Personalassistent HRSE
Personaladministration
Personaladministration
Konflikte Eskalationsmodell nach Glasl
Phase 1 (win-win)
- Verhärung / Misstimmung
- Debatte
- Misstrauen , Tagen
Phase 2 (Win-lose)
- Koalition
- Entgleisung, Gesichtsverlust
- Drohungen
Phase 3 (lose-lose)
- Begrenzte Vernichtungsschläge
- Zersplitterung
- Gemeinsamer Abgrund
Arbeitsgesetzt
• Ergonomisch und hygienisch gute Arbeitsbedingungen
• Keine gesundheitliche Beeinträchtigung durch physikalische, chemische und biologische Einflüsse
• Keine übermässig starke oder allzu einseitige Beanspruchung
• Geeignete Organisation der Arbeit
Unfallversicherungsgesetzt
Verhütung von Berufsunfällen und Berufskrankheiten
Persönlichkeitsschutz (Art. 328 OR)
Gesundheit, Persönlichkeit und Sittlichkeit
ESG-Standart
Environment:
• Umwelt
• Schutz der Natur und der Ressourcen
Social:
• Soziale Aspekte
• Mitarbeiter, Gesundheit, Sicherheit •
Governance:
• Nachhaltige Unternehmensführung
• Werteorientierung, Compliance (Einhaltung der gesetzlichen und internen Vorgaben), Kontroll- und Steuerungsporzesse
Betriebliches Gesundheitsmanagement / Anlaufstellen
• Unfallversicherungen
• Krankentaggeldversicherungen
• Gesundheitsorganisationen
Frauenrentenalters wird 2025
64 Jahren und 3 Monaten das Referenzalter.
Mindestansätze Familienzulagen
215
Mindestansätze Ausbildungszulage
268
Max massgebende AHV-Lohn
90720
Minimale einfache AHV-Rente
15120
Koordinationsabzug BVG
26460
Max versicherter UVG-Lohn
148200
Maximale einfache AHV-Rente
30240
Max anrechenbarer BVG-Lohn
90720
Max einzahlung 3a mit 2. Säule
7258 = 8%
Max Einzahlung ohne 2. Säule
36288 max 20% von Erwerbseinkommen
Eintrittschwelle BVG
22680
Min versicherter BVG Lohn
3780
max versicherter BVG-Lohn
64260
Der Chef der Abteilung Marketing hat keine Zeit. Daher bittet er Sie, das Arbeitszeugnis von Gregor Fischer zu schreiben – die dazu notwendigen Dokumente hätten Sie ja im Personaldossier.
Welche ziehen Sie bei? Nennen Sie vier Dokumente, die Sie für das Schreiben des Zeugnisses benötigen.
- Genaue Personalien (Vorname, Name, Geburtsdatum)
- Anstellungsdauer (von … bis … + Pensum)
- Funktion(en)
- Beschreibung der Hauptaufgaben und Verantwortungen
- Beschreibung von Leistung und Verhalten (aus der Personalbeurteilung)
- Wer hat gekündigt / Grad des Bedauerns über den Austritt
Welche Faktoren sind bei der Personalplanung zu berücksichtigen?
Nennen Sie zwei.
- Auslastung
- Alter
- Absenzquote
- Arbeitsmarkt
- Auftragslage
Ein neu eintretender Mitarbeiter weigert sich, seinen Zivilstand anzugeben. Das falle unter den Datenschutz. Wie begründen Sie, dass Sie diese Information benötigen?
z. B. für die Anmeldung bei der Pensionskasse, für die Lohnfortzahlung bei Militärdienst, für den Entscheid zur Auszahlung von Kinderzulagen oder für amtliche Formulare (Arbeitsbewilligung, Quellensteuer, Arbeitslosenformular). Es fällt daher in diesem Zusammenhang nicht unter den Datenschutz.
Welche Punkte beinhaltet eine Stellenbeschreibung?
Nennen Sie 6 .
