7 Personalwesen

• wie viele und welche Personen das Unternehmen benötigt. => Personalbedarf
• wie man die richtigen Personen gewinnen will. => Personalrekrutierung

Die benötigte Anzahl Mitarbeitende mit den passenden Qualifikationen. Wenn ein Unternehmen seine Tätigkeit ausbaut oder Angestellte das Unternehmen verlassen, entsteht ein Personalbedarf durch sogenannte Unterdeckung.

Die Unterdeckung kann kurzfristig, also vorübergehend, oder langfristig und damit dauerhaft auftreten. Wichtig ist, einen Bedarf frühzeitig zu erkennen und Massnahmen in die Wege zu leiten, um ihn zu decken.

Dass ein Unternehmen Mitarbeitende sucht, um Stellen neu zu besetzen, wenn eine Unterdeckung besteht.

Stellenbeschreibungen helfen, die passenden Mitarbeitenden zu finden, weil darin u. a. die Anforderungen beschrieben sind, welche für eine bestimmte Stelle benötigt werden.

Bei der externen Suche besteht immer das Risiko einer Fehlbesetzung. Dieses Risiko soll auf ein Minimum reduziert werden. Dazu stehen z. B. die Hilfsmittel des Interviews und des Assessment-Centers zur Verfügung.

Zu einem Interview oder Assessment-Center lädt das Unternehmen Bewerberinnen und Bewerber ein, welche die Vorprüfung bestanden haben und in die engere Wahl für eine ausgeschriebene Stelle gekommen sind.

Die Vorprüfung findet aufgrund der eingesandten Unterlagen statt, welche aus dem Bewerbungsschreiben (Motivationsschreiben), dem Lebenslauf, Zeugnissen und Referenzen bestehen.

Beim Interview oder Vorstellungsgespräch findet der erste persönliche Kontakt zwischen externen Bewerberinnen und Bewerbern und Firmenvertretern statt. Das Unternehmen will sich selbst vorstellen, mehr über die sich bewerbende Person erfahren und die künftige Aufgabe darlegen. Es geht darum herauszufinden, ob die Person für den Job und zum Unternehmen passt.

Beim Assessment-Center (AC) verläuft das Auswahlverfahren so, dass eine oder mehrere Personen eingeladen werden, um unter Beobachtung realitätsnahe Aufgaben zu lösen. Es wird der höchste Voraussagewert für die Eignung der Kandidaten erreicht, da die eingesetzten Methoden vielfältig sind und die Beurteilung immer durch mindestens zwei Personen erfolgt. Die Auswahl mithilfe von Assessment-Centern ist teuer und aufwendig, da sie in der Regel zwei bis vier Tage dauert. Angewandt wird dieses Instrument eher in Grossbetrieben und wenn es um die Besetzung von Führungspositionen geht.

Die Mitarbeitenden werden an einer bestimmten Stelle im Unternehmen eingesetzt und eingearbeitet. Sie sollen motiviert arbeiten und sich weiterentwickeln können.

Es stellen sich die folgenden Fragen:

• Welche Aufgaben erfüllt das Personalbüro dabei? => Personaladministration
• Wie werden die Leistungen der Mitarbeitenden entlöhnt? => Personalhonorierung
• Wie und wann erfolgen Rückmeldungen zu Leistung und Verhalten? => Personalbeurteilung
• Wie und weshalb entfalten sich Mitarbeitende? => Personalentwicklung

Im Personalwesen fallen folgende Arbeiten an, welche die Mitarbeitenden
direkt betreffen:

• Arbeitsverträge werden aufgesetzt, versandt und archiviert
• Lohnabrechnungen werden erstellt und Löhne überwiesen
• Präsenz- und Fehlzeitenkontrolle wird geführt
• Der Bezug von Ferien wird koordiniert und kontrolliert
• Personaldossiers werden nachgeführt und aufbewahrt

Mit folgenden Aufgaben werden auch andere Stellen bedient, wie z. B. die Geschäftsleitung,
staatliche Stellen wie die Pensionskasse, die AHV-Revisoren usw.:

• Lohnbuchhaltung wird geführt inkl. Sozialversicherungsbeiträge
• Verschiedene Korrespondenz in den Bereichen Personalrekrutierung (Einladungen, Absagen usw.), Personalaustritte (Kündigungsschreiben, Zeugnisse schreiben) usw. wird erledigt

Menschen stellen einem Unternehmen ihre Arbeitskraft zur Verfügung.
Dafür erhalten sie gemäss Obligationenrecht für ihre Leistung Lohn, «der nach Zeitabschnitt
(Zeitlohn) oder nach geleisteter Arbeit (Akkordlohn) bemessen wird».

