Management
Prüfung SoWi
Prüfung SoWi
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PO1. was meint der Begriff Projektorganisation?
Gesamtheit der Organisationseinheiten und der aufbau- und ablauforganisatorischen Regelungen zur Abwicklung eines bestimmten Projektes
PO2. Unterscheiden Sie Aufbau und Ablauforganisation.
Aufbauorganisation:
- Einbinden des Projekts in die Unternehmensorganisation
- Einrichten von Rollen und Verantwortlichkeiten
Ablauforganisation:
- Abwickeln des Projekts entsprechend des Entwicklungsprozess -
- Festlegen von Aktivitäten und Abläufen
PO3. Beschreiben Sie den Begriff System und die 4 Elemente eines Systems!
Ein Sytsem besteht aus einer Vielzahl von Elementen , zwischen denen Beziehungen bestehen. Das System ist gegenüber seiner Umwelt abgrenzbar.
Elemente eines Systems:
- Aufgabe
- Aufgabenträger
- Sachmittel
- Information
SB1. Welche Punkte sollte eine Stellenbeschreibung enthalten?
- Einordnung der Stelle in die Unternehmensorganisation
- Bezeichnung der Stelle
- Stellvertretung
- Unterstellte/ Übergeordnete MA
- Tätigkeitsbeschreibung
- Zielsetzung (Hauptaufgabe) der Stelle
- Aufgaben (Führungsaufgaben, Fachaufgaben, besondere Aufgaben und personenbezogene Aufgaben)
- Kompetenzen und Pflichten
- Anforderungen an den Stelleninhaber
- Zusammenarbeit mit anderen Stellen
- Leistungskriterien / Messpunkte für Messung der erwarteten Leistungsstandards
- Sachlich-organisatorische Angaben (z. B. Verteiler, nächste Überprüfung, Unterschriften)
O1. Definition Organisation als Zustand
Organisation ist die Summe aller Regelungen, in denen die Beziehungen zwischen den Organisationsmitgliedern,
zwischen den Organisationsmitgliedern und Sachmittel
sowie zwischen Sachmitteln
festgelegt werden.
O2. Definition Organisation (als Tätigkeit )
Mit „Organisieren“ bezeichnet man die rationelle und zielorientierte Gestaltung und Veränderung der Struktur des Unternehmens
(Auch Organisationsgestaltung genannt).
O3. Nenne Sie 3 Leitungssysteme
Einlinien- System: Jeder MA hat genau eine vorgesetzte Stelle
Mehrlinien- System: Eine Stelle erhält Anweisung von mehreren Instanzen
Stablinien- System: Ein- und Mehrlinien System ergänzt um Stabstellen.
O4. Nennen Sie 4 Gliederungssysteme
Divisionale Organisation
Matrix- Organisation
Funktionale Organisation
O5. Nennen Sie Merkmale einer Divisionalen Organisation mit Vor und Nachteilen.
Gliederung nach Sparten, Geschäftsbereichen, Kunden oder Produkten.
Jede Division hat eine eigene Leitung.
•Vorteile: Entlastung der obersten Unternehmensleitung, Hohe Motivation u.a. durch größere Autonomie, Exaktere Erfolgsbeurteilung, Jede Abteilung arbeitet eigenständig, Bessere Kunden-, Gebiets- bzw. Produktorientierung
•Nachteile: Synergieverluste, Spartenegoismus, Erhöhter Bedarf an Leitungsstellen, Höherer Koordinierungsbedarf und hoher administrativer Aufwand, Höhere Personalkosten
O6. Nennen Sie Merkmale einer Funktionalen Organisation mit Vor und Nachteilen.
Unter funktionaler Organisation versteht man eine Gliederung der Einheiten einer Organisation nach Verrichtungen (Aufgaben) auf der zweiten Hierarchieebene unterhalb der Unternehmensleitung.
Vorteile:
- Spezialisierung
- Kostendegression (Skaleneffekte)
- Klare Aufgaben-, Kompetenz- und Verantwortungsbereiche
- Synergieeffekte
Nachteile:
- Erschwerte Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen/Funktionsbereichen (großer Koordinationsaufwand)
- Übergewicht des Spezialistentums
- Fehlendes Verständnis für andere Funktionsbereiche/Bereichsegoismus (z. B. Konflikt zwischen Marketing und Produktion, Ressortdenken)
- Niedrige Produkt- und Marktorientierung
- Unklare Ergebnisverantwortung
- Einschränkung von Innovationspotential
- Großer Zeitbedarf bis zur Entscheidungsfindung
O7. Nennen Sie Merkmale einer Matrix Organisation mit Vor und Nachteilen.
