Prozessmanagement Test

• Ängste und Vorbehalte respektieren:

  • Offen mit Bedenken umgehen und Verständnis zeigen.
  • Aktive Kommunikation und Empathie fördern Vertrauen.

• Gute Feedback- und Fehlerkultur leben:

  • Fehler als Lernchancen nutzen, offenes Feedback ermöglichen.
  • Förderung einer positiven Haltung gegenüber Veränderungen.

• Ergebnis bzw. Nutzen:

  • Wie effektiv der Prozess das gewünschte Ziel erreicht.

• Ziel-Aufwand-Verhältnis:

  • Wie effizient der Prozess im Verhältnis zu den eingesetzten Ressourcen ist.

• Vorbereitung: Ziele und Rahmen festlegen.
• Eingrenzung: Fokus auf relevante Prozesse setzen.
• Erhebung: Daten und Informationen sammeln.
• Analyse: Prozesse auswerten und Schwachstellen identifizieren.

• Interner Veränderungsimpuls:

  • Definition: Veränderung wird durch interne Faktoren ausgelöst.
  • Beispiele: Unzufriedenheit der Mitarbeitenden, ineffiziente Prozesse, neue interne Ziele.

• Externer Veränderungsimpuls:

  • Definition: Veränderung wird durch äußere Einflüsse angestoßen.
  • Beispiele: Marktveränderungen, neue gesetzliche Vorgaben, technologische Innovationen.

Eine Schnittstelle ist der Punkt, an dem Verantwortung und Informationen zwischen zwei Stellen wechseln.

• Gemeinsame Prozesse entwickeln und vereinbaren
• Feste Ansprechpartner bestimmen
• Offene und direkte Kommunikation
• Gegenseitiger Einblick in Probleme
• Sich auch privat kennenlernen

• Rechtzeitige Auftragserteilung
• Klare, unmissverständliche Aufträge erteilen

• Aufträge nur mit schriftlichen Offerten ausführen
• Gelegentlich Konkurrenzofferten einholen
• Für regelmäßige Routinearbeiten Festpreise vereinbaren

• Vorbereitung:

  • Verantwortlichkeiten definieren
  • Referenzmodelle prüfen

• Grobentwurf:

  • Prozesslandkarte erstellen
  • Support- und Managementprozesse definieren

• Modellierung:

  • Workshops durchführen
  • ICT-Anforderungen ableiten

• Bewertung:

  • Vergleich und Bewertung der Varianten
  • Auswahl der passenden Variante

• Einführung:

  • Prozessverantwortliche Person bestimmen
  • Präsentation und Training für Anwender erstellen

• Überraschung:

  • Er ist überrascht über die Veränderungen und empfindet vieles als persönliche Kritik.

• Verneinung:

  • Er lehnt Veränderungen ab und möchte, dass sich die Gäste an seine Arbeitsweise anpassen.

• Einsicht:

  • Vielleicht ist eine Veränderung nötig, da sich die Bedürfnisse der Gäste ändern.

• Akzeptanz:

  • Er fühlt sich wohl im Team und sieht den Erfolg der Alpensonne auch als seinen Erfolg.

• Lernen:

  • Er ist bereit, Vorschläge zu testen und eigene Ideen einzubringen.

• Erkenntnisse:

  • Die Tests bringen positive Erkenntnisse und Verbesserungen.

• Integration:

  • Die Veränderungen haben Fortschritt gebracht, und er fühlt sich sicher für die Zukunft.

• Sachbarrieren:

  • Mangel an Ressourcen (z. B. Platz, Materialien).
  • Unvorhergesehene äußere Bedingungen, die den Prozess behindern.

• Prozessbarrieren:

  • Unnötige Schritte oder ineffiziente Abläufe im Prozess.
  • Schwierigkeiten bei der Koordination und Kommunikation zwischen Abteilungen.

• Kulturbarrieren:

  • Widerstand gegenüber Veränderungen von Mitarbeitenden oder Führungskräften.
  • Werte und Einstellungen, die Veränderungen behindern (z. B. Traditionen oder langjährige Arbeitsgewohnheiten).

Sachbarrieren

Warum?: Häufig aufgrund begrenzter Ressourcen wie Zeit, Platz oder Technologie.

• Prozesskennzahlen bestimmen
• Ziele festlegen und periodisch überprüfen
• Führungsfunktion und Ergebnisverantwortung
• Messverfahren bestimmen und einführen
• Verbesserungsmaßnahmen bestimmen, umsetzen und kontrollieren
• Messergebnisse analysieren
• Zielerreichung überprüfen
• Information der am Prozess beteiligten Mitarbeitenden
• Prozessziele mit den Mitarbeitenden festlegen

• Beziehungen
• Dimensionen
• Elemente

Antwort:

• Eine GPO (Geschäftsprozess-Optimierung)

Warum?
GPO wird bevorzugt, da es um schrittweise Verbesserungen ohne große Risiken geht.

Antwort:

• Lean-Management: Prozessoptimierung durch Verschwendungsreduktion.
• Ziel: Höhere Effizienz, weniger Verschwendung, bessere Qualität.

