Betriebliches Management
Betriebliches Managemenz
Betriebliches Managemenz
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Flashcards
Erkläre Brainstorming!
Ablauf:
- Begrüßung und Bekanntgabe Thema sowie Ziele
- Ablauf und Regeln festlegen
- schriftlich oder mündlich Ideenfindungsphase
- Zusammenfassung der Ideen zu Gruppen
- erste Bewertung und Aussortieren
- zweite Bewertung der verbliebenen Ideen
Vorteil:
- Sammeln vieler Ideen
- kurze Zeit
- vermeintlich ungeeignete Ideen nicht sofort verworfen
Nachteil:
- keine Komplexen Fragen möglich
- zurückhaltende Teilnehmer nicht zu Wort
- Masse an Ideen muss verarbeitet werden
Was ist Brainwriting?
So wie Brainstorming nur müssen hier alle Teilnehmer ihre Ideen auf Karten notieren.
Auswertung wieder wie bei Brainstorming
Vorteile gegenüber Brainstorming:
- nicht nur Wichtigtuer kommen zu Wort
- zurückhaltenden Teilnehmer sind gezwungen
- Ideen sind von Anfang an notiert
Was versteht man unter Mind-Mapping?
Gedächtniskarte in Form von Baumdiagramm soll Ideen und Gedanken strukturiert darstellen.
Vorgehensweise:
- Mitte= Thema
- von Mitte große Äste als Oberthemen
- kleine Äste unter Themen
- Farben, Formen, Symbole verdeutlichen Befriffe und Kategorie
Vorteil:
- erhöht Übersichtlichkeit
- schnell
Nachteil:
- fehlen von Erklärungen
- nicht für komplexe Zusammenhänge geeignet
Was sind Entscheidungstechniken?
Hilfe um rationale und nachvollziehbare Entscheidungen zu treffen.
Z.B.:
- Entscheidungsmatrix
- Nutzwertanalyse
Erkläre die Entscheidungsmatrix der Entscheidungstechnik?
Soll Auswahl aus Alternativen vereinfachen.
Ablauf:
1. relative Bewertungskriterien auswählen
2. jede Alternative erhält Noten zu den Kriterien (1-5 Wobei 5 beste)
3. spaltensumme zeigt durch wer hat höchste Zahl wer beste Alternative ist auch Gesamtnote genannt
Erkläre die Nutzwertanalyse!
Erweiterung der Entscheidungsmatrix bei quantitativen und qualitativen Faktoren.
Kritikpunkte:
- Auswahl der Kriterien willkürlich
- Gewichtungsfaktoren schwer objektiv bestimmbar
- Noten können subjektiv sein
- Skalierung kann ungenau sein
Ablauf:
Hinzu zum Ablauf der Entscheidungsmatrix kommt eine Gewichtung der Kriterien wodurch die Kriterien besser unterschieden werden können
Nenne die Merkmale vom Projektmanagement und die Vor und Nachteile!
Merkmale:
- klares Ziel
- zeitliche Frist
- vorgegebene Mittel
- untypische Tätigkeit
- einmaliger Vorgang
- in die Organisation eingebunden
- Zusammenarbeit von Mitarbeitern unterschiedlicher Abteilungen
Vorteile:
- Klare Vorgabe ergeben erfolgsorientierte Vorgehensweise
- Personalentwicklung
- Wissenstransfer
- Förderung der Unternehmenskultur durch Zusammenarbeit
- steigert Motivation der Mitarbeiter
Nachteile:
- Überforderung der Mitarbeiter
- viele Ressourcen
- zum Teil geringe Qualifikation der Mitglieder
- Uneinigkeiten
- externe Berater folglich hohe Kosten
Was sind die 5 Phasen der Gruppenbildung?
1. Forming (Orientierungsphase): jeder muss seine Rolle finden und Konflikte werden gemieden
2. Storming (Konfrontationsphase): Machtkämpfe finden statt
3. Norming (Kooperationsphase): entscheidende Phase entsteht Vertrauen und Wir-Gefühl
4. Performing (Wachstumsphase): alle Voraussetzungen geschaffen um gute Leistungen zu ermöglichen
5. Adjourning (Auflösungsphase): Ergebnisse dokumentieren und Gruppe auflösen
Zeitlicher/chronologischer Ablauf eines Projekts?
- Startphase durch Geschäftsführung, Mitarbeiter, Kunde oder Lieferant wird initiiert. Zugrunde liegen bspw. Bestimmte Aufträge oder Entwicklungen usw.
