Projekt Management SVF
Projekt Management
Projekt Management
4 Mogliche Steuereungsebenen
1. Stategiebezopgene Massnahmen
2. Kulturbezogene Massnahmen
3. Strukturbezogene Massnahmen
4. Projektmanagment bezogene Massnahmen
Strategiebezogene Massnahmen sind? Nenne 3
- Leistung Reduzieren
- Prioritätenverschieben
- Einbau von Sicherheiten
- Rückgriff Auf Alternativen
- Verscheibeung des Endtermines
Strukturbezogenebezogene Massnahmen sind? Nenne 3
- Parallelarbeit
- Technikeinsatz
- èberstunden Mehrarbeit
- Streichung von APs
-Einstellung MA
Umverteilung von Puffer
Kulturbezogenebezogene Massnahmen sind? Nenne 3
- Weiterbildung
-Stakeholdermanagment
- Delegation
- Verbesserarbeitsumfeld
- Transparenz
- Motiviationsförderung
Projektmanagmentbezogenebezogene Massnahmen sind? Nenne 3
- Infomatiponssystem ausbauen
- Erhöhung der Kontrolle
-Räumlichezentralisirung
- Abschirmung von MA
- Sorgfältige Ursachenforschung
Nenne 7 Mögliche Inhalte eine Projektstatusberichts
- Managment Summary (Kurzusammenfassung über die Wuchtigsten Inhalte des Berichts)
- Projekt Fortschritte
- Risikoanalyse
- Projektstand
- Aufwand und Kostencontolling
- Steuerungsmassnahmen
-Anträge
4 Grudndsätze des Anderungsmanagments
- Anderungsanträge schriuftlich Formulieren
- der Auftraggeber entscheidet
- Alle Betroffenen unterlagen Aktuallisieren
- Anhand der Aktuellen Unterlagen weiter Arbeiten
8 SChritte der Änderungsmanagments
1 Änderungsbedarf entschtet
2. Analyse der Änderung
3. Erstellung der Änderungsantrages
4. Entscheid über den Antrag
5 Änderung zurückstellen und Dokumentiern oder Änderung Ablehenen und Dokumentiern oder Änderung Bewilligen und Dokumentiern.
6. Bei einer Bewilligung Aktualisierung alles Dokumente
7 Inhalte eines Änderungsantrages
1. Ausgangslage
2. Beantragte Änderung
3. Betroffene Projektresultate
4. Betroffene Projektdaten
5. Risiken
6. Konsequenzein bei nicht Anehmen
7. Empfehlung der Projektleitung
4 Grundsätze des Risikomanagments
1. Unabhänige Experten einbeziuehen
2. Prjektbegleitender Dauerauftrag
3. Checklisten verwenden
4. Ehrliche Einschätzung
Risikomanagmentprozess 4 schritte
1. Risiken Erkennen
2. Risiken Bewerten
3. Risiken Bewältigen
4. Risiken überwachen
NEnne 5 HIlfsmittel der Riskio Erkenneung
- Gesammte Projektdokumentation
- Checklisten
- Brainstroming
- Interwievs
- Analyse vonAnhamen
Nenne die 5 Risikokategorien
- Personelle Risiken
-Technische Risiken
-Projektmanagment Risiken
-ORganisatorische Risiken
- Externe Risiken
Risiko Protfolio Richtet sich nach
- Eintrittswarscheindlichkeit
- Tragweite
Risiken Bewältigen 3 Massnahmen
- Vorbeugende Massnahme (EIntrittswascheindlichkeit)
- Eventualmassname (TRagweite reduzieren)
- Frühwarnsystem (Indikatoren erkennen )
Risikomanagment Fomular
Projektabschluss 2 Dokumente die Erstellt werden müssen
- Übergabe Protokoll ( Dokumentation und Leistungmerkmale)
-Übernahme Protokoll (Prüfung und mängelrüge )
Projektabschlussdokumentation muss folgendes Enthalten
- Benutzer Dokumentation
-Verfahrensdokumentation
Zusätzliche Tätigkeiten bei einem Projektabschluss
- Projektschlussbericht
- Projektschlussabrechnung
- Prjektteam auflösen
-Abschlusssitzung
Im Projektschlussbericht müssen folgende dine enthalten sein
- Ausgangslage
-Projektziele
-Projektorganisation
-Vorgehensweise im Projekt
-Einhaltung von Termine Kosten
- Qualität Projetresulat
- Qaulität Projektvorgehens
-Zufreidenheit des Auftraggebers
- Empfehlung zur sicherstellen des Nutzens
-Lessons Learnd
-Abschlissende Gesammtbeurteilung
Nenne die 5 Projektmerkmale
- Zeitlich befristet (Klar definierter Anfang und Ende)
- Komplexität ( Es müssen Viele Faktoren berücksichtigt werden)
- Einmaligkeit ( In dieser Form wurde das noch nie gemacht)
-Begrenzte Ressourcen (Aller Ressourcen: Persona, Sachmittel Firnanzielle Mittel Etc sind begrenzt)
-Innovativ: (Das Resultat hat einen Neuigkeitswert )