- Stelleninhaber (Name, Vorname)
- Stellenbezeichnung, eventuell mit Stellennummer
- Funktionsbezeichnung(Personenbezeichnung)
- Titelbezeichnung
- Abteilung (organisatorische Einordnung)
- Über-/Unterstellung führungsmässig/fachlich (allenfalls aus dem Organigramm ersichtlich; entspricht der Rapportlinie)
- Stellvertretung durch ... und Stellvertretung von ...
- Grundsätzliche Zielsetzung dieser Stelle (2-3 Sätze)
- Hauptaufgaben und Verantwortung (eventuell auch Nebenaufgaben und Projektaufgaben) in fachlicher und führungsmässiger Hinsicht
- Kompetenzen, Entscheidungsraum (eventuell auch Recht/Pflicht bezüglich Information, Beratung; Unterschriftskompetenz)
- Kontaktstellen intern/extern (Information und Kommunikation, Informationsrecht/-pflicht, Zusammenarbeit, evtl. Einsitznahme in Kommissionen aus beruflichen Gründen)
- Evtl. Mitarbeit in Gremien, Ausschüssen
- Evtl. Lohnklasse (nicht jedoch der exakte Lohn) und Zulagen
- Kostenstelle
- Datum der Erstellung/Überprüfung
Die Linie zeigt Ihnen ein Anforderungsprofil.
Nennen Sie 6 Kriterien, nach denen Sie prüfen, ob es ein gutes/zweckmässiges Anforderungsprofil ist oder Fragen, die Sie an die Linie richten.
- Aufbau, Struktur nach Kompetenz + Muss/Soll?
- Vollständig, alle Kompetenzarten erwähnt?
- Zwingende Ableitung aus der Stellenbeschreibung
- Keine überflüssigen Kompetenzen
- Keine fehlenden Kompetenzen (z. B. keine Sprachkompetenz → unwichtig)
- Erfahrung oder Ausbildung (Gibt es Alternativen bzw. gleichwertige Elemente?)
- Auch Selbstverständlichkeiten vorhanden, wenn sie nötig sind
- Begriffsdefinition → wie überprüfen in der Selektion?
- Auf was zuerst verzichten?
- Trennschärfe der Kompetenzen klar
- Minimale Grenzen: z. B. Jahre Berufserfahrung; obere Grenzen (z. B. Alter, Berufserfahrung)
Wie beurteilen Sie das vorliegende Stelleninserat? Würdigen Sie es, indem Sie vier Aspekte nennen (davon mind. ein positiver und ein negativer Aspekt).
Es sind positive und negative Punkte zu nennen.
+ Klarer Aufbau/Gliederung
+ Rasch erfassbar
+ Arbeitgeber + Adresse (und auch Arbeitsort) sofort erkennbar
+ Klassischer Aufbau. Besondere Arbeitgeberleistungen fehlten.
– Veraltete Gestaltung
– Warum steht Montagetechniker (m/w) statt -techniker/in bzw. -techniker:in
Die HR-Abteilung hat von der Geschäftsleitung den Auftrag erhalten, den Prozess der Personalsuche strukturierter zu gestalten, zugleich soll der Wissenstransfer sichergestellt werden. Im Personalhandbuch soll deshalb neu ein Kapitel «Personalsuche» entstehen. Zur Einführung soll ein Überblick über die Vor- und Nachteile interner und externer Personalsuche stehen. Sie haben die Aufgabe, diesen Überblick zu erstellen.
Sie listen je fünf Vorteile interner und externer Personalsuche auf.
Vorteile interne Suche:
- Günstiger: keine Ausschreibung, geringere Informations- und Selektionskosten
- Schneller: Selektion + Einarbeitung
- Sozialer (Versetzung statt Entlassung; Arbeitsplatzsicherheit)
- Fliessender Übergang
- Vakanz muss extern nicht bekannt gegeben werden (diskreter)
- Person kennt Firma, Produkte, Kunden, Abläufe, Vorgesetzten …
- Kennt die Person (allerdings aus bisheriger Funktion!)