Auf der Organisationsebene:

• Flache Hierarchien
• Kurze Dienstwege

Auf der Prozessebene:

• Maximales Ergebnis mit vorgegebenem Ressourceneinsatz
• Effizienzsteigerung, Ziel mit minimalem Ressourceneinsatz erreichen

• Überwachung der Kennzahlen
• Analyse der Abweichungen
• Umsetzungs- und Wirkungskontrolle der Maßnahmen

• Vorteile:

  • Vorhandene Stärken und Strukturen nutzen
  • Mitarbeitende können mitreden

• Nachteile:

  • Aufwändiger, da alles Bestehende analysiert werden muss
  • Gefahr, an alten Strukturen festzuhalten

Qualität – Zeit – Kosten

• Unruhe verbreiten 
• Gerüchte 
• Intrigen 
• Unaufmerksamkeit 
• Müdigkeit 
• Rückzug

• Gegenargumente 
• Vorwürfe
• Polemik 
• Schweigen 
• Badgatellisieren 
• Ausweichen

• Verantwortliche definieren
• Handbücher sichten und ordnen
• Inhalt, Form und Tiefe der Prozessdokumentation festlegen

• Untersuchungsbereich festlegen (z. B. Werkstätten oder Büro)
• Zusammenhänge der Prozesse erkennen und festhalten
• Prioritäten und Vorgehen bestimmen

• Umfrage unter Mitarbeitenden durchführen
• Schnittstellen zwischen Prozessen definieren
• Prozessinformationen (bestehende Beschreibungen) beschaffen

• Sofortmaßnahmen umsetzen (z. B. Ausmisten alter Ware)
• Anpassungen in der Aufbauorganisation prüfen
• Doppelspurigkeiten erkennen und beseitigen
• Schwachstellen identifizieren
• Prozesse auf Vollständigkeit überprüfen

• Keine Störung des Ablaufs
• Keine Beteiligung der Betroffenen erforderlich
• Kostengünstig

• Mitwirkung der Betroffenen
• Klärung von Missverständnissen
• Schwachstellen können entdeckt werden
• Dient als Stimmungsbarometer

• Mitwirkung der Betroffenen
• Kostengünstig
• Viele Mitwirkende möglich

• Mitwirkung der Betroffenen
• Arbeitsablauf wird sichtbar
• Vorhandene Rapporte (z. B. Stunden- oder Tagesberichte) können genutzt werden

• Durchlaufzeit – Zeigt, wie schnell ein Prozess abgeschlossen wird, und hilft, Effizienzprobleme zu erkennen.
• Fehlerquote – Misst die Qualität und zeigt, wo Verbesserungen nötig sind.
• Kosten pro Prozess – Hilft, kostentreibende Schritte zu identifizieren und Einsparungen zu erzielen.
• Kundenzufriedenheit – Zeigt, ob der Prozess die Kundenanforderungen erfüllt.
• Prozessqualität – Bewertet, ob Standards eingehalten werden und Ergebnisse zuverlässig sind.

• Prozessziele besprechen – Alle Beteiligten müssen dieselben Ziele haben.
• Zielerreichung kontrollieren – Sicherstellen, dass Zeit, Kosten und Qualität stimmen.
• Abweichungen melden – Probleme frühzeitig kommunizieren, um schnell Lösungen zu finden.
• Verbesserungen umsetzen – Probleme lösen und den Prozess ständig verbessern

• Leitbild – Definiert die Strategie und ist für die Öffentlichkeit wichtig.
• Führungshandbuch – Regelt Aufgaben, Kompetenzen und Rollen der Schulleitung.
• Qualitätskonzept – Dient als Kontrollinstrument für die Schulkommission.

• Offene Information und Kommunikation –

  • Reduziert Unsicherheiten und baut Widerstand ab.
  • Hilft, den Fokus auf das Wesentliche zu lenken.

• Aktive Beteiligung –

  • Fördert Vertrauen durch Einbindung aller Betroffenen.
  • Nimmt Ängste ernst und gewinnt kritische Stimmen als Unterstützer.

• Andere Modelle besichtigen –

  • Vergrößert das Wissen und ermöglicht Erfahrungsaustausch.
  • Fördert gemeinsames Lernen und vermeidet wiederholte Fehler.

• Input-Veranstaltungen mit Mitspracherechten –

  • Weckt Interesse und Begeisterung für die Veränderung.
  • Entwickelt gemeinsame Visionen und stärkt das Wir-Gefühl.

Die eigene Leistung mit anderen zu vergleichen, um zu sehen, wie man sich verbessern kann. Man lernt von den besten und versucht, deren Erfolge nachzumachen.

• Begrenzter Erfolg – Man kann nur so gut werden wie der Vergleichspartner und nicht besser.
• Individualität – Es verbreiten sich oft Standardlösungen und keine individuellen Anpassungen an die eigene Situation.

• Mitarbeiter, Lehrende – Lehrende können wertvolle Hinweise zur Verbesserung des Systems geben, da sie direkt mit den Prozessen arbeiten.
• Eltern, Elternvereine, Quartiervereine – Eltern müssen einbezogen werden, da sie direkt betroffene Vertreter ihrer Kinder sind und oft wichtige Perspektiven zu Entscheidungen und Prozessen haben.