Gliederung nach der inhaltlichen Funktion (Verrichtung) und dem Objekt (divisional)
Vorteile:
- kürzere Wege in der Kommunikation,
- die flexible Berücksichtigung von wettbewerbsrelevanten Aspekten,
- die Spezialisierung der Leitungsfunktion bei gleichzeitiger Entlastung der obersten Unternehmensleitung,
- Problemlösungen unter Berücksichtigung unterschiedlicher Standpunkte und der Vorrang der Sachkompetenz vor der hierarchischen Stellung sowie die Förderung von Teamwork
Nachteile:
- Machtkämpfe und unbefriedigende Kompromisse,
- Zurechnungsprobleme von Erfolgen und Misserfolgen,
- ein Mangel an Transparenz und notwendigen, klaren Regelungen der Kompetenzen,
- hoher Kommunikationsaufwand
- schwerfällige und lang andauernde Entscheidungsfindung
- von außen nur schwer abschätzbare Auslastung des Mitarbeiters, da Gesamtbild oft nicht vorhanden
Was wissen Sie zum Prinzip "Prozess"?
- jeder Prozess hat einen definierten Anfang und ein definiertes Ende
- Ein Prozess wandelt Eingaben in Ergebnisse um
- idealerweiße bezieht sich ein Prozess auf einen Kundenwunsch und beschreibt den Vorgang bis zur Erfüllung des Kundenwunsches
- Zu jedem Prozess gehört ein Feedback, das Rückmeldung über die Erfüllung des Kundenwunsches gibt.
Was ist ein Prozess?
Was ist ein Prozess?
Prozess kommt aus dem lateinischen und stammt von dem Wort "processus" ab. Processus bedeutet Fortschritt oder Fortgang
Definition Prozess:
„Satz von in Wechselbeziehung oder Wechselwirkung stehender Tätigkeiten, der Eingaben in Ergebnisse umwandelt.
AA1. Unter der Aufgabenanalyse versteht man die Aufgliederung ( einer Gesamtaufgabe in analytische Teilaufgaben.
Nennen Sie Gliederungsmerkmale.
Gliederungskriterium : Beispiel
Verrichtung: einkaufen, herstellen, montieren, lagern, verpacken, verkaufen
Objekt: Fertigprodukte, Rohstoffe, Zwischenprodukte
Phase: planen, durchführen, kontrollieren;
Rang: Leitungsaufgabe --> anordnen / Leistungsaufgabe --> ausführen
Zweck: direkte Leistungserbringung oder unterstützende Aufgaben (wie zum Beispiel Verwaltung)
Wozu dienen Führungsgrundsätze?
-dienen der Schaffung und der Sicherstellung eines einheitlichen Führungsverständnisses
-definieren den Rahmen in dem die Führungskräfte sich bewegen können
-konkretisieren die Unternehmenskultur hinsichtlich der Führungsarbeit
-sind Teil des Leitbildes
Nennen Sie Prinzipien der Mitarbeiterführung (nach st. Galler Management)
-Transparenz durch Information und Kommunikation
-Autonomie und Mitwirkung
-Optimale Stimulation durch Ziele
-Konstruktive Rückmeldung
-Passung und Eignung des MA zum Arbeitsplatz
-Möglichkeiten zur Persönlichen und fachlichen Entwicklung
-Positive Wertschätzung
-Gutes Vorbild
-Gute situative Führung
Nennen sie 6 Grundsätze wirksamer Führung (nach st. Galler Management)
- Resultatsorientierung
- Konzentration auf weniges und wesentliches
- Beitrag zum Ganzen
- Vertrauen aufbauen
- Stärken nutzen
- positiv denken
Nenne Sie Aufgaben wirksamer Führung (St. Galler Management)
-Für Ziele sorgen
-Organisieren
-Entscheiden
-Kontrollieren, Messen, Beurteilen
-Fördern von Menschen
Nennen Sei die Werkzeuge wirksamer Führung (St. Galler Management)
-Sitzungen
-Report Berichtswesen, Protokolle
-Persönliche Arbeitsmethodik
-Gestaltung der Stelle und aufgabe
-Budget
-Leistungsbewertung
-Systematische Müllabfuhr
Nennen Sie die 2 MotivationsTypen:
-intrinsische Motivation in der Person liegend
-extrinsische Motivation Motivierungspotenziale in der Arbeit
Beschreiben Sie Die Herzbergtheorie
Hygienefaktoren entspringen der (Arbeitsumgebung) extrinsisch geprägt. (Politik, Lohn, Führung, Arbeitsumgebung)
Motivatoren hängen mit dem Inhalt der Arbeit zusammen. (Annerkennung, die Tätigkeit, Verantwortung, Aufstieg)
- um Zufriedenheit zu erlangen müssen andere Schwerpunkte gesetzt werden, als um Unzufriedenheit zu vermeiden.
