Projektmanagement ZP 06.11

Auswirkungen gründlich prüfen
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Änderungsentscheidungen nachvollziehbar -entscheiden
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Genehmigte Änderungen planen
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Änderungen und ihre Auswirkungen gut dokumentieren

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Ausgangslage
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Beantragte Änderung
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Betroffene Projektresultate
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Betroffene Projektdaten
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Risiken
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Konsequenzen bei Nicht-Änderung
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Empfehlung der Projektleitung

Das Risikomanagement in Projekten befasst sich mit der Identifikation der potenziellen Projektprobleme, ihrer Ursachenanalyse und der Planung von Massnahmen und ihrer Überwachung.

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Befragung unabhängiger Experten
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Projektbegleitende Daueraufgabe
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Verwendung von Checklisten
Ehrliche Einschätzung

Erkennbare Risiken vermeiden
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Sich gegen unvermeidbare Risiken absichern
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Das Gesamtrisiko vor Projektstart abschätzen

Risiken erkennen
2.
Risiken bewerten
3.
Risiken bewältigen
4.
Risiken überwachen

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Unerwartete Ereignisse
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Veränderungen im Projektumfeld
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Usw.

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die gesamte Projektdokumentation
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Checklisten
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Brainstorming
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Interviews
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Analyse von Annahmen

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Personelle Risiken
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Technische Risiken
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Projektmanagement-Risiken
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Organisatorische Risiken
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Externe Risiken

Ursache für das Eintreten des Risikos
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Eintrittswahrscheinlichkeit
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Tragweite für das Projekt

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Vorbeugende Massnahmen → Eintrittswahrscheinlichkeit minimieren
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Evaluationsmassnahmen → Tragweite reduzieren
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Frühwarnsystem → frühzeitig auf potenzielle Risiken aufmerksam werden

Vorstudie - Grobkonzept - Detailkonzept - Realisierung - Einführung - Erhaltung

Übergeben der Lösung in den produktiven Betrieb
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Dokumentation und Reporting übergeben
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Projektorganisation auflösen
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Abschlussveranstaltung
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Projekt-Schlussabrechnung (inkl. Nachkalkulation)

Sicherstellen der ordnungsgemässen Projektabschlusses
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Auflösen der temporären organisatorischen und technischen Strukturen
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(Definition von Massnahmen, die den Betrieb der Projektauflösung nach dem formellen Projektabschluss gewährleisten.)

Durch Übergabe- und Übernahmeprotokoll.

Zwischen der Einführung und der Erhaltung.

Künstliche Projektverzögerung
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Unklare Service-Organisation
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Fehlendes Controlling
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Keine konsequente Nutzenüberprüfung
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Fehlende Wartungsbudgets

Ausgangslage (Business Case, Rahmenbedingungen)
Projektziele
Projektorganisation
Vorgehensweise im Projekt und wichtige Methoden
Einhaltung von Terminen, Kosten und Ressourcenaufwand
Qualität des Projektresultats
Qualität des Projektvorgehens (Prozessqualität)
Zufriedenheit des Auftraggebers, der Kunden, der Nutzer und weiterer Stakeholder
Empfehlungen zur Sicherstellung und zur Stärkung des Nutzens
Erreichtes und Nichterreichtes sowie Erkenntnisse daraus («Lessons learned»)
Abschliessende Gesamtbeurteilung des Projekterfolgs
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Reintegration der internen Projektmitarbeitenden in die Linienfunktion oder Angebote für weitere Projektaufgaben
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Auflösung der bestehenden Arbeitsverträge

Themen Abschlusssitzung -veranstaltung

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Projekt
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Teilprojekt
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Teilaufgabe
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Arbeitspakete

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Wie wird das Projekt gegliedert?
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Welche Funktion sind zu erfüllen?
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Wie Arbeitspakete sinnvoll bilden?
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Welche Kosten und Kapazitäten muss gerechnet werden?

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Vom Groben ins Detail
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Immer zuerst in die Breite

Komplexität des Projektes
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Grad der Aufgabenspezialisierung
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Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung im Projekt
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Einschätzung des Projektleiters

nach Objekten
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nach Funktionen
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nach Projektphasen
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gemischte Gliederung

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Allgemein
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Ziele
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Ergebnis
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Schnittstellen
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Aktivitäten / Termine / Aufwand
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Voraussetzungen /Restriktionen
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Anhang

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Dient als Grundlage für die Planung
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Klare Auftragsanweisung

Bestimmung der Reihenfolge der Vorgänge in einem Projekt

Soll zu realistischen Resultaten führen
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wenn möglich auf alle Projektphasen anwendbar
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leicht zu verstehen und einfach zu handhaben
•
Schätzresultate transparent für alle Nachvollziehbar

1.
Vorgangsliste
2.
Netzplan
3.
Terminplan

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Delphi-Methode
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Analogieverfahren (Projektvergleich)
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Dreipunktmethode
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(Dreizeitenverfahren)
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Prozentsatzverfahren (Extrapolation)
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Standardwert-/ Multiplikatorverfahren
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Funktionsverfahren
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COCOMO-Verfahren

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Chronologische Reihenfolge
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Arbeitspaketbeschreibung
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Dauer
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Verantwortung
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Abhängigkeiten (Vorgänger)

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Bezeichnung des Vorgangs bzw. Arbeitspakets
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Dauer
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Frühester Anfang
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Spätester Anfang
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Früheste Ende
Späteste Ende

Vorgansknoten-Netzplan auch Metra-Potenzial-Methode (MPM) bekannt.

Als Balkendiagramm

Zeigt alle Vorgänge, die keine Zeitreserven haben
Direkte Auswirkung nachgelagerte Vorgänge bei Verschiebungen

Bedarf ermitteln
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Einsatzmittel evaluieren
•
Einsatzmittelplan erstellen

Ist die Person gewillt und kompetent die Aufgabe zu übernehmen?
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In welchem zeitlichen Umfang kann die Person arbeiten?
•
Welche spezifischen Voraussetzungen müssen für die Person geschaffen werden?

Transparent aufzeigen mittels Ressourcen-Belastungsdiagramm