Bei der Personalhonorierung geht es auch um

• die Wahl von Lohnformen, welche Aspekte wie Qualität der Arbeit und Leistungsmotivation sicherstellen => Lohnarten
• die Ausgestaltung eines Lohnsystems, welches intern und extern akzeptiert wird => Anforderungen an einen angemessenen und fairen Lohn
• die Zusammensetzung von Löhnen => Bestandteile des Gesamtlohns

In welcher Form Lohn bezahlt wird, richtet sich nach den vertraglichen Vereinbarungen von Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden oder deren Organisationen (Arbeitgeberverbände und Gewerkschaften). Dabei können verschiedene Lohnarten miteinander kombiniert werden.

Nebst den bereits genannten Entgeltungsformen Zeit- und Akkordlohn führt das Obligationenrecht den Naturallohn (Entschädigung in Gütern wie Kost, Logis, unternehmenseigenen Produkten; kostenlos zur Verfügung gestellte Berufskleidung; Gratisnutzung des Firmenfahrzeugs für private Zwecke; Weiterbildung, die durch das Unternehmen finanziert wird; Vergünstigungen beim Bezug von Mitarbeiteraktien usw.), verschiedene Formen der Erfolgsbeteiligung (vertraglich vereinbarte Gewinn-, Umsatz- oder sonstige Beteiligungen am Geschäftsergebnis) und die Gratifikation (freiwillig variabel gestaltbare Entschädigung bspw. für besondere Anlässe) als Sondervergütung auf. 

Mit den gewählten Lohnarten setzen die Unternehmen Signale und Anreize: Steht das regelmässige Erledigen der Arbeit im Vordergrund, oder sollen die Mitarbeitenden selbst wesentlich die Höhe ihres Lohns mitgestalten können durch ihre Leistungen? Mitarbeitende erkennen anhand der Lohnarten, wie stark individuelle oder allenfalls teambezogene Leistungen gewichtet werden.

Lohn ist mehr als ein Entgelt für Arbeit. Gerade die Frage nach dem fairen oder gerechten Lohn wird von den Anspruchsgruppen unterschiedlich beurteilt.

Das Unternehmen will mit seinen Löhnen konkurrenzfähig sein, die Anforderungen an die Mitarbeitenden abgelten und deren Leistung wertschätzend honorieren. Zudem sind die Lohnsumme und deren Entwicklung abhängig vom Geschäftsverlauf.

Die Bundesverfassung legt fest, dass Mann und Frau Anspruch auf gleichen Lohn für gleichwertige Arbeit haben. Wie wird bestimmt, welche Arbeiten «gleichwertig» sind? Ist die Arbeit im Sekretariat gleichwertig zur Arbeit des Putzpersonals oder der Aussendienstmitarbeitenden?
Um zu bestimmen, welche Arbeiten gleichwertig sind, notiert man die jeweiligen Anforderungen und entschädigt diese mit einem Arbeitsplatzanteil. Dies entspricht dem Grundlohn.

Lohnunterschiede zwischen Mitarbeitenden mit gleichen Stellen sind aber möglich, weil der Grundlohn nur ein Bestandteil des vertraglich vereinbarten Gesamtlohns ist, der durch mehrere individuelle Komponenten ergänzt wird.

Merke: Lohn setzt sich in der Regel aus mehreren Bestandteilen zusammen: dem Arbeitsplatz-, dem Sozialanteil und der beobachteten individuellen Leistung. Zusätzlich spielt die Marktsituation eine wichtige Rolle, wenn die Höhe des Lohns bestimmt wird.

Personalbeurteilungssysteme sehen vor, dass Mitarbeitende in gewissen Abständen in einem Gespräch, dessen Inhalt schriftlich festgehalten wird, Rückmeldungen erhalten. Diese Gespräche werden Mitarbeitergespräche (MAG) genannt. Oft werden Beurteilungsbögen verwendet, welche dann visiert und im Personaldossier abgelegt werden.