- Risikobehaftet
3 Gründe warum Projekte Entstehen?
- Technischer Fortschritt und Zeitdruck ( Innovationszyklen werden immer Kürzer und wer Steht stirbt)
- Steigende Komplexität( Durch Neue GEsetzte, Vorschriften, Globale Märkte)
- Das Notwendige Wissen nimmt zu ( Technologie wird immer anspruchsvoller)
7 Kriterien ein Projekt zu Bewerten
-Projekt Inhalt ( Investition, F&E, ORganisation It Marketing)
- Grösse und Umfang (Klein Mittel oder Gross)
- Komplexität Hoch Mittel Gering
- Laufzeit kurz Mittel Langfristig
- Strategische Bedeutung (Wichtigkeit für das Unternehmen)
-Reichweite (Regional, National, INternational ABteilung, Unternehmen, KOnzern )
-Stellung des Kunden Bzw Auftraggebers( Inten / Extern)
7 Projektmanagment Komponenten
- PRojektinitialisierung (Projekt Idee, Projektauftrag formulieren)
- Projektplanung ( Projekt Organisation bilden, Resurcen und Kosten Planen)
-Projektsteuerung (Projektstatus ermiteln und Überprüfen)
- Projektführung/ Steakholdemanagment (Projekt Teams führen und Motivieren, Betroffene Personen einbeziehen)
- Steakholdermanagment ( Für Projekt Werben, mit Entscheider Korperieren)
- Informationen und Dokumentationen ( Imformationensbedürfnis ermitteln )
-Projektabschluss (Projektorganisation Auflössen, SChlussbericht)
7 Erfolgsfaktoren für Projekte
- Projektidee/ Projekt Umfeld
- Topmanagment
- Projekt Team
-Methodik
-Projektleiter
- Kommunikation
- Information
Basis Phasenkonzept
1. Vorstudie
2.Grobkonzept
3. Detailkonzept
4. Realisierung
5. Einführung
6. Erhaltung
Basis Phasenkonzept wir auch noch ..... Genannt?
Wasserfallmodell (Top Down (Vom grobe ind Detail ) klassisches Vorgehen
Typische Ergebnisse des Vorstudie?
- Projektabgrenzung
-SChnittstellen
-Problemkatalog
-Zielsystem
-Lösungsvarianten
- Wirtschaftlichkeitsanalyse
-Vorgehensplanung
- Aktualisierter Projekt Vertrag
( Grundsätzliche wir hier entschieden wird das Projekt überhaubt durchgeführt ist es möglich)
Ziel der Vorstudie
Gibt es Wirtschaftliche, Soziale und Politisch vertretbare lösungen
Typische Aufgaben der Vorstudie
- Informationen Erheben und Analysieren
- Situation Modelieren
- Projekt Abgrenzen
- Ziel verfeinern auf Basis von Swot
- Wichtigste Funktionen der Lösung ermitteln
-Grobe Lösungsvarianten/ Richtung entwerfen
- Realisierbarkeit Prüfen
-Bewertung durchführen
- Empfehlung erarbeiten
- Entscheidungspräsentation
Typische Ergebnisse des Grobkonzept
- Konkrettisierung der Tiele
- Zerlegung der Projekts in Abgrenzbare Projekte
- Prioritäten fpr die PRojekte
- Globale Lösungen für Projekte
- Schnittstellen zwischen Projekte
Ziel des Grobkonzepts
Globale Lösungskonzeot auf Basis der gewählten Vorstudievariante
Typische Aufgaben im Grobkonzept
- Verfeinerung der Modellierten Situation
- Fachliche Benutzeranforderung ermitteln
- Qualaitätsanafordung Ermitteln und Detailliert bescheiben
- Globale Lösungsvariante für die Abgegrenten Projekte
- Technische Realisierbarkeit
- Lösungsvarianaten (Kosten/ Nutzen) Bewerten.
