Projektmanagement

1. Aufgaben auf einer Zeitachse

2. Jede Aufgabe hat:

   • Start

   • Ende

   • Dauer

3. Aufgaben können:

   • nacheinander - parallel laufen

PSP = WAS | Gantt = WANN

PLAN (Soll)
⬇️
REALITÄT (Ist)
⬇️
Unterschied?
⬇️
Warum?
⬇️
Was machen wir jetzt?

❌ keine Formeln
❌ keine Methoden
✅ logisch denken

worauf schauen wir?

Der Ist-Zustand beschreibt, was heute wirklich passiert ist:

•  Zeit – sind wir pünktlich?

•  Kosten – sind wir teurer als geplant?

•  Qualität – gibt es Fehler?

1- Arbeitsrapport (Arbeitsbericht)

• kurzer schriftlicher Bericht zu einem Arbeitspaket

2- Projektmanagement-Tool (z. B. Excel)

• Fortschritt direkt im System

3- Projektstatus-Meeting

• regelmässige Teamsitzung

4- Einzelgespräch

• Projektleiter ↔ Mitarbeiter

Grundidee für Lernende:

• Ein Projekt besteht aus vielen Arbeitspaketen

• Nicht jedes zählt gleich viel

• Wir fragen:

  • Wie wichtig ist das Arbeitspaket? (%)

  • Wie fertig ist es? (%)

 Daraus ergibt sich der Fortschritt der Phase

 In der Praxis oft einfacher:

• Grün = alles ok

• Gelb = Achtung

• Rot = Problem

Drei Ecken:

•  Zeit

• Kosten

• Qualität

 Zieht man an einer Ecke, bewegen sich die anderen mit.

Beispiele:

• Scanner kommen zu spät → Zeit ❌, Kosten ❌, Qualität =

• Billige Scanner → Kosten ✅, Qualität ❌, Zeit ❌

Vier typische Ursachen (sehr merkbar):

1. Mensch – Krankheit, Zeit, Wissen

2. Technik – IT, Geräte

3. Organisation – Planung, Abläufe

4. Umfeld – Lieferanten, Abhängigkeiten

Es gibt immer zwei Möglichkeiten:

1-  Sofort-Massnahme

➡️ sofort eingreifen
Beispiel: „IT hilft heute beim Test.“

2-  Plan ändern

➡️ Termin / Ablauf anpassen
Beispiel: „Meilenstein +1 Woche.“

-Personell Risiken = Mit dem einsatz der Projekt arbeitenden verbundene Risiken. (Motivation, einstellung zum Projekt)

-Technisch Risiko = Vorhandene / Geplante Geräte, Technologien, oder Software Probleme. (Neue Geräten)

-Organisation Risiko = Mit der Projektabwicklung verbundene Risiken.(Kosten, Termine Qualität)

-Projektmanagement Risiko = Mit der Vorgehen verbundene Risiken. (Projektplannung, Projektmanagement Methoden)

-Extern Risiko = von aussen einwirkene Risiken (Gesetzliche auflagen, Externe Lieferanten)

- Erkennbare Risiken vermeiden

- Sich gegen unvermeidbare Risiken absichern

- Gesamtrisiko vor dem Projektstart abschätzen.

- das Erkennen der potenziellen Risiken (Schwachstelle)

- Die systematische Ursachenanalyse und das Bewerten der Risiken.

- Das Planen und umsetzen von Bewältigungmassnahmen

- Die laufende Risikoüberwachung

- Masnnahmen gegen hohe Risiken treffen

- Mit Kleinen Risiken Leben

-Mittlere Risiken stuativ beurteilen

-Vorbeugen (önlemek) (WLAN vorher testen)

-Reagieren (Mobile Hotspot nutzen)

-Überwachen (Verbindungsprobleme bereits im Test erkennen)

Massnahmen

-Vorbeugen (Mitarbeiter schulen)

-Reagieren (Support vor Ort organisieren)

-Überwachen (negative Rückmeldungen / Widerstand)

Was wird übergeben?

• An wen wird es übergeben?
• Wann erfolgt die Übergabe?
• In welchem Zustand ist das Ergebnis?
• Gibt es offene Punkte?

Ein Übergabeprotokoll ist ein Dokument, in dem festgehalten wird, dass ein Projektergebnis offiziell an den Auftraggeber oder an den Betrieb übergeben wird.