- Vielfach geringeres Selektionsrisiko
- Spezifisches Know how wird erhalten
- Motiviert interne Mitarbeitende – geringere Fluktuation
Vorteile externe Suche:
- Grössere Auswahl und damit passendere Person, die einsatzfreudiger und formbarer ist
- Wettbewerb: Kein Beförderungsautomatismus
- Aktuelles/anderes Know how, geringere Weiterbildungskosten, nicht betriebsblind
- Kapazitätsausweitung
- Mitarbeiter/in bringt evtl. Kunden, Lieferantenbeziehungen … – schwächt Konkurrent
- Personalstruktur ist beeinflussbar (Alter, Geschlecht…)
- Kann neu beginnen (keine Seilschaft, ehem. Lernender …)
- Lohnniveau änderbar
Für den Selektionsprozess benötigt die HR-Leitung verschiedene Informationen.
Nennen Sie 6 Quellen/Grundlagen, die Sie für sie zusammenstellen sollten.
- Interview
- Lebenslauf
- Begleitschreiben per Mail/Post
- Arbeitszeugnisse
- Selbsteinschätzung via vorgefertigtem/standardisierten Fragebogen
- Referenzauskünfte bzw. -adressen
- Test wie Assessment Center
Im Unternehmen, in dem Sie arbeiten, gibt es in den nächsten 3 Monaten gleich einige Stellen zu besetzen. Unter anderem die Vakanz «Empfangs-Mitarbeiter:in».
Nennen Sie 4 sinnvolle Such- bzw. Find-Kanäle, die Sie für die Besetzung dieser Stelle nutzen können.
- RAV melden (kostenfrei; bezahlt über die ALV-Beiträge)
- Personalberatung
- Stelleninserat in Regionalzeitung
- Internet-Stellenplattform
- Social Media
- Ehemalige Bewerber:innen kontaktieren
- Mitarbeitende werben Mitarbeitende
Ein neuer Mitarbeiter wird demnächst starten. Sie benötigen zahlreiche Daten, die Sie im Personalinformationssystem (PIS) erfassen wollen.
Welche Informationen benötigen Sie direkt vom Mitarbeiter, die er Ihnen auf einem Formular melden soll?
Nennen Sie 8 relevante Angaben, die Sie für die Erfassung benötigen.
- Name, Vorname
- Geburtsdatum
- AHV-Nummer
- Adresse, Telefonnummer, Mail
- Zivilstand
- Nationalität
- Bankverbindung
- Kinder
In der Personalentwicklung sind Job Enlargement, Job Enrichment und Job Rotation gängige Massnahmen, damit sich Mitarbeitende innerhalb des Unternehmens weiter entwickeln können. Allerdings werden die Begriffe häufig verwechselt.
Beschreiben Sie, was unter den drei Massnahmen verstanden wird und nennen Sie je ein Beispiel.
Job enlargement (= Aufgabenerweiterung auf dem bestehenden Niveau)
Ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin übernimmt zusätzliche gleichrangige Aufgaben. Es werden zum Beispiel weitere Arbeitselemente oder verwandte Aufgaben an die bestehenden angegliedert.
Beispiel: Die Personalassistentin übernimmt schrittweise Aufgaben aus der Lohnbuchhaltung.
Job enrichment (= Aufgabenerweiterung auf höherem Niveau)
Ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin erhält zusätzliche Aufgaben, die mit höheren Anforderungen an die Person und die Fachkenntnis verbunden sind.
Beispiel: Der Personalassistent hat bisher die Vorselektion anhand der eingereichten Unterlagen gemacht. Neu führt er die Interviews durch und stellt die Verträge aus.
Job rotation (= Arbeitsplatzwechsel)
Mitarbeitende tauschen oder wechseln dabei in vorher festgelegten Intervallen ihren Arbeitsplatz und die damit verbundenen Aufgaben.
Beispiel: Die Personalassistentin arbeitet zweimal im Jahr für je einen Monat in der Marketingabteilung.
Aus- oder Weiterbildungen für Mitarbeitende können intern konzipiert und durchgeführt werden oder extern gegeben bzw. ausgelagert werden..
Welches sind die Vorteile für interne Ausbildungsangebote?
Nennen Sie 4.