- Projektplanung werden Infos gesammelt und Zeitraum Ziel Mittel vorgestellt
- Start des Projekts durch Kick-off-Meeting um sich kennenzulernen, projektziel und Bedeutung hervorzuheben und Kompetenzen zu klären
- Projektsteuerung steht für die Umsetzung der Ziele
- Projektkontrolle für das vorlegen und prüfen sowie die Projektdokumentation
Welche Faktoren sind bei der Wahl der Projektorganisation wichtig?
- einzigartig oder regelmäßige ähnliches Projekt
- Art des Projekts
- bisherige Organisationsstruktur und Größe des Unternehmens
- Budget und Ressourcen
- Kapazitätsauslastung Personal
- welches unterschiedliche Fachwissen wird benötigt?
Nenne drei Arten der Projektorganisation!
- Reine Projektorganisation
- Stab-Projektorganisation
- Matrix-Projektorganisation
Erkläre die Reine Projektorganisation!
Wenn Mitarbeiter in vollem Einsatz bei Projekt, dann in Linien wie Abteilungen in die Aufbauorganisation integriert
Vorteil:
- klare Hierarchie
- schnelle Reaktionen
- kurze Kommunikationswege
Nachteile:
- geringe Flexibilität
- höhere Kosten
- schwere Wiedereingliederung nach Ende
Erkläre die Stab-Projektorganisation!
Projektleiter nur Stabstelle in Aufbauorganisation
Daher nur beratende Funktion und kein disziplinarisches Weisungsrecht gegenüber Projektmitgliedern aus unterschiedlichen Abteilungen
Vorteil:
- große Flexibilität
- ohne Linienorganisation zu verändern also einfache Anpassung bei Beginn und Ende Projekt
Nachteil:
- fehlende Befugnisse
- Abstimmung mit Linienleiter der Projektmitglieder
- zu geringe Kapazität für Projektleiter
Was ist die Matrix-Projektorganisation?
Wenn ständige Projektgruppen zu bilden sind.
Projektleiter werden Horizontal den vertikalen Linienleitern gleichgestellt.
Leiter müssen sich absprechen
Vorteile:
- Können in Linienabteilung bleiben und dessen Tätigkeit nachgehen aber trotzdem Projektleiter zugeordnet
- hohe Flexibilität
- hohe Motivation
Nachteile:
- Konflikte zwischen Leitern
- fehlen klarer Zuweisung
- Überforderung durch Doppelbelastung
Was sind die Inhalte der Projektplanung?
- konkretes Ziel formulieren
- Zeitplan definieren
- projektmitglieder: Projektleiter und Team aber auch Zuständige für Projekte im Unternehmen
- Budget und Ressourcen festlegen
Was ist die Netzplantechnik und wie funktioniert diese?
Für sehr komplexe Prozessabfolgen
Vorteile:
- Zusammenhänge vom Anfang bis Ende dargestellt
- Zeitplan entwickelt
- kritischer Pfad eingezeichnet
- Ressourcenengpässe leicht identifizierbar
- Basis für Projektkontrolle und Terminüberwachung
Nachteile:
- großer Aufwand
- setzt genaue Kenntnise der Vorgänge und Zeitbedarf voraus
- großer Anpassungsaufwand
Ablauf:
1. Übersichtsplan mit nr, Bezeichnung und Dauer sowie deren Verknüpfung mit Pfeilen enthält
2. Ermittlung von FAZ/FEZ im Vorwärtslauf:
- vorwärtslauf von links nach rechts um alle FAZ (frühstmöglicher Anfangszeitpunkt) und FEZ (frühstmöglicher Endzeitpunkt) zu berechnen
- erster Vorgang FAZ = 0
- FAZ + Dauer = FEZ
- FEZ von Vorgang = FAZ von direkt folgenden Vorgängen
- laufen mehrere Vorgänge zusammen dann spätester FEZ = FAZ für neuen Vorgang -> Vorgang kann erst beginnen wenn langsamster vorheriger Vorgang fertig
- wird fortgeführt bis beim letzten Vorgang der FEZ der früheste Endzeitpunkt des Projekts ergibt
3. Ermittlung von SEZ/SAZ im Rückwärtslauf
- von rechts nach links wird ermittelt wann einzelnen Vorgänge spätestens starten (SAZ) bzw. spätestens Enden müssen (SEZ)
- als SEZ des letzten Vorgang dient entweder FEZ oder ein fester gewählter Zielwert (Datum)
- SAZ = SEZ - Dauer
- an Zweigstellen: SAZ Nachfolger = SEZ Vorgänger
- frühester SAZ als SEZ für Vorgänger
- je nach Pfad ergeben sich Pufferzeiten
- kritischer Pfad zeigt Pfad mit geringster Pufferzeit
- Gesamtpuffer zeigt welcher Puffer bei Vorgang möglich wäre
- freie Puffer zeigen was möglich wäre ohne FAZ von Nachfolger zu überschreiten
Was ist die Aufgabe der Projektsteuerung?
