Projektmanagement Geier - Kapitel 4
- Projektinitiierung -
- Projektinitiierung -
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Cartes-fiches
Was sind die Ziele der Projektstartphase?
• Grobdefinition der Aufgaben und Ziele des (beabsichtigten) Projektes
• Identifikation der relevanten Stakeholder mit ihren Interessen
• Grobabschätzung des Nutzens des (beabsichtigten) Projekts
• Grobschätzung der möglichen Kosten und Ressourcen (Zeit, Personen, Sachmittel)
• Vorschlag zur Projektorganisation und Projektablauf
Was sind die Ergebnisse der Projektstartphase?
• Schriftlicher Projektauftrag, der festlegt, was genau die zu erbringende Projektleistung ist
• Projektleiter und Projektteam werden mit der Durchführung des Projekts beauftragt
Mit welchen 4 Komponenten wird die Ausgangssituation analyisiert?
Geflecht von Anlässen
- Wer hatte die Idee als Erstes?
- Was wurde schon vereinbart? Mit wem und mit welchem Ergebnis?
Thematische Konstellation
- Was gehört zum Projektauftrag?
- Wer oder was ist davon betroffen?
Zwischenmenschliche Konstellation
- Wer verfolgt in welcher Rolle welches Interesse?
- Erteilt der richtige den Auftrag?
Klärung der Projektziele
- Was soll wozu erreicht werden? Was nicht?
Was kennzeichnet den Projektbeginn?
Projektbeginn ist der Zeitpunkt, zu dem es Konsens gibt (im Protokoll festgehalten), dass zu einem
Thema etwas gemacht wird und dass Kapazität für Klärung des weiteren Vorgehens ausgegeben wird
Wie sieht der Prozess der Vorauswahl von Projekten aus ?
Was sind die Grundlagen der Projektentscheidung?
Finanzielle Aspekte
Machbarkeit
- Technische Realisierbarkeit
- Prototyp
Strategische Überlegungen
- Marktanteile
- Gesetzliche Regelungen
Entscheidungsweg
Chancen und Risiken
- identifizieren
- bewerten
Klarheit schaffen
- Entscheidung fällen
- für oder gegen Projektdurchführung
Was findet bei der Projektbewertung während der Durchführung des Projektstarts statt?
- Machbarkeitsstudie
- Aufwandsschätzung
- Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
- Risikoanalyse
Wie lautet die Definition von Projektziel?
Ein Projektziel ist ein nachzuweisendes Ergebnis und/oder eine
vorgegebene Realisierungsbedingung der Gesamtaufgabe eines
Projekts (DIN 69905).
Anforderungen:
▪ Quantifizierbarkeit
▪ Erreichbarkeit
▪ Einklang mit strategischen Unternehmenszielen
Wie werden Projektziele /-visionen richtig vermittelt?
- Klare, eindeutige, priorisierte Ziele
- Von allen Stakeholdern verstandene und akzeptierte Ziele
- Vision und Überblick wichtiger als Details
- Übergerordnete Ziele des Auftraggebers müssen klar sein
- Klare Abgrenzung: was gehört dazu, was nicht(!)
Wie sieht das Fixieren des Projektablaufs und der Projektorganisation aus ?
- Rollenverteilung
- Kommunikation, Schnittstellen
- Entwicklung Projektkultur (Meetings, Social Events, etc.)
- Projektplan
Was bedeutet das Kürzel S.M.A.R.T ?
Welche Schwierigkeiten können während eines Projektstarts auftreten?
▪ Unrealistische Ziele
▪ Kein einheitliches Verständnis der Ziele
▪ Annahmen werden implizit getroffen
▪ Fehlende organisatorische Regeln
▪ Unverbindliche Projektpläne
▪ Mangelnde Unterstützung für das Projekt
▪ Mangelnde Zusammenarbeit der (Teil-)Teams
▪ Mangelnde Zeit für Projektstart
Welche Formen der Projektstart-Kommunikation gibt es ?
