EBC*L Stufe B: Projektplanung

Ein Projektplan dient als Orientierung bei der Planung und Realisierung von Vorhaben, um die definierten Ziele mit einem bestmöglichen Input-Output-Verhältnis zum gewünschten Zeitpunkt fertigstellen zu können.

Die Projektziele sollten nach den SMART-Kriterien formuliert werden.

• S = Ziele sollten spezifisch sein, d.h. konkret und klar formuliert
• M = Ziele sollten messbar sein, d.h. es muss objektiv erkennbar sein, wann Ziele erreicht sind
• A = Ziele sollten attraktiv sein, d.h. die Arbeit dafür muss sich für alle Beteiligten lohnen
• R = Ziele sollten realistisch sein, d.h. es muss möglich sein, sie zu tatsächlich zu erreichen
• T = Ziele sollten terminisiert sein, d.h. es muss festgelegt werden, bis wann sie erreicht werden sollen

Zur Durchführung eines Projekts müssen eigeplant werden:

• Personal mit entsprechendem Know-How und mit Zeitkapazitäten
• Sachmittel
• finanzielle Mittel

Im Rahmen der Projektplanung muss der konkrete Bedarf und Umfang dieser Ressourcen defniert werden und mit einem Budget abgesichert werden.

Ein Projektteam besteht aus einem Projektleiter und (mehreren) Projektmitarbeitern.

Vor Projektstart müssen die Kompetenzen und Aufgabenbereiche aller Teammitglieder festgelegt werden.

Der Projektleiter/Projektmanager benötigt

an Wissen

• pojektmanagement-Kenntnisse
• BWL-Kenntnisse
• produkt-/branchenspezifisches bzw. fachspezifisches Wissen

an Fähigkeiten/Eigenschaften:

• Ausdauer und Belastbarkeit
• ganzheitliche und nachhaltige Denkweise
• soziale und kommunikative Fähigkeiten

Meilensteine sind die wichtigsten Eckpunkte, Zwischenergebnisse eines Projekts. Ihre Realisierung bzw. das Erreichen der Meilensteine zu festgelegten Terminen ist notwendige Vorraussetzung für das erfolgreiche Fortschreiten des Projekts.

Anhand der Meilensteine kann kontrolliert werden, ob sich ein Projekt "im Plan" befindet.

Im Rahmen der Aktivitäten- und Zeitplanung wird detailliert festgelegt,

• welche Aktivitäten (Arbeitspakete, Aufgaben)
• von wem
• bis wann (Zeitplanung)

umzusetzen sind.

Am einfachsten ist eine tabellarische Darstellung der Aktivitäten und der Zeitplanung. Dabei  wird jeder Schritt in eine separate Zeile eingetragen und bekommt eine laufende Nummer. Sodann werden in der nächsten Spalte einzelne Arbeitspakete/Aufgaben/Aktivitäten eines jeden Schritts in separate Zeilen eingetragen. In den nächsten beiden Spalten werden Anfang und Ende eines jeden Arbeitsschrittes festgehalten. In nachfolgende Spalten werden Personen eingetragen, welche die jeweiligen Arbeitspakete umsetzen sollen. Ggf. können fernere Spalten für Anmerkungen/Korrekturen/Reminder etc. benutzt werden.

Eine alternative Darstellungsform ist der (tabellarische) Baklenplan: Dabei wird die Zeitkomponente jeder Aktivität mit Balken und Farben dargestellt.