Gewährt Umsetzung von Ziele und Inhalt eines Projekts.
Projektleitung trägt Verantwortung für Durchführung
Risikosteuerungstrategien:
- Risikovermeidung
- Risikominderung
- Risikobegrenzung
- Risikoakzeptanz
Gründe für Akzeptanz von Risiken:
- Zeitmangel
- Ressourcenmangel
- Konfliktvermeidunh
- Knappes Budget
- Folgeprobleme
Wieso macht man eine Projektdokumentation?
- Ablauf nachvollziehen und kontrollieren
- Zukünftige Projekte Planung vereinfachen
Erkläre den Unterschied zwischen Stelle und Instanz in der Aufbauorganisation?
Stelle:
- kleinste organisatorische Einheit
- Linienstellen: Leitungs und Ausführungsstellen
- Leitungsstellen: besitzen Leitungs und weisungsbefugnisse und werden Instanz genannt
- Assistenzstellen allgemeine organisatorische Unterstützung
- Stabstelle hochspezialisiert
Instanzen:
- fachliche Leitungsbefugniss über Stellen (Arbeitsaufträge vergeben)
- disziplinarische Leitungsbefugnisse (organisatorische Führung von Stellen)
- für gewöhnlich hat eine Instanz beide Befugnisse
- wenn nur eine dann Dotted-Line-Prinzip
- Kontrollspanne ist die Anzahl der untergeordneten Stellen
Erkläre ein Organigram!
Stellen sind die Basis für den mehrstufigen hierarchischen Betriebsaufbau und werden in Organigrammen vertikal von oben nach unten gekennzeichnet
Welche Formen der Aufbauorganisation gibt es?
1. Hierarchisch-mehrstufige Betriebsaufbau:
- Einliniensystem
- Stabliniensystem
- Mehrliniensystem
2. Sachlich-mehrstufige Betreibsaufbau:
- funktionale (verrichtungsorientierte) Organisation
- divisionalisierte Organisation (Spartenorganisation)
3. Matrixorganisation
4. Teamorganisation
Was ist das Kommunikationsmodel nach Schulz von Thun?
Auch Vier-Seiten-Modell oder Vier-Ohren-Modell genannt
Sender kommuniziert mit Empfänger auf vier Ebenen:
- Sachebene = Sachinfos
- Selbstoffenbarung = persönliche Infos
- Beziehungsebene = zeigt Beziehung zwischen Sender und Empfänger z.B. durch Körpersprache
- Appellebene = Sender versucht den Empfänger zu veranlassen etwas zu denken oder zu tun
Was sind die Grundzüge der Transaktionsanalyse?
Von Eric Berne
Geht davon aus dass jeder Mensch als autonomes Wesen Fähigkeit besitzt zu denken, Probleme zu lösen usw
Erlebenszustände des Menschen:
- Erwachsenen-Ich (ER) = Vernunft und Analyse
- Kindheits-Ich (K) = emotionale Wünsche
- Eltern-Ich (EL) = von anderen Menschen übernommen
Kommunikation auf gleicher Ebene einfach
kreuzen sich die Ebenen gibt es meist ein Problem
Welche Kommunikationsgrundsätze gibt es?
Verbale Kommunikation:
- mündlich, schriftlich, Gebärden
- Wahl Richtige Sprache/Dialekt
- klar, verständlich, leserlich
- Verdeutlichung durch Beispiele
- ich-Botschaft wählen
- geeignete Rhetorik an Zielgruppe ausrichten
Nonverbale Kommunikation:
- sonstige kommunikation z.B. Mimik, Gestik usw
- Blickkontakt
- Einsatz von Gestik und Mimik
- aufrechte Körperhaltung
- Lautstärke, Tempo und Tonfall
Was ist bei der Moderation zu beachten?
Aufgaben Moderator:
- lenkt zur Lösung ist aber nicht für Ergebnis verantwortlich
- trägt Verantwortung für Organisation und Teilnehmerkreis
Kompetenzen:
- Kommunikationsfähigkeit
- Methodenkompetenz
- persönliche Kompetenz
- rhetorische Kompetenz
Was ist eine Mediation und wie läuft diese ab?
