Organisation
Organisatorische Beziehungen Kapitel 3
Organisatorische Beziehungen Kapitel 3
Wie sieht eine Folgestruktur aus und was ist ihre Eigenheit?
Die Darstellung in Form der Folgestruktur ist eine Hybridform aus Folgeplan und geblockter Text
Welche Darstellungsformen eignen sich besonders als Dokumentation für den Anwender? (Arbeitsanweisung)
- Aufgabenfolgeplan
- Geblockte Texte
Wozu eignet sich die Darstellung der Folgestruktur besonders gut?
Als Werkzeug der Analyse und Würdigung, da diese besonders viele Informationen enthält und eine sehr verdichtete Darstellung aufweist.
Was ist eine Arbeitsanweisung?
Schriftliche und/oder grafische Dokumentation der Arbeitsschritte, sowie der einzusetzenden Sachmittel und Informationen
Wie nennt man das Ermitteln von Mengen, Zeiten, Wege, Kosten und Qualitätskennzahlen von Prozessen und Produkten?
Analyse von Prozessen
Was ist das Ziel der Analyse der Prozesse?
Ermitteln von quantifizierbaren Informationen, welche zur Würdigung der Prozessen benötigt werden
Wozu dient die Würdigung von Prozessen?
Sie unterstützt die Suche nach den Ursachen welche zu Problemen führen. Dies geschieht in dem Schwächen, Stärken, Chancen und Gefahren untersucht werden
Die Durchlaufzeit ist ein zentraler Punkt im Prozessdesign, wo kann ganz generell angesetzt werden um die Durchlaufzeiten zu verringern?
- Bearbeitungszeiten
- Transportzeiten
- Liegezeiten
Nenne zwei Möglichkeiten um die Bearbeitungszeit zu verkürzen
- Unnötige Aufgaben vermeiden
- Aufgaben gruppieren
- Weniger Varianten
- Schulung der Mitarbeiter
- Geeignete Sachmittel
Nenne zwei Möglichkeiten um die Transportzeit zu verkürzen
- Aufgaben zusammenfassen
- Technische Unterstützung
- Anordnung der Arbeitsplätze
Nenne zwei Möglichkeiten um die Liegezeit zu verkürzen
- Kompetenzen delegieren
- Genügend Kapazitäten
- Weniger Bearbeitungsstationen
- Parallelabläufe
Wie kann man vorgehen, wenn eine grundlegende Verbesserung von Prozessen gewünscht ist?
Mann sollte die Aufgaben möglicht lösungsfern betrachten
Was ist der Unterschied zwischen einer Analyse und einer Würdigung von Prozessen?
Analyse: Ermittlung von quantifizierbaren Informationen über Prozesse
Würdigung: Bewertung dieser Informationen zur Suche nach der Ursache
Welche Elemente betreffen die Aufbauorganisatorischen Regelungen?
- Stellenbildung
- Einrichtung von Leitungssystem
- Bereitstellung von Informationen
- Einrichtung von Kommunikationswegen
- Einsatz von Sachmittel
Was ist die Hauptaufgabe der Stabsstelle?
Entlastung der Instanzen
Was beinhaltet die Stellenbeschreibung?
- Bezeichnung der Stelle
- Kurze Aufgabenbeschreibung
- Verantwortungen
- Kompetenzen
- Hierarchische Stellung
- Stellvertretung
Wie lauten die wichtigsten Inhalte einer Stellenbeschreibung?
- Instanzielle Einordnung (intern)
- Ziele, Aufgaben, Kompetenzen (intern)
- Informations-, Kommunikationssystem (intern)
- Anforderungsprofil (extern)
Nenne drei Vorteile einer Stellenbeschreibung
- Vermeidung von Kompetenzstreitigkeiten
- Klare Delegation
- Klare Zuständigkeiten
- Leichtere Einarbeitung
- Leichtere Stellvertretung
- Bewertungsmasstäbe sind vorhanden
- Besetzungsbilder sind ersichtlich
Nenne drei Nachteile einer Stellenbeschreibung
- Hoher Aufwand
- Gefahr der Überorganisation
- Mangelnde Objektivität (gegenüber Funktionendiagramm)
Was versteht man unter Stellenbeschreibung?
Dokumentation von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung von Stellen
Synonym: Pflichtenheft
Welche Arten von Beziehungen gibt es in der Organisationslehre?
Aufbauorganisatorische Beziehungen
Ablauforganisatorische Beziehungen
Was versteht man unter Aufbauorganisation?
Dauerhaft wirksame Regelung über einen statischen Beziehungszusammenhang
Was versteht man unter Prozessorganisation?
