Dokumentation der Arbeitsschritte, sowie der einzusetzenden Sachmittel und Informationen
Wie nennt man das Ermitteln von Mengen, Zeiten, Wege, Kosten und Qualitätskennzahlen von Prozessen und Produkten?
Analyse von Prozessen
Was ist das Ziel der Analyse der Prozesse?
Ermitteln von quantifizierbaren Informationen, welche zur Würdigung der Prozessen benötigt werden
Wozu dient die Würdigung von Prozessen?
Sie unterstützt die Suche nach den Ursachen welche zu Problemen führen. Dies geschieht in dem Schwächen, Stärken, Chancen und Gefahren untersucht werden
Die Durchlaufzeit ist ein zentraler Punkt im Prozessdesign, wo kann ganz generell angesetzt werden um die Durchlaufzeiten zu verringern?
- Bearbeitungszeiten
- Transportzeiten
- Liegezeiten
Nenne zwei Möglichkeiten um die Bearbeitungszeit zu verkürzen
- Unnötige Aufgaben vermeiden
- Aufgaben gruppieren
- Weniger Varianten
- Schulung der Mitarbeiter
- Geeignete Sachmittel
Nenne zwei Möglichkeiten um die Transportzeit zu verkürzen
- Aufgaben zusammenfassen
- Technische Unterstützung
- Anordnung der Arbeitsplätze
Nenne zwei Möglichkeiten um die Liegezeit zu verkürzen
- Kompetenzen delegieren
- Genügend Kapazitäten
- Weniger Bearbeitungsstationen
- Parallelabläufe
Wie kann man vorgehen, wenn eine grundlegende Verbesserung von Prozessen gewünscht ist?
Mann sollte die Aufgaben möglicht lösungsfern betrachten
Was ist der Unterschied zwischen einer Analyse und einer Würdigung von Prozessen?
Analyse: Ermittlung von quantifizierbaren Informationen über Prozesse
Würdigung: Bewertung dieser Informationen zur Suche nach der Ursache
Welche Elemente betreffen die Aufbauorganisatorischen Regelungen?
- Stellenbildung
- Einrichtung von Leitungssystem
- Bereitstellung von Informationen
- Einrichtung von Kommunikationswegen
- Einsatz von Sachmittel
Was ist die Hauptaufgabe der Stabsstelle?
Entlastung der Instanzen
Was beinhaltet die Stellenbeschreibung?
- Bezeichnung der Stelle
- Kurze Aufgabenbeschreibung
- Verantwortungen
- Kompetenzen
- Hierarchische Stellung
- Stellvertretung
Wie lauten die wichtigsten Inhalte einer Stellenbeschreibung?
- Instanzielle Einordnung (intern)
- Ziele, Aufgaben, Kompetenzen (intern)
- Informations-, Kommunikationssystem (intern)
- Anforderungsprofil (extern)
Nenne drei Vorteile einer Stellenbeschreibung
- Vermeidung von Kompetenzstreitigkeiten
- Klare Delegation
- Klare Zuständigkeiten
- Leichtere Einarbeitung
- Leichtere Stellvertretung
- Bewertungsmasstäbe sind vorhanden
- Besetzungsbilder sind ersichtlich
Nenne drei Nachteile einer Stellenbeschreibung
- Hoher Aufwand
- Gefahr der Überorganisation
- Mangelnde Objektivität (gegenüber Funktionendiagramm)
Was versteht man unter Stellenbeschreibung?
Dokumentation von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung von Stellen
Synonym: Pflichtenheft
Welche Arten von Beziehungen gibt es in der Organisationslehre?
Aufbauorganisatorische Beziehungen
Ablauforganisatorische Beziehungen
Was versteht man unter Aufbauorganisation?
Dauerhaft wirksame Regelung über einen statischen Beziehungszusammenhang
Was versteht man unter Prozessorganisation?
Dauerhaft wirksame Regelung über dynamische Beziehungszusammenhänge
Wie lautet die Definition von Stelle?
Zusammenfassungen von Aufgaben, die quantitativ und qualitativ von einer Person bewältigt werden
Wie wird die quantitative Ermittlung des Personalbedarfs genannt?
Personalbemessung
Was versteht man unter gebundene Organisation?
Dauerhaft wirksame Regelung, die für vorhandene Menschen bzw. Sachmittel massgeschneidert wird
Was versteht man unter freie (ungebundene) Organisation?
Dauerhaft wirksame Regelung, die sich an Berufsbildern bzw. typischen Qualifikationen von Menschen orientiert
Was ist mit Einheit von Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung gemeinnt?
Diese drei Elemente müssen in gleichem Masse dem Mitarbeiter zugeteillt werden.