Bei Konfliktsituation dient Dritter als neutraler Mediator
Phasen:
- Vorbereitung: relevante Infos sammeln und auswerten
- Beteiligte einladen: lädt beide Parteien ein auf neutralem Boden in angenehmer Atmosphäre
- Stellungnahme der Konfliktparteien: Konfliktparteien stellen ihre Sicht der Dinge dar
- Lösungsfindung: Gemeinsamkeiten finden und daraus schriftlich Lösungsansätze formulieren
- Schluss: Mediator fasst Ergebnis zusammen, alle Parteien möglichst ein positiver Eindruck, weiterer Weg wird besprochen
Welche Verfahren zur Beurteilung interner Bewerber gibt es?
- Einschätzung der Abteilungsleiter
- Auswertung Potentialanalyse
- Auswertung Stärken-Schwächen-Profil
- Beurteilungsanalyse
- Assessment-Center
Nenne moderne Kommunikationskanäle zur Bewerbersuche!
- Social-Media
- Online-Jobbörsen
- Online-Stellenausschreibungen
- fachbezogene Job-Börsen
Was ist ein Assessment-Center?
Gruppen von Bewerbern werden von mehreren internen oder externen Beurteilenden unter Testsituationen z.B. Präsentation, Fallstudien, Rollenspiele, Gruppendiskussion usw unter Stress beobachtet und beurteilt um soziale und persönliche Kompetenzen zu erkennen
Sowohl bei der Personalbeschaffung als auch Personalentwicklung eingesetzt.
Was sind vor und Nachteile von internen Stellenbesetzungen?
Vorteile:
- günstig und schnell
- geringes Risiko da bekannte Bewerber
- geringe Einarbeitungszeit
- Motivation steigt durch interne Aufstiegschancen größer
Nachteile:
- Stelle muss nachbestellt werden
- demotiviert nicht berücksichtigte Bewerber
- geringe Akzeptanz des Bewerbers als neuen Vorgesetzten
- Betriebsblindheit
Was ist bei der Analyse von Bewerbungsunterlagen zu berücksichtigen?
- Anschreiben: Adresse korrekt? Individuelle oder standardisierte Bewerbung? Wirkt Bewerber Informiert?
- Lebenslauf: lückenlos? Fehlerfrei? Flexibel? Häufige Stellenwechsel?
- Arbeitszeugnis: alle Zeugnisse? Sinnig? Was fehlt? Realistisch?
- generell: Sprache und Rechtschreibung und äußerer Eindruck
Wie ist die Vorbereitung und der Aufbau des Vorstellungsgesprächs?
- Vorbereitung: Klär wichtige Fragen (Gehalt) sowie organisatorischer Ablauf
- Begrüßung: Smalltalk um aufzulockern und kommunikationsfähigkeit zu testen
- Vorstellung des Unternehmens (Selbstdarstellung)
- Selbstdarstellung des Bewerbers: Werdegang
- Fragen an Bewerber: Kenntnisse, Motivation, Eignung, Redeanteil Bewerber überwiegt
- Fragen des Bewerbers klären
- Verabschiedung: Erste Auswertung und Klärung weitere Vorgehensweise
Welche Mittel gibt es für die Vorbereitung auf ein Verkaufsgespräche?
Kann vor Ort, am Telefon oder online im Chat stattfinden
- Stichwortkatalog : wichtige Fachbegriffe, Themen, Infos für vor während und nach dem Gespräch
- Skript: erwünschter Verlauf des Gesprächs ist formuliert
- zielorientierter Gesprächsleitfaden: mehr Handlungsspielraum, roter Faden, grobe Inhalte, Nutzenargumente, Hilfe, methodische Reaktionen
Beispiel für Checkliste:
- Situationsbeschreibung und Ziel
- Vorstellung Unternehmen und Vergleich mit Mitbewerber
- Darlegung Vorteile Produkt
- Behandlung möglicher Einwände
Welche Fragetechniken gibt es?
- offene Fragen: viele Antworten möglich
- geschlossene Fragen: Antwortmöglichkeiten sind vorgegeben
- Kontrollfragen: Kontrolle Ehrlichkeit von früheren Fragen
- Selektivfragen: Skala 1-5 oder Alternativfragen 1-2
- Motivationsfragen/Initialfragen: zu Beginn um Motivation des interviewten anzuregen
- reflexive Fragen: nachdenken anregen und hinterfragen
- Tendenzfragen/Suggestivfragen: erwünschte Antwort nahe und starke Beeinflussung
- rhetorische Fragen
Tendenzantworten:
- Befragter ist wenig interessiert oder will Meinung nicht preisgeben