- Einzelgespräche mit Teammitgliedern
- Kick-Off-Meeting
- Projektstart-Workshop
- Großprojekte
Was versteht man unter Einzelgesrpächen mit Teammitgliedern?
- Auswahl der Teammitglieder
- Vorbereitung auf Kick-Off und/oder Workshop
- Austausch von Informationen über das Projekt
Was kennzeichnet ein Kick-Off-Meeting ?
- Überwiegend Informationsveranstaltung
- Unterscheidung internes/externes Kick-off
Was kennzeichnet einen Projektstart-Workshop ?
▪ Moderierte, gemeinsame Erarbeitung einer Projektvision
▪ Beitrag zur Projektkulturentwicklung
(besonders wichtig bei räumlich weit entfernten Teams)
▪ Meisst mehrtägig
Was kennzeichnet Großprojekte ?
Kombination mehrerer Kick-Offs und Workshops mit unterschiedlichen
Zielgruppen an verschiedenen Standorten
Wann finden Kick-Offs während der Projektstart-Kommunikation statt ? (Beispiel)
Was ist das KickOff während eines Projektstarts ?
▪ Meist offizieller Startschuss des Projektes
▪ Kennenlernen der Beteiligten
▪ 1 : N Informationsverteilung an
das Projektteam
Welche Informationen werden beispielsweise während des KickOffs an die Beteiligten weitergegeben ?
▪ Was sind die Ziele des Projekts?
▪ Definition der Grenzen des Projekts
▪ Vorstellung der wesentlichen Rollen
▪ Was sind die relevanten Stakeholder
▪ Erster Projektplan und zeitliche Einordnung
▪ Meilensteine
▪ Risiken und Chancen
Was geschieht während eines Workshops zum Projektstart ?
▪ Gemeinsame Sammlung aller
Informationen zum Projekt
▪ Ergebnisse: Ziele,
Meilensteine, Organisation,
Planung
▪ Vorgehensplan für die
Folgephase inklusive Termine
▪ Offene Punkte Liste
▪ Aufgabenverteilung
Wie kann eine Agenda aussehen ?
- Begrüßung, Vorstellung
- Programm
- Erwartungen an Teilnehmer
- Projektziele
- usw.
Weshalb ist Teambildung während der Projektstart-Phase so wichtig ?
▪ Gemeinsames Ziel (Vision)
▪ Gleiche Vorstellung über die Zielerreichung
▪ Identische Mittel und Werkzeuge
▪ Spezifische Rituale
(Zusammengehörigkeitsgefühl)
▪ Team - Charta
Aus was besteht die Projektdefinition?
- Motivation (unternehmerische Motivation, Wirtschaftlichkeit)
- Projektziele (quantifizierbare Erfolgskriterien, Kosten, Qualität)
- Stakeholder (Auftraggeber, Lenkungskreis, Experte)
- Entwicklungsplan (Vorgehen, Rollen und Aufgaben, Pläne und Ergebnisse, Vorgehensmodell)
- Anforderungen (Produktspezifikation, Detaillierungsgrad)
- Vorbedingungen, Annahmen (Ressourcenverfügbarkeit, techn. Schnittstellen, Risiken)
- Organisation, Team (Kernteam)
Welche Anforderungen bestehen an den Projektmanager?
▪ Moderationstechniken
▪ Kreativitätstechniken
(z. B. Brainstorming)
▪ Visualisierung von Inhalten
▪ Konfliktanalyse
▪ Konfliktlösung
Weshalb ist die Festlegung der Projektdefintion so wichtig ?
▪ wesentlicher Bestandteil des
Projektauftrages
▪ schriftliche Dokumentation
▪ Aufgabe des Projektmanagers
▪ Abstimmung mit allen
Stakeholdern notwendig
▪ Projektdefinition kann
Vertragsbestandteil sein
=> manche Festlegungen erfolgen auch erst in der Projektplanung
Wie lautet die Definition eines Stakeholders?
Stakeholder sind Personen oder Organisationen, die direkt oder indirekt am Projekt beteiligt sind bzw. deren Interessen vom Projekt positiv oder negativ beeinflusst werden.