- Mitarbeiter sind dann mit ihrer Arbeit zufrieden, wenn die Tätigkeit des Jobs interessant und herausfordernd sind sowie die Entwicklung übersteigen berücksichtigten
- Motivation ist mit der Möglichkeit zu persönlichem Wachstum verbunden und passiert auf dem Bedürfnis ständiger Weiterentwicklung
- Die Führungskraft kann die mittlerweile in der Regel nicht direkt motivieren, aber sie kann Rahmenbedingungen schaffen, die es Ihnen wieder bei den ermöglichten erlaubt, sich zu motivieren und zu entwickeln
Führungstheorien
: Nennen Sie die Eindimensionalen Führungsmodelle
Eindimensional knüpft an die Unterscheidung zwischen …… an
Eindimensional knüpft an die Unterscheidung zwischen …… an
-autoritär
-patriarchalisch
-beratend
-kooperativ
-partizipativ
-demokratisch
Führungstheorien: Beschreiben Sie die Mehrdimensionalen Führungsmodelle
Zwei- Mehrdimensionale Führungsmodele orientieren sich an zwei Aufgaben der Führung.
Aufgaben- und Mitarbeiterorientiert
- situatives Führungsmodell
Grundgedanke ist das eine gute Führungskraft sich nicht auf einen Führungsstiel verlässt sondern situativ flexibel ist und den Führungsstiel anpasst.
- Reifegradmodell
je nach Reifegrad ( Fähigkeiten, Wissen, Erfahrungen, Engagemnt) des MA wird die Art der Führung angepasst.
Beschreiben Sie "Manager Grid"
Typ 1.1: wenig Interesse an Produktion und wenig Interesse an Mitarbeitern.
Typ 1.9: Wenig Interesse für Produktion und Aufgaben, und hohes Interesse für die Mitarbeiter
Typ 9.1: Das primäre Interesse gilt der Produktion und den Sachaufgaben, wenig den Mitarbeitern
Typ 9.9: Der ideale Führungsstil, beide Orientierungen sind optimiert
Typ 5.5: Der Mittelweg
Was meint der Analyse- und Führungskorridor (Mitarbeiter einschätzen)
Kann er? (Leistungs- Fähigkeit Wissen und Erfahrungen, Kompetenzen)
Will er? ( Leistungs-Bereitschaft/ Sicherheit Verantwortung und Anstregung)
Darf er? ( Leistungs-Möglichkeit Führung, Zusammenarbeit, Rahmenbedingungen)
Führungsinstrumente 5.1 Delegation
Mit einer wirksamen Delegation wird immer dreierlei übertragen:
-Aufgabe (Was)
-Entscheidungs- bzw. Ausführungsbefugnisse (Recht)
-Verantwortung (Handlung)
Die Übertragung von Verantwortung ohne die gleichzeitige Übertragung von Entscheidungsbefugnissen führt zur Demotivation des MA.
Richtiges delegieren ist enorm wichtig.
Delegation erfolgt in 4 Schritten
- Delegationsberiech festlegen
- Mitarbeiterauswählen
- Gespräch führen
- Controlling und Training
Führungsinstrumente 5.2 Führen mit Zielen
Führungsinstrumente 5.2 Führen mit Zielen
Die Zielvereinabrung wirkt in zwei Richtungen:
top down
Bottom Up
Wirksame Ziele setzen voraus das Sie formal und Inhaltlich richtig sind.
