Projektmanagement Derya Savici
Vorbereitung Prüfung
Vorbereitung Prüfung
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Lernkarten
Merkmale von Projekten
- Klarer Start-/Endtermin
- Zeitlich begrenzt
- Definierte Ziele
- Neuartig und Komplex
- Ist mit Risiken behaftet
- Spezifische Organisation
- Abgrenzung zu anderen Aufgaben
- Begrenzte eindeutig definierte Ressourcen
Welche 4 Projektarten gibt es?
- Investitionsprojekte
- Forschungs- und Entwicklungsprojekte
- Organisationsprojekte
- Eventprojekte
Projektauftrag
- Projektname
- Kurzbeschreibung
- Auftraggeber
- Organigramm
- Anlass/Begründung
- Projektziele (messbare Ziele)
- Rahmenbedingungen
- Kostenschätzung
- Grob-Terminplan
Vier Hauptphasen im Projektmanagement
- Vorphase
- Planung
- Durchführung
- Abschluss
Vorphase
- Situationsanalyse
- Stakeholdermanagement
- Projektzielsetzung
- Machbarkeitsanalyse
- Erste Aufwands-Kostenschätzung
- Projektorganisation
- Projektantrag bzw. -auftrag
Planung
- Termin- und Meilensteinplan
- Kosten- und Ressourcenplan
Durchführung
- Projektführung
- Steuerung
- Controlling
- Dokumentation
Abschluss
- Reflexion
- Projektschlussbericht
- Auflösung der Projektorganisation
Wichtigste Rollen im Projekt
- Auftraggeber
- Lenkungsausschuss
- Projektleiter
- Fachausschuss
- Sachverständige
- Begleitgruppe
- Projektmitarbeitende
Aufgaben des Auftraggebers
- Beantragen, Initiieren und Steuern des Projekts
- Rechtzeitige Entscheidungen über Anträge und Massnahmen
- Finanzen, Ressourcen und Infrakstruktur beschaffe
Aufgaben des Lenkungsausschuss'
- Temporäres, das Projekt begleitendes Gremium
- Beratung und Unterstützung des Auftraggebers in seinen Aufgaben
Aufgaben des Projektleiters
- Hauptverantwortlicher für das Projektmanagement
- Führen des Projekts
- Führen des Qualitäts-, Chancen-, Risiko- und Stakeholdermanagements
Aufgaben des Fachausschusses
- Informiereb
- Unterstützen
- Beraten
Aufgaben der Sachverständigen
- Spezialisten
Aufgaben der Begleitgruppe
- Vertreter der verschiedenen Stakeholder-Gruppen
Aufgaben der Projektmitarbeitende
- Aufgabenträger im Projekt
Typische Stakeholder eines Projekts
- Auftraggeber
- Entscheider
- Kunden
- Sponsoren
- Opinionleader
- Öffentlichkeit
Definition Stakeholder
Alle Personen die ein Interesse am Projekt haben oder von jhm in irgendeiner Weise betroffen sind.
- Interne Stakeholder
Arbeiten direkt am Projekt oder sind direkt vom Projekt betroffen
- Externe Stakeholder
Sind von der Projektdurchführung oder den Projektauswirkungen nur indirekt betroffen
KVP
Koninuierlicher-Verbesserungs-Prozess
Definition Qualitätsmanagement
Das Qualitätsmanagement strukturiert verbessert systematische Abläufe und ermöglicht für alle Beteiligten mehr Prozesstransparenz.
Gleichzeitig werden Schwachstellen im System erkannt und Fehler frühzeitig aufgedeckt und behoben.