Dauerhaft wirksame Regelung über dynamische Beziehungszusammenhänge
Wie lautet die Definition von Stelle?
Zusammenfassungen von Aufgaben, die quantitativ und qualitativ von einer Person bewältigt werden
Wie wird die quantitative Ermittlung des Personalbedarfs genannt?
Personalbemessung
Was versteht man unter gebundene Organisation?
Dauerhaft wirksame Regelung, die für vorhandene Menschen bzw. Sachmittel massgeschneidert wird
Was versteht man unter freie (ungebundene) Organisation?
Dauerhaft wirksame Regelung, die sich an Berufsbildern bzw. typischen Qualifikationen von Menschen orientiert
Was ist mit Einheit von Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung gemeinnt?
Diese drei Elemente müssen in gleichem Masse dem Mitarbeiter zugeteillt werden.
Zb. Die Verantwortlichekt eines Mitarbeiters soll nicht weiter gehen als seine Kompetenz
Nenne zwei Vor- und Nachteile einer Verrichtungszentralisation
Vorteil:
- Spezialisierung
- Einsatz spezieller Sachmittel wird lohnend
- einheitliche Aufgabenerfüllung
- leichtere Ausbildung
- gleichmässigere Auslastung
Nachteil:
- Monotonie
- einseitige Belastung
- Störanfälligkeit
Nenne typische Kriterien einer Verrichtungszentralisation
- Entscheidungsvorbereitung
- Realisation
- Kontrolle
Nenne typische Kriterien einer Objektzentralisation
- Kunden
- Regionen
- Produkte
Was versteht man unter Job Rotation?
Mitarbeiter wechseln planmässig zwischen verschiedenen Aufgaben
Was versteht man unter Job-Enlargement?
Aufgabenerweiterung durch Übertragung weiterer Abschnitte im Arbeitsprozess
Was ist der Vorteil von Job-Enlargement gegenüber Job-Rotation?
- Mitarbeiter sind gleichmässiger belastet
- Mitarbeiter können einen grösseren Prozessabschnitt überblicken
- Mitarbeiter sind dadurch motivierter und weniger Krankheitsanfällig
Was versteht man unter Job-Enrichment?
Aufgabenbereicherung durch übertragung zusätzlicher Planungs- und Kontrollaufgaben
Was versteht man unter Leitungsstelle?
Stellen mit Fremdentscheidungs-, Anordunungs- und Fremdverantwortungsrechten und -pflichten
Was ist eine Instanz?
Leitungseinheit, welche aue einer oder mehrerer Leitungsstellen besteht
Wie nennt man einzelne Leitungsstellen?
Singularinstanzen
Wie wird es genannt, wenn die Instanz aus mehreren Leitungsstellen besteht?
Pluralinstanz
Wie nennt man Stellen, welche durch fremde Entscheidungen gesteuert werden und welche keine befugnisse gegenüber Dritten haben?
Ausführungsstellen
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Cartes-fiches
Wie lauten die secht Grundformen der Prozesse
- Kette
- UND-Verzweigung
- UND-Verknüpfung
- ODER-Verzweigung
- ODER-Verknüpfung
- ODER-Rückkopplung
Wann liegt eine UND-Verzweigung vor?
Wenn Aufgaben parallel nebeneinander durchgeführt werden.
Wann liegt eine UND-Verknüpfung vor?
Wenn sich parallel druchgeführte Aufgaben wieder verinigen
Wann liegt eine ODER-Verzweigung vor?
Wenn sich Alternativen gegenseitig ausschliessen
Wann liegt eine ODER-Verknüpfung vor?
Wenn nach einer ODER-Verzweigung die alternativen Aufgaben wieder zusammengeführt werden
Wann liegt eine ODER-Rückkopplung vor?
Wenn zu einer früherern Aufgabe zurückgesprungen werden muss
Wie werden UND-Verzweigungen/Verknüpfungen gekennzeichnet?
mit einem Punkt
Wie wird eine ODER-Verzweigung gekennzeichnet?
Mittels einer Raute
Wie wird eine ODER-Verknüpfung dargestellt?
Mittels einem Pfeil
Wie wird eine ODER-Rückkopplung dargestellt?
Mit dem Buchstaben R
Wie lauten die Grunddarstellungsformen der Prozessorganisation?
- Folgeplan
- Swimlane-Darstellung
- Geblockter Text
- Folgestruktur
Wie sieht ein Folgeplan aus?
Zusammenfassung der Grundformendarstellungen
Wie sieht eine Swimlane-Darstellung aus und wann ist diese nicht geeignet?