Welche Stakeholder-Gruppen gibt es ?
Durch welche Art von Kommunikation müssen die Interssen der Stakeholder gemanged werden ?
- Durch aktive Kommunikation
Stakeholder können hinsichtlich Ihrer Interessen in Anteilsbesitzer und Anspruchsgruppen unterteilt werden. Was unterscheidet beide ?
Anteilsbesitzer:
Personen, die finanziell, persönlich, politisch, direkt oder am Rande beteiligt sind,
Ansprüche haben und durchsetzen wollen
Anspruchsgruppen:
Personen(-gruppen), die, bezogen auf das Projekt, offen oder verdeckt bestimmte
Interessen vertreten und gleichzeitig Einfluss auf das Projekt besitzen
Anhand welcher Fragen können Stakeholder erfasst werden?
▪ Wer wird vom Ergebnis des Projekts betroffen sein?
▪ Für wen ändert sich etwas durch das Projekt?
▪ Wer wird von der Arbeit am Projekt betroffen sein?
▪ Wer kann die Arbeit am Projekt fördern?
▪ Wer kann sie behindern?
▪ Von wessen Zustimmung und Förderung ist das Projekt abhängig?
▪ Wer hat wichtige Information, wichtiges Wissen?
Wie sieht ein Leitfaden zur Identifikation von Stakeholdern aus ?
Zeigen Sie die Möglichkeiten der Einflussnahme eines Stakeholders anhand einer Grafik auf:
Welche Misserfolgsfaktoren gibt es bei einer Anforderungsanalyse ? Wie stark sind diese in der Regel ausgeprägt?
▪ Unvollständige / ungenaue Anforderungen 13,1%
▪ Mangelnde Einbeziehung der Beteiligten 12,4%
▪ Ressourcenmangel 10,6%
▪ Unrealistische Erwartungen 9,9%
▪ Mangelnde Unterstützung vom Management 9,3%
▪ Sich häufig ändernde Anforderungen/Spezifikationen 8,7%
▪ Mangelhafte Planung 8,1%
▪ Wird nicht mehr benötigt 7,5%
▪ Mangelndes IT Management 6,2%
▪ Mangelndes Technologiewissen 4,3%
Was sind die Ziele einer Anforderungsdefinition?
▪ Anforderungsdefinition derart, dass die Systemrealisierung möglich ist
▪ Das realisierte System entspricht zu 100% dem Kundenwunsch
▪ Die Planung (Kosten, Termine) entspricht der Realität
Was geschieht meist tatsächlich während einer Anforderungsdefinition?
▪ Zu Beginn ist meist nur eine grobe Idee vorhanden
▪ Anforderungen sind unklar formuliert
▪ Die Machbarkeit ist nicht geklärt
▪ Das realisierte System weicht vom Wunschsystem ab
▪ Die Kosten für Fehlerbeseitigungen sind extrem hoch
Was sind die 3 größten Probleme bei der Anforderungsdefinition?
▪ Vollständige Erfassung
▪ Eindeutige Formulierung
▪ Konsistente Formulierung
Was ist eine Anforderungsanalyse ?
▪ Systematischer Prozess zum Zweck Anforderungen zu finden durch eine
iterative und kooperative Problemanalyse
▪ Die gefundenen Ergebnisse werden mit Hilfe von verschiedenen
Notationen festgehalten, so dass eine Überprüfung des gewonnenen
Problemverständnisses möglich ist
▪ Iterative, kooperative Vorgehensweise
▪ Überprüfbare Notation
Wie sieht die iterative Erarbeitung von Anforderungen aus ?
Nennen Sie 3 Beispiele für Anforderungen bei der SW-Entwicklung:
▪ Funktionale Eigenschaften
(... die SW rechnet, steuert, bedient, beobachtet, ...)
▪ Nichtfunktionale Eigenschaften
(... Effizienz, Zuverlässigkeit, Testbarkeit, Portierbarkeit, Wartbarkeit, ...)
▪ Technische Randbedingungen
(... Gerätekapazitäten, Ressourcen, Naturgesetze, ...)