- Empfehlung der Lösungsvariante erarbeiten
Typische Ergebnisse des Detailkonzept
- Verfeinerte Pläne für die Lösungskomponente
-Einführungsstrategie
- Definitives Budget
-Aktualisierter Projektvertrag
Ziel des Detaikonzept
Vollständige und ausführungsreife Pläne Alles (Teilprojekte)
Typsche Aufgaben des Detailkonzept
- Zusätzliche Infomationen bedafsgerecht Erheben und Analysieren
- Funktionale Anforderungen und Ziele Verfolständigen
- Ausschreibungen dürchführen
- Pflichtenheft erstellen
- Einführung Planen
-Entscheidungsreife Vorlage für die Realisierung
Typische Ereignisse des Realisierung
-Umgestzte Pläne
-Testberichte
-DOkumentationen
Ziele der Realisierung
Schlüsselfertiges System einzuführende Lösung fertig
Typische Aufgaben der Realisierung
- Pläne in Arbeitsfäige Lösungen umsetzten
-Vergabe und Überwachung von Fremdaufträgen
- Bauliche Massnahmen ausführen
-Insatalation der Sachmittel ( MAschinen)
-Tests
-Abschluss der PRojektdokumentation
-Benuzerdokumantation Festigstellen (Handbuch)
- Erhaltungskonzept erstellen
- Einführungvorbereitung Abschliessen
Typische Ereignisse der Einführung
- Durchführung SChuhlungen und Info verantsaltugnen
- Einrichten Hotline
-Erfolgskontrolle
-
- 1 / 126
-
Cartes-fiches
Welche 3 Punkte erhalten ein Kanban Board
1. TO Do ( ANgeforderte)
2. Doing ( Die Aktuellen Aufgaben die Bearbeitet werden )
3. DOn (Erledigt)
4 Zentrale Werte der Agilen Projekmanagment
1. Individualiät und Interaktion stehen über Prozesse und Werkzeuge
2. Funktionierende Software Steht über Dokumentationen
3. Zusammenarbeit mit den Kunden Steht über der Vertragsverhandlung
4. Reagierden auf Veränderung Steht über Befolgen eines Plans
4 Schwerpunkte der Prinziepien des Agilen Projekt Managment
1. Kundenorientiert
2. Iteratices Worgehen
-3. Produkt / Erlebnis Qualität
4. Teamorientierung
6 Schritte des Projekt Initalisierungsprozesses
1. Projektidee
2. Projektantrag
3. Antragsprüfung
4. Entscheid
5 Projektauftrag
6. Projektfreigabe
2 Arten der Projektidee
1. Reaktive Projektidee ( Entsteht auf als Reaktion auf was das nicht funktionirt oder eine Veränderung)
2. Visionäre Projektidee ( Entsteht aus neuen Chancen des UNternehmens )
Welche 6 Inhalte hat ein Projektantrag
1. Ausgangslage ( Handlunsbedarf / Aktuelle Situation)
2. Probleme ( Aktuelle PRobleme und die Folgen/ Do wie das man Chancen verpasst wen nicht geschiet)
3. Lösungsideen ( Erste Ideen zur Problemlösung )
4. Nutzen / Ziele ( Was Bringt es uns was sind die Ziele des Projekts)
5. Witschaftlichkeit ( Kosten nutzen des Projekts umreisen)
6. Realisierungszeitraum( Grobschätzung der Projektdauer)
ORganisation des Antragsverfahren
1. Auftraggeber/ Antragssteller ( Mitarbeiter /Linienvorgesetzte, GL, Organisationsabteilung, Spezialisten)
2. Projekt Bewilligungsgremien (steuerungsausschuss)
3. Projektservicestelle
8 Aufgaben der Antragsprüfung
1. Ist das Vorhaben ein Projekt