Im besten Fall erleichtett ein QM-System die Arbeit
Ziele des Qualitätsmanagements
- Erhöhung der Kundenzufriedenheit
- Kundenbindung
- Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit
- Verbesserung der Produkteigenschaften
- Erreichung einer DIN ISO Zertifizierung
- Stärkung des Unternehmensimages
- Erhöhung der Gewinne
- Verbesserung der Arbeitdbedinungen
Definition Kopfstand
Die kreative Umkehr
Unser Gehirn ist ein absoluter Pessimist
Negativ fällt uns leichter als positiv zu denken
Daher
- Fragestellung ins Negative umkehren
- Lösungsansätze dafür entwickeln
- Lösungen wieder ins positive drehen
Brainstorming Schritte und Aufgaben
- Rahmenbedingungen klären
- Regeln und Ablauf erläutern
- Fragestellung kommunizieren
- Zeitrahmen nennen
- Frage stellen
- Frage deutlich visualisieren
- Ideen sammeln
- Teilnehmer nacheinander Ideen äussern lassen
- Ideen aufschreiben und anheften
- Auf Regeleinhaltungen achten
- Ggf. mit Triggerfragen nachhelfen
- Ideen ordnen
- In der Gruppe Ideen in Kategorien einordnen
- Ideen bewerten
- Relevante Ideen filtern
- Priorisierung vornehmen
- Nachbereiten
- Dokumentieren
- Nächste Schritte und Verantwortliche klären
Brainstorming Regeln
- Quantität statt Qualität
- Keine Kritik und Bewertung
- Durch andere Ideen inspirieren lassen
- Fantasieren ausdrücklich erlaubt
Vor- und Nachteile Brainstorming
+ Einfach zu handhaben
+ Geringe Kosten
+ Einsatz, wenn normale Techniken keine weiteren Lösungsansätze bieten
- Sehr abhängig von den Teilnehmern
- Gefahr des Abschweifens
- Aufwändige Selektion geeigneter Ideen
- Gefahr gruppendynamischer Konflikte
Vor- und Nachteile Methode 635
+ viele Ideen in relativ kurzer Zeit
+ Ideen werden nicht zerredet
+ gleichzeitig entsteht ein Protokoll über den Werdegang der Idee
+ es kann sich keiner zürücklehnen oder die Diskussion dominieren
- schwierige Handhabung
- der starre Ablaufmechanismus kann die Kreativität stören
- Redundanzen, im ungünstigsten Fall insgesamt nur 3 Idee
Projektdokumentation
- Was dokumentieren
- Wann doumentieren
- Wie
- Mit welchen Tools
- Wo speichern
- Wie lange aufbewahren
- Wer hat Zugriff
Teamphasen - Prozess der Gruppenbildung
- Forming
- Storming
- Norming
- Performing
- Adjouring
Forming Phase
- Unsicherheit und Unklarheit
- Höflich und Zurückhaltend
Storming Phase
- Suche nach Unterschieden
- Verschiedene Vorstellungen über das Ziel
- Interessensgegensätze
- Meinungsverschiedenheiten
Norming Phase
- Zusammenhalt entwickelt sich
- Gemeinsame Regeln werden aufgestellt
Perfoming Phase
- Beständigkeit
- Gemeinsame Arbeit kann aufgenommen werden
- Ergebnisse können erzielt werden
Vor- und Nachteile einer Matrix-Projektorganisation
+ flexibel hinsichtlich Personaleinsatz
+ Mitarbeit in mehreren Projekten
- aufwendige Organisation Kompetenzkonikte zwischen Linie und Projekt
Beispiele:
- Organisationsporjekt
- Internationale Projekte
Vor- und Nachteile Staborganisation
+ flexbiel hinsichtlich Personaleinsatz
+ keine organisatorischen Umstellungen nötig
- Prioritäten der Projektmitarbeiter
- Interessenkonflikt
Beispiel:
- Einführung neues Intranet
- Optimierungsprojekte
- Neues Logistikzentrum
Beschreibung / Vor- und Nachteile der reinen Projektorganisation
Für ein Projekt wird praktisch eine eigenständige Organisation gebildet.
+ volle Konzentration der Beteiligten
+ Identifikation mit dem Projekt
+ Eindeutige Weisungsbefugnis durch den Projektleiter
+ Hohe Flexibilität und schnelle Reaktion auf Störungen
- Ressourcen
- Einsatz von Spezialisten
- Ressourcen werden nicht immer effizient eingesetzt
3 Formen der Projektorganisation
- Reine Projektorganisation
- Matrix - Projektorganisation
- Stabsprojektorganisation
Aufgaben der Projektorganisation
- Festlegung der Funktionsstruktur Des Projekts
- Klar Zuordnung von Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen
- Zusammenarbeit der Beteiligten definieren
Die wichtigsten Kosten PM
- Personalkosten, die dem Projekt durch die Angestellten enstehen
- Materialkosten, wie Baumaterial oder Verbrauchsstoffe
- Fremdleistungskosten: hierunter fallen alle Kosten, die du an andere Unternehmen bezahlen musst, damit sie eine Leistung für dich erbringen
- Kapitalkosten/Zinskosten (bei grösseren Projekten)
Typische Ressourcen
- Personal unterschiedlicher Qualifikation
- Materialien
- Büromaterialien
- Räume
- Versorgungseinrichtung
- Mobiliar
- Technik/Geräte
- Kommunikationsmittel
- Rechte
Vor- und Nachteile Balkendiagramm
+ Einfach zu erstellen
+ Einfach zu interpretieren
+ Einfach zu ändern
+ Übersichtlich
- Kritischer Pfad nur mit Software ermittelbar
- Anordnungs-Beziehungen nur graphisch und begrenzt erkennbar
- Bei komplexen Projekten ist die Struktur nur schlecht erkennbar
