TK Prozessmanagement Kapitel 4 - 10
Organisation und Projektmanagement TK 2019
Organisation und Projektmanagement TK 2019
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Flashcards
Welche Merkmale hat ein Prozess?
Eine Vielzahl von Aufgaben. (Aufgabenkette)
Menschen / Maschinen verarbeiten einen Input zu einem Output.
Kundenwert als Prozessergebnis.
Was ist mit Input und Output gemeint?
Der Input ist eine Leistung oder ein Produkt, der zur Durchführung eines Prozesses benötigt wird.
Der Output ist eine Leistung oder ein Produkt. Er wird als Ergebnis eines Prozesses dem Kunden zur Verfügung gestellt.
Welche zwei Bedeutungen kann eine Prozessleistung haben?
- Output: Ergebnis oder Nutzen eines Prozesses. Der Output beurtelt die Effektivität eines Prozesses.
- Performance: das Ziel-Aufwand-Verhältnis eines Prozesses. Die Performance misst die Effizenz eines Prozesses.
Welche 4 Hauptziele verfolgt die Prozessorganisation?
- Kundenorientierung
- Wertschöpfung
- Effektivität
- Effizienz
Welche Aspekte gehören zum Geschäftsprozess-Management?
- Organisatorische Aspekte: strategische Ausrichtung, die Gestaltung der Prozessorganisation, die Einbindung und Führung von Prozessbeteiligten und die Organisationskultur.
- Technische Aspekte: wie der Einsatz von Informationssystemen zur optimalen Unterstützung von Prozessen.
Auf welchen 2 Ebenen bewegt sich das Geschäftsprozess-Management?
Prozessentwicklung (konzeptionelle Ebene)
Prozessführung (operative Ebene)
Für was dient die konzeptionelle Ebene?
Gestaltung und Optimierung der Prozesse.
Aus welchen 2 Schritten besteht die Prozessentwicklung?
Erhebung und Analyse: Die Ist-Prozesse indentifizieren und analysieren. Grundlage für die Prozessmodellierung.
Prozessmodellierung: Die Gestaltung der künftigen Soll-Prozesse.
Aus welchen 2 Schritten besteht die Prozessführung?
Prozesssteuerung: operative Umsetzung der entwickelten Prozessmodelle im Unternehmen.
Prozesscontrolling: überprüft die Wirksamkeit der Prozesssteuerung und der Prozessmodelle.
Welches sind Merkmale der Performance?
Welches der folgenden Ziele beziehen sich auf die Prozesseffizienz?
Erklären Sie primäre und sekundäre Aktivitäten der Werschöpfungskette?
- Die primären Aktivitäten betreffen die Herstellung, Verkauf und Übermittlung von Produkten. Sie tragen direkt zur Wertbildung bei
- Die sekundären Aktivitäten beeinflussen die Wertbildung für den Kunden indirekt. Sie unterstützen die primären Aktiven durch den Einsatz und die Koordination von Sachmittel und Ressourcen.
Welche 3 Prozesstypen gibt es?
- Wertschöpfungsprozesse
- Unterstützungsprozesse
- Führungsprozesse
Was sind Wertschöpfungsprozesse?
Sie erbringen einen direkten Wert für den Kunden.
Was sind Unterstützungsprozesse?
Sie unterstützen die Wertschöpfungsprozesse.
Was sind Führungsprozesse?
Sie setzen die Rahmenbedingungen und sichern die Qualität.
Prozesse entwickeln
Nenne die vier Schritte des methodischen Vorgehen bei der Prozessentwicklung?
- Erheben
- Analysieren
- Modellieren
- Bewerten
Prozesse entwickeln
Was ist die Aufgabe bei der Prozesserhebung?
Ist-Prozesse ermitteln.
Prozesse entwickeln
Was sind die Aufgaben bei der Prozessanalyse?
- Ist-Prozesse mit den definierten Zielen vergleichen und auf Schwachstellen untersuchen.
- Problemursachen ermitteln.
Prozesse entwickeln
Was sind die Aufgaben bei der Prozessmodellierung?
- Neue Prozesse definieren oder bestehende verbessern.
- Tests oder Simulationen durchführen, um die Funktionsfähigkeit der neuen Prozesse zu prüfen.
Prozesse entwickeln
Was sind die Aufgaben bei der Prozessbewertung?
- Prozessalternativen vergleichen und beurteilen.
- Prüfen, ob mit der Prozesslösung die Ziele erreicht werden.
Prozesse entwickeln
Wie ist das Vorgehen bei der Ist-Modellierung?
- Vorbereitung
- Eingrenzung
- Erhebung
- Analyse
Prozesse entwickeln
Wie ist das Vorgehen bei der Soll-Modellierung?
- Vorbereitung
- Grobentwurf
- Modellierung
- Bewertung
- Einführung
Prozesse entwickeln
Was für Erhebungstechniken gibt es?