2. Ist das Projekt mit der Unternehmensstrategie vereinbar
3. Tragweite/ Risiko des Misserfolgs)
4. Ressourcen Prüfung (Sind genug Resourcen da für das Projekt
5. Ist der Grunzäzliche Wille des Topmanagment da das Projekt zu unterstützen
6. Ist das Knowhow vorhanden oder BEschafbar
7. Lohnt es sich Wirtschaftlich das Projekt zu Starten
8. Welche Konsequenzen haben wir bei einer nichtdurführung des Projekts
2 Kireterien für den Entscheid
- Witschaftliche BEdeutung
- Startegiere Bedeutung
Nenne 10 Inhalt eines Projektantrages
- Ausgangslage
- Zielsetzung /Was wollen wir erreichen
-Restriktionen/ Vorgaben
-Projektabgrenzungen Was gehört dazu und was nicht
- Projekt Organisation ( AKV Aufgaben Kompenzen Verantwortung)
- Projekttermine Meilensteine, Wunsch Enddatum
- Projetbudget (Kostendach aus Vorstudie )
- SChnitstellen ( Welche Projekt überschneiden sich)
- Chancen und Risike ( Swot)
- Informations und Berichterstatung
Prüfung des Projektantrags
- Formal Inhaltlich Volständig
- Vergleich Aufwand Budget
- Personeller Ressourcenbedarf ( Peronal Vorhanden)
- Vereinbarkeit mir den Zielen der Unternehmens / Steakholder
8 +1 Inhalte eines Kickoffmeeting
1. Programm ( Einstieg, Ziele, Zeitplan der Sitzung)
2. Vorstellrunde
3. Projektauftrag
4. Vorgehen ( Überlegungen Projektstrukturen/ welche Projektmanagment Tools)
5. Rollen AKV,
6. Spielregeln
7. Infomationsmanagment( Rytmus der Meetings Projektzeischenstandsbericht)
8. Dokumentationen/ Hilfsmittel destlegen
+1 Apero
7 Schritte des Zieldefinitionsprozesses
1. Ziele Ermitteln
2. Ziele Analysieren
3. Ziele Klassifiezien
4. Ziele Operationalisieren
5. Ziele gewichten
6. Zielentscheidung herbeiführen
7. ZIele Kommunizieren
2 Schritte zur Zielermittlung
1. Ziele/ Anforderung der Anspruchsgruppen erheben
2. Projektumfelanalyse durchführen
6 Weiter Abklärungen die im Unternehmen zu berücksichtigen sind
1. Rahmenbedignugen des Unternehmen Ist Situation
2. Unternehmensstrategie und Ziele davon berücksichtigen
3. Projektziele Parallel laufender Projekte Berücksichtgen
4. Anforderung des Qualitätsmanagment
5. Gesetzliche Anforderungen
6. Verträge mit Partnern prüfen
5 Fragen der Zielanalysiereung
1. Ist es wirklich ein Ziel
2. Bezieht sich das Ziel auf das Projekt
3. Kommen Ziele Mehrfach vor
4. Handelt es sich um ein Muss oder Kann Ziel
5. Gibt es Zielkonflikte
7 Kriterien Handelt es sich Wirklich um ein Ziel
1. möglickeit nach Smart Prüfen
2. Liegt es in der Zukunft
3. Kan nur durch Aktives Handeln erreicht werden
4. wird bewusst angestrebt
5. Will erreicht werden
6. Lösungsneutral formuliert
4 Möglichkeiten von Unechten Zielen
1. Tritt sowiso ein
2. wird Ohne aufwand erreicht
3. Problemlösungsbeschrieb
4. Lösungswegbeschrieb
Unterschied Kann und Muss Ziele
Muss Ziele müssen erfüllt werden um die Lösung zu Schaffen
Kann Ziele Mehr oder weniger erfüllt beinträchtigen die Lösung nicht
Was ist die Zielbeziehungsmatrix
Zeigt die ziele im vergleich zu einander auf