Ein Übernahmeprotokoll ist ein Dokument, in dem der Empfänger bestätigt, dass er das Projektergebnis erhalten, geprüft und übernommen hat.

- Ist das Ergebnis vollständig?

- Funktioniert das Ergebnis wie geplant?

- Gibt es Mängel oder Abweichungen?

- Welche offenen Punkte bestehen noch?

- Wer bestätigt die Übernahme?

Übergabeprotokoll

Sicht des Übergebenden

dokumentiert die offizielle Übergabe

bedeutet: „Ich gebe das Ergebnis ab.“

Übernahmeprotokoll

Sicht des Empfängers

dokumentiert die Annahme und Prüfung

bedeutet: „Ich habe das Ergebnis erhalten und geprüft.“

Merksatz:
Das Übergabeprotokoll beschreibt die Übergabe,
das Übernahmeprotokoll die Annahme und Prüfung.

Die Abschlussdokumentation ist die schriftliche Zusammenfassung eines Projekts am Ende.

Sie zeigt:

was im Projekt gemacht wurde

welche Ergebnisse erreicht wurden

ob die Ziele erreicht wurden

welche Probleme oder Abweichungen auftraten

welche Erkenntnisse für spätere Projekte wichtig sind

Beispiel:
Beim Projekt „Einführung Scanner-System“ werden Ablauf, Resultate, Kosten, Termine und Erfahrungen festgehalten.

Projektziele und Zielerreichung
Was war das Ziel und wurde es erreicht?

Projektverlauf
Wie ist das Projekt abgelaufen?

Projektergebnisse
Welche Resultate wurden erzielt?

Kosten- und Terminübersicht
Wurden Budget und Termine eingehalten?

Probleme / Abweichungen / offene Punkte
Was ist nicht wie geplant gelaufen?

Erkenntnisse / Verbesserungsvorschläge
Was kann man für zukünftige Projekte lernen?

Ein Projekt ist : eine einmalige, zeitlich begrenzte Aufgabe mit einem klar definierten Ziel.

Routine ist : eine wiederkehrende, regelmäßige Tätigkeit mit einem gleichbleibenden Ablauf.

Phase              

Vorstudie

Problem verstehen & lösungsvarianten prüfen

Grobkonzept           

Lösung grob festlegen

Detailkonzept

Lösung vollständig ausarbeiten

Realisierung

Umsetzen & testen

Einführung 

Go-Live & übergabe

Erhaltung

Betrieb, Wartung, Weiterentwicklung

E-K-Z-B-I-R

(Einmalig – Komplex – Zeitlich befristet – Begrenzte Ressourcen – Innovativ – Risikobehaftet)

Merkmale

Einmalig

Nicht routinemässig , neuartiges       Vorhaben

Komplex

Viele Aufgaben, Abhängigkeiten, Beteiligte

Zeitlich befristet           

Klarer Start und definierte ende

Begrenzte Ressourcen               

Festes Budget, Personal, Zeit

Innovativ

Führt zu etwas Neuem oder stark verbessertem

Risikobehaftet

Unsicherheiten im Verlauf und Ergebnis

Projektleitung,Kommunikation, Information, Projektidee/Projektumfeld

Topmanagement, Projektteam, Methodik„Leitung, Team

Management – mit Idee, Methode, Info und guter Kommunikation entsteht Projekterfolg.“ 

Das Ziel Projektmanagament ist, den projekterfolg durch die bewusste Gestaltung und Lenkung des projektverlaufs zu gewährleisten.

Auftrag → Analyse → Zielprüfung → Lösungsentwicklung → Bewertung → Auswahl

Auftrag / Vertrag

• Ausgangspunkt: Ein Planungsauftrag wird erteilt oder ein Vertrag geschlossen.

Erhebung / Analyse

• Sammlung aller relevanten Informationen (Daten, Fakten, Rahmenbedingungen).

Würdigung / Zielrevision

• Bewertung der Analyseergebnisse.

Lösungssuche

• Entwicklung möglicher Lösungsansätze oder Strategien.

Bewertung

• Systematische Beurteilung der entwickelten Lösungen.

Auswahl

• Entscheidung für die optimale Lösung oder Maßnahmenkombination.

