Organisation und Projektmanagement für technische Kaufleute

• Augabeninhalt
  • Anfallende Teilaufgaben
• Aufgabenumfang
  • Umfang und Schwierigkeit der Aufgabe
• Aufgabenspielraum
  • Mehr oder weniger, je nachdem, wie detailliert die Aufgaben einer Stelle beschrieben sind

Die Stellenbildung orientiert sich an den Aufgaben, Personen, Sachmittel und gesetzlichen Vorgaben

• Die freie Stellenbildung orientiert sich an der Aufgabe
  • Die Stelle richtet sich nach den Aufgaben
    • Bsp. Stelleninserate
• Die gebundene Stellenbildung orientiert sich an einem Mitarbeiter
  • Die Stelle wird auf einen Stelleninhaber zugeschnitten
    • Bestehende Fähigkeiten eines MA werden als Vorgabe für die Stelle genutzt
    • Anwendung bei Speziallisten oder Führungskräften
• Die Sachmittel-gesteuerte Stellenbildung orientiert sich an einem Sachmittel
  • Wenn die Sachmittelausstattung einer Stelle sehr wichtig ist
• Die gesetzliche verankerte Stellebildung orientiert sich an gesetzlichen Vorgaben
  • z.B. Arbeitssicherheitsbeauftragter, Datenschutzbeauftragter, Umweltbeauftragter

Kongruenz = Deckungsgleich

AKV-Prinzip: Wichtig für die Stelle ist die optimale Abstimmung von

• Aufgaben
• Kompetenzen (Befugnisse)
• Verantwortung (Pflichten)

ansonten besteht die Gefahr eines Wasserträgers (Routinearbeiten abnehmen) oder Sündenbocks als Stelleninhaber

• Divisionale Gliederung (Gliederung nach Objekten)
  • Einkauf Rohstoffe / Einkauf Halbfabrikate / Einkauf Fertigfabrikate
• Regionale Gliederung (Gliederung nach Raum)
  • Verkauf Schweiz / Verkauf EU / Verkauf Nordamerika
• Funktionale Gliederung (Gliederung nach Verrichtung)
  • Mittelbeschaffung: Informationen / Finanzen / Produktionsmittel / Rohstoffe
• Phasengliederung (Gliederung nach der Phase der Aufgabenerfüllung)
  • Einkauf / Verkauf / Produktion

• Zentralisatione:
  • Zusammenfassung von gleichen Aufgaben auf eine zentrale Stelle
    • z.B. Marketingabteilung erstellt Kundenkartei für alle Kundenbetreuer
• Dezentralistaion:
  • Verteilung von gleichen Aufgaben auf verschiedene Stellen
    • z.B. Jeder Kundenbetreuer selber erstellt seine Kundenkartei

• Leitungsstellen (Instanzen)
  • Entscheidungs- und Weisungsrecht
  • Verantwortlich für Handlungen und Unterlassungen unterstellten Mitarbeitern
• Ausführende Stellen
  • Erfüllen Aufträge der Leitungsstellen
• Unterstützende Stellen
  • Kein Fremdentscheidungsrecht
  • Mengenmässige- oder qualitative Entlastung von Instanzen
    • Stabsstellen (meist klar definierte Daueraufgaben)
    • Dienstleistungsstellen
      • Informatikzentrum
      • Ausbildungszentrum
      • usw.
    • Assistenzstellen
      • von einfache Sekretariatsarbeiten bis hin zu Lösungen von komplexen Problemen

Schrifltiche Dokumentation der einzelnen Stellen

• Stellenbezeichnung: Leiter Kundendienst
  • Stelleninhaber: Hans Muster
  • Funktionsstufe: Abteilungsleiter
  • Vorgesetzter: Thomas Meier
  • Stellvertreter: Karl Meier
• Funktionsziele:
  • Betreuung von Kundenbestellungen und -anfragen, Führung von drei Personen usw.
• Tätigkeiten:
  • Auflistung der Aufgaben
  • Priorität der Aufgaben
  • Anteil der Aufgaben an der Arbeitszeit
• Kompetenzen
  • Führungskompetenzen
  • Entscheidungskompetenzen
• Verantwortung:
  • gegenüber der Aufgabe und Kompetenzen
• Anforderungen:
  • z.B.
  • 4-jährige Schreinerausbildung
  • Kenntnisse in der Möbelverarbeitung
  • Räumliches Vorstellungsvermmögen
  • Deutschkenntnisse
  • usw.
• Informationsfluss:
  • z.B  jeden Montagmorgen Sitzung
• Leistungsbeurteilung:
  • Alljährlich im März
• Abschluss:
  • Datum, Unterschirft von GL und Stelleninhaber

• Das Funktionsdiagramm erweist sich bei umfangreichen Projekten als nützliches Hilfsmittel
• Das Funktionsdiagramm zeigt die Zuordnung von Stellen und Aufgaben
• Das Funktionsdiagramm wird als Matrixform dargestellt