Also Klare und wesentliche Ziele
Ziele sollen SMART sein.
Spezifisch
Messbar
Attraktiv
Realistisch
Terminiert
Führen mit Zielen: Zielquellen und Zielarten
Gestaltungsziele Erhaltungsziele
Leistungsziele
Qualitativ u. Quantitative Z.
Verhaltenziele
Persönliche Ziele
Führungsinstrumente 5.3 Kontrolle beschreiben:
Führungsinstrumente 5.3 Kontrolle
Kontrolle ist eine Führungsaufgabe und im Sinne des KVP unerlässlich.
Generell stellt sich nicht die Frage Ob? Sondern Wie?
Regeln für wirksame Kontrolle:
- die kleinste Zahl von Kontrollpunkten (was muss unverzichtbar kontrolliert werden)
- Stichproben statt vollerhebung
- aktionsorientiert statt informationsorientiert (nicht was wollen wir wissen sondern was sollen die MA tun)
- keine Überraschungen (beim ersten Anzeichen eines Problems Bericht erstatten)
- Lückenlose Kontrolle unerledigter Sachen
- Berichte genügen nicht (Man muss sich ein eigenes Bild machen)
- Kontrolle muss individuell sein (immer auf Einzelpersonen bezogen)
Führungsinstrumente 5.4 Lob. BEachtenswertes
Führungsinstrumente 5.4 Lob
- immer persönlich aussprechen
- ausreichend und aktuell Zeit nehmen
- Das richtige Maß finden
- Spezifisch und deteiliert Loben
- Gesamtzusammenhang herstellen
- Unter 4 Augen oder vorsichtig öffentlich
- Bewusst Loben in Einzelfällen
- Lob muss Lob bleiben
Führungsinstrumente 5.4 Kritik was ist zu beachten?
Führungsinstrumente 5.4 Kritik
Möglicher Gesprächsverlauf
1. Kontakt herstellen (neutrale Begrüßung)
2. Anlass benennen (Anlass ohne Wertung deutlich machen)
3. Stellungnahme des MA (ausführlich darstellen lassen)
4. Bewertung durch die Führungskraft (Soll Ist Vergleich Betriebliche Anforderungen)
5. Gemeinsam Lösungen erarbeiten (
6. Verbindlichkeiten schaffen (konkretes Ergebnis darstellen)
7. Schlusskontakt (konstruktiv enden)
(ordentlich Planen und alles prüfen ist auch hier vor dem Gespräch sehr wichtig)
Nennen Sie die Management by …. Konzepte
- Management by Objektivs
- Management by delegation
- Management by Motivation
- Management by exeption
Nenne Sie die Management Ebenen
-Normatives Management Management Philosophie/ Vision
Unternehmensverfassung/ Unternehmenspolitik/ Unternehmenskultur
-Strategisches Management Wettbewerbsfähigkeit/ Effektivität
Analysen (SWOT) Strategiepapiere/ Mittel- Langfristige Ziele
-Operatives Management Wirtschaftlichkeit /Effizienz
operative Ziele/ Projektdurchführung/ Aufträge generieren/ Aufgaben Wahrnehmen
Organisation: Wie kann eine Organisation gegliedert werden?
Nach Gegenstand --> Aufbau und Ablauforganisation
Nach Entstehung --> Formale und Informelle Organisation
Nach Umfang --> Überorganisation und Unterorganisation
Die 7 „W“ der Anweisung
-Warum (Arbeitszusammenhang)
-Was (Aufgabe)
-Wer (Person/en)
-Wann (Zeitkorridor)
-Wie ( Methoden)
-Wo ( Ort)
-Womit ( Arbeitsmittel)
Die Auftragsklärung sollte mindestens 5 Fragen beantworten:
-wozu machen wir das?
-Was sind die relativen Rahmenbedingungen?
-Was soll bis wann getan sein?
-Was sind die Erfolgsfaktoren?
-Was sind mögliche Stolpersteine?
Was sind Kompetenzen?
Kompetenzen sind charakertistische Fähigkeiten von Menschen, sich in offenen und unüberschaubaren, komplexen und dynamischen Situationen selbstorganisiert zurechtzufinden.