• Einheitlichkeit 
• Transparenz
• Klare Entscheidungsgrundlagen
• Planungs und Steuerungshilfe 
• Übersicht

1. Seiri – Sortieren
   •  Unnötiges entfernen, nur Wichtiges behalten.
2. Seiton – Systematisieren /Aufräumen
   • Alles hat einen festen Platz, leicht erreichbar.
3. Seiso – Sauberkeit
   • Arbeitsplatz sauber halten, Probleme früh erkennen.
4. Seiketsu – Standardisieren
   • Ordnung und Sauberkeit zur Gewohnheit machen.
5. Shitsuke – Selbstdisziplin
   • Regeln einhalten, kontinuierlich verbessern.

1. Projektidee

 Problem erkennen

– Verbesserungsidee entsteh

2. Projektantrag

• sehr kurz (1 Seite)
•  Warum? Nutzen? Problem? Aufwand grob?

3. Antragsprüfung

• Wird das Projekt genehmigt?
• wirtschaftlich? machbar? Risiken?

4. Entscheid

• Ok oder nicht

5. Projektauftrag

• Offizielles Dokument
•  Ziele, Nutzen, Ergebnisse, Zeitrahmen, Rollen

6. Kickoff

– Startsignal, Projektteam informier

S – Spezifisch

Das Ziel muss klar und eindeutig sein.

schlecht: „Wir wollen besser werden.“

gut: „Wir wollen die Kommissionierfehler reduzieren.“

M – Messbar

Man muss messen können, ob das Ziel erreicht ist.

schlecht: „Weniger Fehler.“

gut: „Fehlerquote von 5 % auf 2 % senken.“

A – Attraktiv (oder Akzeptiert)

Das Ziel muss sinnvoll, motivierend und akzeptiert sein.

- Ziel ohne Nutzen für das Team

- Ziel bringt Verbesserung & wird mitgetragen

R – Realistisch

Das Ziel muss machbar sein.

 Unrealistisch: „0 Fehler ab morgen“

 Realistisch: „Fehlerreduktion um 60 % in 6 Monaten“

T – Terminierbar

Es braucht ein klares Datum.

• „Irgendwann“ 
• „Bis 30.06.202

Der Projektstrukturplan (PSP) ist eine saubere Aufteilung eines Projekts in überschaubare Teile.

„Ohne PSP vergisst man Dinge – und dann geht das Projekt schief.

Der PSP hilft uns:

den Überblick zu behalten,zu sehen, was alles zum Projekt gehört, später Zeit, Kosten und Risiken besser zu planen, eine klare Struktur ins Projekt zu bringen

Der PSP zeigt nur die Struktur, keine Zeiten

Er zeigt keine Reihenfolge

Er zeigt keine Dauer

Er zeigt nur: Was gehört alles zum Projekt

Diese Begriffe dürfen sie verwenden:

• Projektmanagement
• Prozesse
• IT
• Hardware
• Schulung
• Einführung
• Abschluss
• Sicherheit
• Kommunikation

Ein Arbeitspaket ist:

Die kleinste planbare Einheit in einem Projekt.

Das ist eine Aufgabe, die:

- eine Person erledigen kann

- ein klares Ergebnis hat

- einen Aufwand ha

Titel

Ergebnis

Aufwand (Zeit)

Verantwortliche Person

1- Arbeitspaket 2.1 – Scanner auswählen

Ergebnis: Liste mit Scanner-Modellen und Preisen

Dauer: 4 Stunden

Verantwortlich: IT / Logistikleiter

2- Arbeitspaket 3.1 – Etiketten definieren

Ergebnis: Einheitlicher Etikettenstandard

Dauer: 3 Stunden

Verantwortlich: Logistik

3- Arbeitspaket 4.2 – Mitarbeiterschulung

Ergebnis: Geschulte Mitarbeitende

Dauer: 1 Tag

Verantwortlich: Teamleiter

1- Projekt

2- Teilprojekt

3- Teilaufgaben

4- Arbeitspakete

Ein Gantt-Diagramm ist ein Projektplan, der Aufgaben als Balken auf einer Zeitachse darstellt. Man sieht auf einen Blick:

1. welche Aufgaben es gibt

2. wann sie starten und enden

3. welche parallel laufen

4. Abhängigkeiten und Meilensteine