Beurteilt werden die erbrachte Leistung, das Verhalten sowie das Erreichen von Zielen, welche für die Beurteilungsperiode gesetzt wurden.
Zielsetzung des Mitarbeitergesprächs ist u. a. Stärken der Mitarbeitenden zu fördern, Schwächen gezielt anzugehen, Weiterbildungsbedarf festzustellen und Personalentwicklung (Karriereplanung) zu fördern. Es wird eine neue Zielvereinbarung getroffen.

Beim Beurteilungsgespräch muss klar werden, in welchem Mass die Mitarbeiterin, der Mitarbeiter die Erwartungen und Ziele erfüllt hat.
Deshalb müssen Ziele immer so formuliert sein, dass sie beeinflussbar, wesentlich, motivierend, erreichbar und messbar sind.

Erfüllt eine Person die Erwartungen in Bezug auf Verhalten oder Leistung gar nicht, kann als Konsequenz eine Verwarnung, die Androhung der Kündigung oder eine Entlassung folgen.

Erfüllt eine Person die Erwartungen oder übertrifft sie diese, sollte über die Weiterentwicklung, d. h. die gemeinsame Zukunftsplanung oder auch über den Lohn gesprochen werden.

Personalentwicklung umfasst alle Massnahmen der Schulung (= bildungsbezogene Massnahmen) und Förderung (= stellenbezogene Massnahmen) der Mitarbeitenden. 

Ausgehend von der Beurteilung im Mitarbeitergespräch (MAG) und den Zielvereinbarungen wird festgelegt, welche Kompetenzen die Mitarbeiterin respektive der Mitarbeiter zusätzlich erwerben, oder welche Stärken gefördert werden sollen respektive an welchen Schwächen Mitarbeitende arbeiten müssen.

Aus Sicht der Angestellten bedeutet Personalentwicklung Entfaltung des eigenen Potenzials und persönliche Sinnfindung. Entwicklung steigert die Motivation und die Arbeitszufriedenheit jedes einzelnen. Zudem nimmt die Wahrscheinlichkeit zu, dass man weiterhin ins Mitarbeiterportfolio des Unternehmens passt, weil man auch zukünftige Anforderungen meistern kann.

Unternehmen ihrerseits profitieren davon, dass motivierte und zufriedene Mitarbeitende bessere Leistungen erbringen und z. B. weniger häufig krank sind. 

Die notwendigen Kompetenzen erwerben Mitarbeitende mittels Ausbildung (Grundbildung zur Kauffrau, zum Kaufmann), Weiterbildung (Fähigkeiten erhalten, um gleichen Job weiterhin ausüben zu können, z. B. mit neuer Software arbeiten lernen) und Fortbildung oder Umschulung (neue Kompetenzen erlernen, um höher qualifizierte oder andere Arbeiten zu übernehmen).

• Ordentliche Pensionierung
• Tod eines Arbeitnehmers
• Ablauf bei befristeten Arbeitsverhältnissen
• Kündigung durch Mitarbeitende
• Kündigung durch Unternehmen
• Im gegenseitigen Einvernehmen

Bei einer ordentlichen Pensionierung erreichen Mitarbeitende das Rentenalter von 65 resp. 64 Jahren für Frauen. Die Mitarbeitenden werden dadurch bei der AHV-Ausgleichskasse resp. der Pensionskasse rentenberechtigt. Dies muss administrativ bearbeitet werden.

Befristete Arbeitsverhältnisse enden automatisch mit deren Ablauf, so wie z. B. der Lehrvertrag.

Bei Kündigung durch den Mitarbeitenden muss die Kündigung geprüft werden und allenfalls eine Abrechnung über noch nicht bezogene Ferien oder Überstunden erstellt werden. Auch dieser Austritt muss der Ausgleichskasse resp. der Pensionskasse gemeldet werden. In der Regel wird ein Austrittsgespräch geführt, um die genauen Gründe zu erfahren und dem Mitarbeitenden ein letztes Feedback zu geben.

Bei Kündigung durch das Unternehmen muss die Kündigung rechtlich korrekt verfasst und dem Mitarbeitenden zugestellt werden. Gründe für Kündigung können im Verhalten oder den Leistungen der Person liegen, oder es sind wirtschaftliche Gründe, welche ein Unternehmen dazu bewegen, den Personalbestand zu reduzieren. Ausser bei der ordentlichen Pensionierung muss ein Arbeitszeugnis ausgestellt werden. Dies entweder als Arbeitsbestätigung oder als Vollzeugnis.