Sobald viele Mitarbeiter am Arbeitsprozess beteiligt sind, ist die Swimlane-Darstellung nicht mehr geeignet, da zu viele Lanes notwendig wären.
Wie sieht eine Darstellung der Prozessorganisation in geblockter Textform aus und wann ist diese sinvoll?
Solange die Aufgaben überschaubar sind
Wie sieht eine Folgestruktur aus und was ist ihre Eigenheit?
Die Darstellung in Form der Folgestruktur ist eine Hybridform aus Folgeplan und geblockter Text
Welche Darstellungsformen eignen sich besonders als Dokumentation für den Anwender? (Arbeitsanweisung)
- Aufgabenfolgeplan
- Geblockte Texte
Wozu eignet sich die Darstellung der Folgestruktur besonders gut?
Als Werkzeug der Analyse und Würdigung, da diese besonders viele Informationen enthält und eine sehr verdichtete Darstellung aufweist.
Was ist eine Arbeitsanweisung?
Schriftliche und/oder grafische Dokumentation der Arbeitsschritte, sowie der einzusetzenden Sachmittel und Informationen
Wie nennt man das Ermitteln von Mengen, Zeiten, Wege, Kosten und Qualitätskennzahlen von Prozessen und Produkten?
Analyse von Prozessen
Was ist das Ziel der Analyse der Prozesse?
Ermitteln von quantifizierbaren Informationen, welche zur Würdigung der Prozessen benötigt werden
Wozu dient die Würdigung von Prozessen?
Sie unterstützt die Suche nach den Ursachen welche zu Problemen führen. Dies geschieht in dem Schwächen, Stärken, Chancen und Gefahren untersucht werden
Die Durchlaufzeit ist ein zentraler Punkt im Prozessdesign, wo kann ganz generell angesetzt werden um die Durchlaufzeiten zu verringern?
- Bearbeitungszeiten
- Transportzeiten
- Liegezeiten
Nenne zwei Möglichkeiten um die Bearbeitungszeit zu verkürzen
- Unnötige Aufgaben vermeiden
- Aufgaben gruppieren
- Weniger Varianten
- Schulung der Mitarbeiter
- Geeignete Sachmittel
Nenne zwei Möglichkeiten um die Transportzeit zu verkürzen
- Aufgaben zusammenfassen
- Technische Unterstützung
- Anordnung der Arbeitsplätze
Nenne zwei Möglichkeiten um die Liegezeit zu verkürzen
- Kompetenzen delegieren
- Genügend Kapazitäten
- Weniger Bearbeitungsstationen
- Parallelabläufe
Wie kann man vorgehen, wenn eine grundlegende Verbesserung von Prozessen gewünscht ist?
Mann sollte die Aufgaben möglicht lösungsfern betrachten
Was ist der Unterschied zwischen einer Analyse und einer Würdigung von Prozessen?
Analyse: Ermittlung von quantifizierbaren Informationen über Prozesse
Würdigung: Bewertung dieser Informationen zur Suche nach der Ursache
Welche Elemente betreffen die Aufbauorganisatorischen Regelungen?
- Stellenbildung
- Einrichtung von Leitungssystem
- Bereitstellung von Informationen
- Einrichtung von Kommunikationswegen
- Einsatz von Sachmittel
Was ist die Hauptaufgabe der Stabsstelle?
Entlastung der Instanzen
Was beinhaltet die Stellenbeschreibung?
- Bezeichnung der Stelle
- Kurze Aufgabenbeschreibung
- Verantwortungen
- Kompetenzen
- Hierarchische Stellung
- Stellvertretung
Wie lauten die wichtigsten Inhalte einer Stellenbeschreibung?
- Instanzielle Einordnung (intern)
- Ziele, Aufgaben, Kompetenzen (intern)
- Informations-, Kommunikationssystem (intern)
- Anforderungsprofil (extern)
Nenne drei Vorteile einer Stellenbeschreibung
- Vermeidung von Kompetenzstreitigkeiten
- Klare Delegation
- Klare Zuständigkeiten
- Leichtere Einarbeitung
- Leichtere Stellvertretung
- Bewertungsmasstäbe sind vorhanden
- Besetzungsbilder sind ersichtlich
Nenne drei Nachteile einer Stellenbeschreibung
- Hoher Aufwand
- Gefahr der Überorganisation
- Mangelnde Objektivität (gegenüber Funktionendiagramm)
Was versteht man unter Stellenbeschreibung?
Dokumentation von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung von Stellen
Synonym: Pflichtenheft