- Dokumentenanalyse
- Interview
- Fragebogen
- Multimomentstudie (Stichproben)
- Selbstaufschreibung
- Laufzettelverfahren
Prozesse entwickeln
Was sind typische Schwachstellen in der Aufbauorganisation?
- Effizienz- oder Effektivitätverluste durch eine unklare oder ungeeignete Zuordnung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung.
- Unklare Aufgabenzuordnung aus Kundensicht.
- Hierachiebarrieren, die das eigenverantwortliche Handeln behindern.
- Über- oder Unterforderung der Mitarbeitenden in der täglichen Arbeit.
Prozesse entwickeln
Was ist eine Schnittstelle im Prozessablauf?
Eine Schnittstelle ist derjenige Punkt bei dem die Verantwortung von einer Stelle / Person / Organisationseinheit auf eine andere übergeht.
Prozesse entwickeln
Unter welchen Bedingungen ist es sinnvoll, Sofortmassnahmen sogleich umzusetzen?
Sofortmassnahmen sollten umgesetzt werden, wenn bei der Prozesserhebung wichtige Schwachstellen aufgedeckt wurden und sie sich mit geringem Aufwand beheben lassen.
Sie verbessern die Betreffende Prozessleistung sofort, haben aber keinen grossen Einfluss auf die Prozessabläufe oder auf künftige Optimierungen.
Prozesse grafisch darstellen
Prozessmodelle sollen anschaulich, leicht lesbar und zugleich grafisch korrekt dargestellt sein.
Welche Fragen muss man sich dabei stellen?
- Was ist die Zielgruppe?
- Wie muss das Prozessmodell dargestellt werden, sodass es die Komplexität der Prozesse abbildet, sie aber nicht verkompliziert?
- Welche Informationen sind für die Zielgruppen relevant?
Prozesse grafisch darstellen
Was ist eine Prozesslandkarte?
Bei der Prozesslandkarte werden die Hauptprozesse dargestellt. (Oberste Prozessebene)
Prozesse grafisch darstellen
In einem Prozessablauf wird der................eines Prozesses dargestellt.
Zeitlich-logische Ablauf
Prozesse grafisch darstellen
Welches sind die wichtigsten Darstellungsformen für einen Prozessablauf?
- Flussdiagramm
- Aufgabenfolgeplan
Prozesse einführen und testen
Erklären Sie den Vorgang bei der Prozesseinführung?
- Vorbereitung
- Funktionstests
- Schulung
- Inbetriebsetzung
- Übergabe
Prozesse einführen
Was gehört zur Vorbereitung?
Organisatorische Einführung: Vorgehensweise, Zeitplan, Einführungsteam
Technische Einführung: Sachmittel organisieren, Fit-Gap-Analyse
Prozesse einführen
Was wird beim Funktionstest gemacht?
Es wird geprüft ob Ziel-Zustand erreicht wird.
Prozesse einführen
Was sind akzeptanzförderliche Massnahmen bei der Prozesseinführung?
- Direkt betroffene Mitarbeiter in das Projektteam miteinbeziehen.
- Bedürfnisse der direkt Betroffenen ermitteln.
- Betroffene regelmässig informieren über Erreichung der Projektziele und über den Projektfortschritt.
- Die Einführung, bedürfnis- und zielgruppengerecht gestalten.
Prozesse testen
Nenne die vier Schritten, eines systematischen Prozesstests?
- Planen (Testaktivitäten planen, Testkriterien definieren)
- Entwerfen (Testfälle entwerfen, Testumgebung und Testdaten bereitstellen)
- Durchführen (Testfälle anwenden, Ergebnisse festhalten)
- Auswerten (Testprotokoll und Fehlerliste analysieren, Korrekturmassnahmen einleiten und gegebenenfalls Testwiederholen)
Prozesse führen
Nenne 5 Prozesskennzahlen?
- Kundenzufriedenheit
- Termintreue
- Prozessqualität
- Prozesskosten
- Prozesszeiten
Prozesse führen
Welche 4 Anforderungen müssen Prozesskennzahlen erfüllen?
- Eignung für die Prozesssteuerung.
- Messbarkeit
- Anwenderfreundlichkeit
- Witschaftlichkeit
Prozesse führen
Nenne 4 Methoden zur Messung der Kundenzufriedenheit und erkläre sie?
- Direkte Messung: Kunden werden nach einer Leistungserbringung direkt befragt.
- Indirekte Messung: Die Kundenzufriedenheit wird indirekt mithilfe interner Daten oder mit Kundenkontakt ermittelt.
- Periodische Messung: Die Kundenzufriedenheit wird in regelmässigen Zeitabständen erhoben.
- Unregelmässige Messung: Die Kundenzufriedenheit wird zufällig oder in unregelmässigen Zeitabständen ermittelt.
Prozesse führen
Nenne 5 Prozesszeiten-Kennzahlen?
- Durchlaufzeit
- Bearbeitungszeit
- Transferzeit
- Liegezeit
- Zykluszeit