Zb. Die Verantwortlichekt eines Mitarbeiters soll nicht weiter gehen als seine Kompetenz
Nenne zwei Vor- und Nachteile einer Verrichtungszentralisation
Vorteil:
- Spezialisierung
- Einsatz spezieller Sachmittel wird lohnend
- einheitliche Aufgabenerfüllung
- leichtere Ausbildung
- gleichmässigere Auslastung
Nachteil:
- Monotonie
- einseitige Belastung
- Störanfälligkeit
Nenne typische Kriterien einer Verrichtungszentralisation
- Entscheidungsvorbereitung
- Realisation
- Kontrolle
Nenne typische Kriterien einer Objektzentralisation
- Kunden
- Regionen
- Produkte
Was versteht man unter Job Rotation?
Mitarbeiter wechseln planmässig zwischen verschiedenen Aufgaben
Was versteht man unter Job-Enlargement?
Aufgabenerweiterung durch Übertragung weiterer Abschnitte im Arbeitsprozess
Was ist der Vorteil von Job-Enlargement gegenüber Job-Rotation?
- Mitarbeiter sind gleichmässiger belastet
- Mitarbeiter können einen grösseren Prozessabschnitt überblicken
- Mitarbeiter sind dadurch motivierter und weniger Krankheitsanfällig
Was versteht man unter Job-Enrichment?
Aufgabenbereicherung durch übertragung zusätzlicher Planungs- und Kontrollaufgaben
Was versteht man unter Leitungsstelle?
Stellen mit Fremdentscheidungs-, Anordunungs- und Fremdverantwortungsrechten und -pflichten
Was ist eine Instanz?
Leitungseinheit, welche aue einer oder mehrerer Leitungsstellen besteht
Wie nennt man einzelne Leitungsstellen?
Singularinstanzen
Wie wird es genannt, wenn die Instanz aus mehreren Leitungsstellen besteht?
Pluralinstanz
Wie nennt man Stellen, welche durch fremde Entscheidungen gesteuert werden und welche keine befugnisse gegenüber Dritten haben?
Ausführungsstellen
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Cartes-fiches
Um welche Art Organisation handelt es sich bei dieser Abbildung konkret?
Matrix-Produkt-Organisation
Um welche Art Organisation handelt es sich bei dieser Abbildung konkret?
Reine Produkt-Organisation
Welchen Teil der Organisation bilden folgende Gruppierungen.
- Kollegien
- Ausschüsse
- Workshops
- Projektgruppen
Sekundärorganisation
Welcher Begriffi ist gesucht: Nebenamtliche,zeitlich befristete, hierarchiefreie Gruppierung von Stellen zur Erledigung von Aufträgen.
Kollegium
Welcher Begriff ist gesucht: nebenamtliche, zeitlich unbefristete, hierarchiefreie Gruppierung von Stellen zur Erledigung von Aufgaben.
Ausschuss
Welcher Begriff ist gesucht: Zeitlich befrtistete, einmalige, hierarchiefreie Zusammenkunft zur Bearbeitung abgegrenzter Problemstellungen
Workshop
Welcher Begriff ist gesucht: In dieser konkreten Form einmaliges Vorhaben
Projekt
Welcher Begriff ist gesucht: Entwickeln Strategien für strategische Geschäftsfelder und setzen diese um.
Strategische Geschäftseinheit
Welcher Begriff ist gesucht: ... sind Prinzipien zur finfaziellen Steuerung von Organisationseinheiten
Cost- und Profit-Center
Worin liegt der Unterschied zwischen Cost- und Profit-Center?
Cost-Center: Eigenständige Unternehmenseinheit, welche zur Erreichung der Ziele ein bestimmtes Budget zur Verfügung hat
Profit-Center: Eigenständige Unternehmenseinheit bei welcher versucht wird Kosten und Erlöse zu bearbeiten
Welcher Begriff ist gesucht: Aufbauorganisation, welche aus den Kernprozessen abgeleitet wurde
Prozessorientierte Aufbauorganisation
Welcher Begriff ist gesucht: Umfassendes Organisation- und Führungskonzept, welches das Hauptaugenmerk auf den Kunden richtet. Typisch für dieses Konzept sind flache Hierarchien, schlanke Fertigungsprozesse, minimale Lagervestände oder Just-in-Time sowie prozessoritntierte Strukturen welche den Kunden in den Leistungserbringungsprozess integriert
Lean-Management
Welcher Begriff ist gesucht: Radikales Managmentkonzept, in dem auf der Grundlage elementarer strategischer Überlegungen durch weit reichende Änderungen der Kernprozesse Quantensprünge bei der Ergebnissen angestrebt werden
Business Reengeneering
Welcher Begriff ist gesucht: System von Regelungen, verfahren und Kriterien, dass dazu beitragen soll die angestrebte Qualität zu erreichen
Qualitätsmanagement
Welcher Begriff ist gesucht: Konzernstruktur, in der eine Obergesallschaft Anteile an rechtlich selbständigen Untergesellschaften/Divisionen besitzt und bestimmte Aufgaben zentral wahrnimmt
Holding
Wie unterscheidet man Holdings nach Art und Einflussnahme?