- massgeschneidert statt Standardangebot
- hoher Funktions-/Firmenbezug
- direkteres Eingehen auf Bedürfnisse der Teilnehmenden
- Kosten bei grossen Teilnehmerzahlen oftmals tiefer
- Inhalte mit internen Instrumenten, Methoden kombinierbar
- interner Austausch, Zusammenhalt wird gefördert.
- Transfer einfacher möglich
Im Rahmen der Personalentwicklung fällt auch immer wieder einmal das Wort «Coaching».
Was ist darunter zu verstehen und für welche Problemstellung könnte es eingesetzt werden?
Definieren Sie den Begriff und geben Sie ein Beispiel, wo Coaching eingesetzt werden könnte.
Begriffserklärung:
Der Coach unterstützt durch entsprechende Fragen, Reflexionen die Einsicht der gecoachten Person und verhilft ihr zur erfolgreichen Verhaltensänderung.
Mögliche Beispiele:
- Sparingpartner für eine junge Führungskraft, die erstmals Personalführung übernommen hat zur Reflexion des Verhalten
- Unterstützung für einen Mitarbeiter, der "eine sehr kurze Zündschnur hat" und schnell aufbraust, ja sogar ausfällig wird.
Sie haben die Aufgabe erhalten, eine Checkliste zu entwickeln, die der Austrittsadministration im Zusammenhang mit dem Personalaustritt dient.
Nennen Sie 8 Punkte/Aspekte, die eine solche Checkliste umfassen kann.
- Erhalt der Kündigung bestätigen
- Information der übrigen Mitarbeitenden (EDV, Empfang, GL, Vorgesetzte...), Kunden, Lieferanten über den Austritt
- Ferienanspruch (beziehen, abgelten, unbezahlter Urlaub, auszahlen?)
- Austrittstag festlegen (Ferien, Überstunden...)
- Hausschlüssel, Kreditkarte, Stempelkarte, Auto, Mobiltelefon, Laptop, Werkzeug … zurückgeben bzw. Passwörter löschen
- Zeichnungsberechtigung löschen (Handelsregister, Banken, Passwörter…)
- Rückgabe Leihgegenstände und Mitarbeiterhandbuch
- Telefon (abmelden am Empfang, streichen von Telefonliste)
- Rückzahlungsverpflichtung erfüllt?
- Lohnvorschüsse/Darlehen zurückbezahlt?
- Arbeitszeugnis (Arbeitsbestätigung) schreiben
- Evtl. Ausgleichsquittung (Papier, in dem der Mitarbeiter erklärt, keine offenen Forderungen gegenüber dem Arbeitgeber zu haben)
- Information über die Weiterführung des Versicherungsschutzes (Nichtberufs-Unfall, Freizügigkeitsleistung/Nachdeckung)
- Übrige administrative Austrittsformalitäten
- Termin Austrittsgespräch festlegen und führen
- Abmeldung bei den Sozialversicherungen
- Vernichten nicht mehr benötigter Unterlagen aus dem Personaldossier
Im Betrieb, in dem Sie arbeiten, wurden bislang keine systematischen Austrittsgespräche geführt. Dies soll sich nun ändern. Ziel wäre, standardisierte Austrittsgespräche einzuführen. Sie erkennen die sich daraus ergebenden Vorteile.
- Wahre Gründe des Austrittes ermittelt
- Feedback über die Zeit der Anstellung, Verbesserungsvorschläge, Anpassen SteBe
- Administratives, offene Fragen klären
- Referenzgewährung abklären
- Spätere Wiederanstellung abklären
- Formeller Abschluss: Dank, Verabschiedung (Psychohygiene)
Tim Weise tritt auf 30. September aus dem Unternehmen aus.
Bei welchen Versicherungen ist er abzumelden, vorausgesetzt, dass er bei der entsprechenden Versicherung versichert war?
Nennen Sie die entsprechenden Versicherungen.