QM: Nennen Sie die 8 Kapitel der Din Iso 9001
Kap.1: Anwendungsbereich der ISO Norm 9001
Kap.2: Qualitätspolitik und Qualitätsziele der ISO Norm 9001
Kap.3: Firmenprofil und Organigramm der ISO Norm 9001
Kap.4: Qualitätsmanagementsystem der ISO Norm 9001
4.1 Allgemeine Anforderungen
4.2 Dokumentationsanforderungen (dokumentierte Anforderungen, QM-Handbuch, Lenkung von Dokumenten, Lenkung von Aufzeichnungen)
Kap.5: Verantwortung der Leitung der ISO Norm 9001
5.1 Selbstverpflichtung der Leitung
5.2 Kundenorientierung
5.3 Qualitätspolitik
5.4 Planung
5.5 Verantwortung, Befugnis und Kommunikation
5.6 Managementbewertung
Kap.6: Management von Ressourcen der ISO Norm 9001
6.1 Bereitstellung von Ressourcen
6.2 Personelle Ressourcen
6.3 Infrastruktur
6.4 Arbeitsumgebung
Kap.7: Produktrealisierung der ISO Norm 9001
7.1 Planung der Produktrealisierung
7.2 Kundenbezogene Prozesse
7.3 Entwicklung (dieser Punkt kann bei einer Zertifizierung ausgeschlossen werden)
7.4 Beschaffung
7.5 Produktion und Dienstleistungserbringung
7.6 Lenkung von Überwachungs- und Messmitteln
Kap.8: Messung, Analyse und Verbesserung der ISO Norm 9001
8.2 Überwachung und Messung
8.3 Lenkung fehlerhafter Produkte
8.4 Datenanalyse
8.5 Verbesserung
Das ökonomische Prinzip
Wirtschaften dient der Überwindung der Knappheiten an Gütern und Diensten bei der BEdürfnisbefriedigung. Dabei gilt das Vernunftsprinzip bzw. das ökonomische Prinzip.
(1) als Maximalprinzip
--> Erziele bei einem gegebenen Mitteleinsatz den größtmöglichen Nutzen!
oder: Erreiche mit einem gegebenen input den maximalen output!
(Mittelrestriktion und Nutzenmaximierung)
(2) als Minimalprinzip
--> Erreiche den gewünschten Nutzen mit dem geringstmöglichen Mitteleinsatz!
oder: Erziele mit minimalem input den vorgegebenen output!
(Mittelminimierung bei gegebener Zielrestriktion)
(3) als Optimalprinzip
--> Strebe nach einem möglichst günstigen Verhältnis zwischen input und output!
QM: Für die Einführung von QM spricht
Begründung für Qualitätsmanagementsysteme
Qualitätsmanagementsysteme können
Organisationen beim Erhöhen der Kundenzufriedenheit
unterstützen.
Kunden verlangen Produkte mit Merkmalen,
die ihre Erfordernisse und Erwartungen
erfüllen. Diese Erfordernisse
und Erwartungen werden in Produktspezifikationen
ausgedrückt und in ihrer
Gesamtheit als Kundenanforderungen
bezeichnet. Kundenanforderungen können
vom Kunden vertraglich festgelegt
oder von der Organisation selbst ermittelt
werden. In beiden Fällen befindet
der Kunde letztlich über die Annehmbarkeit
des Produkts. Wegen sich ändernder
Erfordernisse und Erwartungen der
Kunden werden Organisationen zur
ständigen Verbesserung ihrer Produkte
und Prozesse angespornt.
Sich mit einem Qualitätsmanagementsystem
zu befassen, regt Organisationen
dazu an, die Kundenanforderungen
zu analysieren, jene Prozesse festzulegen,
die dazu beitragen, ein für die
Kunden annehmbares Produkt zu
liefern und diese Prozesse beherrscht
zu halten. Ein Qualitätsmanagementsystem
kann den Rahmen für ständige
Verbesserung bieten, damit die Wahrscheinlichkeit
zunimmt, dass die Zufriedenheit
der Kunden und anderer interessierter
Parteien erhöht wird. Es gibt
der Organisation und ihren Kunden
das Vertrauen, dass diese fähig ist,
ständig den Anforderungen entsprechende
Produkte bereitzustellen.