- Finanzholding (steuert lediglich den Kapitalfluss)
- Strategische Management-Holding (steuert Kapitalfluss und strategische Sachverhalte)
- Operative Management-Holding (wie strategische MGM-Holding, greift jedoch auch in das operative Tagesgeschäft ein)
Welcher Begriff ist gesucht: interessengeleitete, freiwillige Zusammenschlüsse von zwei oder mehr Unternehmen, welche rechtlich selbständig bleiben
Kooperation
Wie nennt man die Auslagerung von Geschäftsprozessen an einen externen Anbieter?
Outsourcing
Welcher Begriff ist gesucht: Vernetzung der Beteiligten entlang einer Wertschöpfungskette mit dem Hauptziel Kapitalbindung senken und Produktqualität steigern
Supply Chain Management
Welcher Begriff ist gesuch: Dadurch weden Beziehungen zwischen Aufgaben, Aufgabenträgern, Sachmitteln und Informationen hergestellt.
Es wird zudem geregelt, welche Eingangs- und welche Ausgangsinformationen zu liefern sind und wie diese strukturiert werden sollen.
Informationssystem
Welche drei elementare Fragen stellen sich bei der Informationsbeschaffung?
1. Welche Informationen sind vorhanden?
2. Welche Informationen sind notwendig
3. Welche Informationen werden überhaupt nachgefragt?
Nenne die drei Wege um den Informationsbedarf von Stellen zu ermitteln
- Befragen der Stelleninhaber
- Diskussion von Informationslieferanten und Infrormationsverbrauchern
- Analytische Ermittlung des Informationsbedarfs
Was ist die Gefahr, wenn die Ermittlung des Informationsbedarfs durch Befragung der Stelleninhaber geschiet?
Oft werden nicht notwendige Informationen nachgefragt
Was ist der Vorteil, wenn zur Ermittlung des Informationsbedarfs eine Diskussion von Informationslieferanten und Informationsverbrauchern eingesetzt wird?
Informationsbedarf ist realistischer und auch niedriger, da ein Konsens zwischen Lieferanten und Verbrauchern entsteht.
Welche Typen von notwendigen Informationen gibt es?
- Genereller Bedarf (Produktinformationen)
- Bedarf je Aufgabenerfüllung (Bestellinformationen)
- Geregelter Ausnahmebedarf (Bewilligung von Sonderkonditionen)
Wie könne Kommunikationsarten nach den Beteiligten unterschieden werden?
- Mensch-Mensch-Kommunikation
- Mensch-Maschine-Kommunikation
- Maschine-Maschine-Kommunikation
Wie könne Kommunikationsarten nach der Art des Kontakts unterschieden werden?
- Persönliche Kommunikation
- Technisch gestützte Kommunikation
- Technische Kommunikation
Wie können Kommunikationsarten nach dem Inhalt unterschieden werden?
- Sprachkommunikation
- Textkommunikation
- Bildkommunikation
- Datenkommunikation
Erläutere den Begriff Kommunikationssystem
Das Kommunikationssystem regelt die formellen Wege, auf welchen Informationen ausgetauscht werden können
Welcher Begriff ist gesucht: Auzswahl und Einsatz geeigneter Sachmittel, sowie die Regelungen zur laufenden Betreuung der Anwender.
Sachmittelsystem
Wie lauten die einzelnen Schritte zur Gestaltung des Sachmittelsystems?
- Bedarf ermitteln
- Angebote einholen
- Auswählen und beschaffen
- Installieren, einrichten
- Einweisen, schulen
- Laufend Betreuen
Welcher Begriff ist gesucht: Dynamische Zusammenhänge werden geregelt. Logische Folgebeziehungen werden geregelt. Zeitliche, räumliche und mengenmässige Dimensionen werden konkretisiert.
Prozessorganisation
Nenne Stichworte für die drei Dimensionen: Zeit, Raum, Menge
Zeit: Wann und wie lange
Raum: Wo, woher und wohin
Menge: Wie viel
An welchen Zielen richten siche die Ziele der Prozessorganisation?
An den Unternehmenszielen
Wie lautet die wichtigste Frage in der Prozessorganisation?
Was soll erreicht werden?
Wie lauten die sechs Hauptziele der Prozessorganisation?
- Kurze Durchlaufzeiten
- Niedrige Prozesskosten
- Hohe Prozessqualität
- Hohe Produktqualität
- Hohe Kundenzufriedenheit
- Hohe Mitarbeiterzufriedenheit
Welche der beiden Ziele in der Prozessorganisation sind besonders schwierig zusammen in Einklang zu bringen? Nenne ein Praxisbeispiel.
- Kurze Durchlaufzeiten
- Niedrige Prozesskosten
Wenn kurze Durchlaufzeiten angestrebt werden, müssen genügend Maschinen angeschafft werden, diese wiederum können dann nicht zu 100% ausgelastet werden, was sich wiederum auf die Prozesskosten niederschlägt.
Wie nennt man den Anteil der nicht produktiv genutzten Arbeitszeit?
Leerkosten
Wie nennt man den Anteil der produktiv genutzten Arbeitszeit?
Nutzkosten
An welchen Zeiten kann die Druchlaufzeit optimiert werden?
- Bearbeitungszeit
- Transportzeit
- Liegezeit