3 Möglich antworten in der Zielbeziehungsmatrix
a= Autonom gegenüber
K= Konflikt
U= Unterstützend
3 Mögliche Klasifizierung der Systemziele
1. Witschaftliche Ziele
2. Leistungsziele
3. Personelle Ziele
Beispiele Ziele
Gelesen
Beispiel Zielstruktur
NAch Art und direnglichkeit
Ziele werden Gewichtet immer auf 100
Was wird danach für eine Matrix erstellt
Präferenzmatrix
Anhanden welcher 5 Punkten ist die Zieldokumentation / Heriebführung aufgebaut
1. Auftrag
2. Projektziele
3. Ansprch Stakeholder
4. Zielanalyse
5. Zielstruktur
Wie und Wo werden die Ziele Komuniziert
1. Kickoff meeting
2. Projekt Arbeitsraum
3. bei jeder Projektsitzung
Nenne doe 6 Grundsätze des Stakeholdermanagments
1. Rechtzeitig Masnahmen definierten udn Budgetieren
2. Proaktive vor beginn des Projekts Kontakt aufnehmen mit einbeziehen
3. Adressatengerechte Kommunikation
4. Situationsgerecht
5. Sorgfältig
6. Verbindlich
4 Vorgehenspunkte bei Stakeholdermanagment
-Projektumfeldanalyse
- Stakeholdermanagmentkonzept
- Planung und Umsetztung der Massnahmen
- Wirksamkeitskontrolle
4 Punkte der Projektumfeldanalyse
1. Interessen,
2. Bedürfnisse
3. Einflussmöglickeiten
4. Beziehungen im Projekt Umfeld
6 Typische Stakeholder
1 Öffentlichkeit
2 Auftraggeber
3 Entscheider
4. Kunden
5. Sponsoren
6. Opinionleader
Welche sind die Typischen Bedürfnisse ( ist zufiredn wenn..) der Stakeholdergruppen
Welches din die Handlungen in der Einflussmatrix von A -D
A= Einfluss Hoch interessen Hoch = Kooperation
B= Einflusshoch Interesse Gering = Zufriedenstellen
C= Einfluss Gering Interess Hoch = Aktiv Informieren
D Einfluss gering Interesse Gring = Keine Besonder Aktivität
4 Fragen der Stakeholder Beziehungen
- Wie intensice ist der Kontakt
- Wie gestaltet sich die Zusammen arbeit
- Welche ERfahrungen haben Sie in Andern Projekten mit ... Gemacht ?
- Wie beurteile Sie die Bezieheung
7 W Fragen eines Stakeholderkonzepts
- Was?
-Wer?
-an Wen?
-Wann?
-Wie ?
-Wo?
6 Bausteine der PRojekt Informationskonzepts
1. Absender: wer Informiert?
2. Empfänger: An wen wird Informiert
3. Inhalt / Botschaft: Was wrd Informiert
4. Zeitpunkt: Wann wird Informiert
5. Instrumennt: Medium wie wird informeirt
6. Ort: Wo wird informiert
5 Bestandteiler des Dokumenten Managment
1. Was wan wie Dokumentiert wird
2. Welche Tools werden für die Dokumentation Verwendet
3. Speicher ORt
4. Aufbewarungszeit
5.wer hat Zugriefsberechtigung
Nach welchen kriterien werden die Stellen gebildet
-AKV
-Aufgaben
-Kompetenzen
Verantwortung
Welche 3 Instatnzen gibt es in dem Projekt Managment
- Lenkungsebene ( Stategische Ebene
- Führungsebene (Operative ebene PRojektleiter)
- Ausführungsebene ( MItarbeiter Operative Abwilcung
Aufgaben der Lenkungsebene ( Auftraggeben / Projektausschuss)
1. Formulierung Projekt Auftrag/ Antrag
2. Ernennung der Projektleiters
3. AKV Projektleiter
4. Bestimmen der ORganisationsform
5. Entscheiden
6. Projekt Kontollieren