- Familienausgleichkasse (betr. Kinder-/Ausbildungszulagen)
- Pensionskasse
(AHV-Ausgleichskasse ist nicht mehr nötig)
Sie haben im Verkaufsinnendienst sehr wenig Arbeit. Daher kündigen Sie Ella von Eu am 28. Juni unter Einhaltung der vertraglichen Kündigungsfrist auf 30. September.
Am 27. Juli eröffnet Ihnen Ella von Eu, dass Sie seit dem 9. Juli schwanger sei.
Was sieht die Rechtssituation aus und wie lange wird Frau von Eu noch bei Ihnen angestellt sein?
Die Kündigung ist vor Beginn der Schwangerschaft gültig ausgesprochen worden. Daher läuft die Frist. Allerdings beginnt ab Beginn der Schwangerschaft, ab 9. Juli, eine Sperrfrist bis zur Geburt und anschliessend 14 Wochen Mutterschaft. Sobald die 3 Monate Kündigungsfrist (1.–8. Juli und nach der Mutterschaft) abgelaufen sind, endet das Arbeitsverhältnis Ende Monat.
Flexibilisierte Arbeitszeiten bieten zahlreiche Vorteile – aber auch Nachteile.
Nennen Sie 4 Nachteile für den Arbeitgeber.
- Mehraufwand Administration / Koordination
- Höherer Zeitaufwand für die Zeiterfassung und Auswertung
- Kosten für Zeiterfassungssystem
- weniger Kontaktzeiten der MA untereinander
- erschwerte Führung
Um die Produktion zu steigern, möchte Ihr Unternehmen im Produktionsbetrieb Schichtarbeit einführen. Die HR-Abteilung ist daher gefordert, ein diesbezügliches Reglement zu erstellen. Ein Arbeitszeitreglement besteht bereits.
Was muss in Bezug auf die neu einzuführende Schichtarbeit speziell geregelt werden?
Nennen Sie 4 Punkte.
- Schichtzeiten/Stundenplan der Schicht
- Pausenregelung
- Soll-Arbeitszeit je Woche
- Höchstarbeitszeit
- Kompensations- und Absenzregelung
- Zulage je Schicht
- Arbeitszeiten Jugendliche/Schwangere usw.
Es gibt unterschiedliche Arbeitszeitmodelle. Eines ist die Jahresarbeitszeit.
Welche Vorteile bietet das Arbeitszeitmodell Jahresarbeitszeit für Mitarbeitende?
Nennen Sie 4 Vorteile.
- Kann die tägliche/wöchentliche/monatliche Arbeitszeit auch nach persönlichen Bedürfnissen gestalten
- Monatlich gleicher Lohn
- Überträgt dem Mitarbeiter Verantwortung
- Persönliche Absenzen in Randzeiten müssen nicht begründet werden
- Mehr Flexibilität
Sie wissen nicht was los ist: Gleich zwei Mitarbeitende wollen Einblicke in ein Personaldossier erhalten. Da wäre zum einen Gabriela K., die Einblick in ihr eigenes Dossier verlangt. Und da wäre zum anderen Gerold R., Abteilungsleiter Marketing, der gerne Einblick in das Dossier von Verena J. hätte, da sich diese intern für die bald freiwerdende Stelle als Marketingassistentin beworben hat.
Geben Sie den beiden Personen Einblick in die gewünschten Dossiers und wie begründen Sie den Entscheid?
Wenn Sie Einblick gewähren: ist dieser unbegrenzt oder beschränkt?
Gabriela K. (Einblick ins eigene Dossier): Einblick ja, aber nicht alles muss gezeigt werden (z. B. Karriereplanung, laufende Strafuntersuchungen)
Gerold R. (Abteilungsleiter): Nein, kein Einblick; dafür müsste Verena J. explizit zustimmen
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Cartes-fiches
Max versicherter UVG-Lohn
148200
Maximale einfache AHV-Rente
30240
Max anrechenbarer BVG-Lohn
90720
Max einzahlung 3a mit 2. Säule
7258 = 8%
Max Einzahlung ohne 2. Säule
36288 max 20% von Erwerbseinkommen
Eintrittschwelle BVG
22680
Min versicherter BVG Lohn
3780
max versicherter BVG-Lohn
64260
